V rámci propojeného datového fondu je stanoven soubor závazných architektonických doporučení týkajících se výměny údajů i vedení datového fondu (evidence údajů). To se pochopitelně týká i fyzických osob. Aby byly i další části tohoto dokumentu pochopitelné, níže je tabulka s přehledem identifikátorů týkajících se fyzické osoby:

Tabulka: Identifikátory fyzické osoby a jejich příklad

U právnických osob je situace nepoměrně jednodušší. Naprostá většina právnických osob je vedena v Registru osob, na který nejsou kladena taková opatření týkající se ochrany osobních údajů, neboť na rozdíl od osobních údajů a zvláštní kategorie osobních údajů (dříve jako citlivých osobních údajů) konkrétních fyzických osob je většina údajů o právnických osobách ze své podstaty veřejná.

Přesto je nutné při využívání a výměně údajů o právnických osobách dodržovat správné principy a využívat správné identifikátory:

• Základním identifikátorem právnické osoby je identifikační číslo (IČ/IČO), To je také primární identifikátor vedený v rámci Registru osob
• Má-li právnická osoba více provozoven, základním identifikátorem provozovny je identifikační číslo provozovny (IČP), který je také veden v rámci Registru osob

Při kontaktu právnické osoby s veřejnou správou fakticky nejedná právnická osoba, ale jejím jménem jedná konkrétní fyzická osoba. Ta přitom musí být k takovému jednání oprávněna. Základní oprávnění jednání konkrétních fyzických osob jsou také vedena v rámci Registru osob, nebo v příslušných editorských informačních systémech, jako jsou systémy veřejných rejstříků. Vzhledem k tomu, že se při komunikaci s právnickou osobou fakticky jedná o komunikaci s konkrétní fyzickou osobou jednající jejím jménem, je nutné, aby příslušný orgán veřejné moci ve všech svých souvisejících činnostech dodržoval principy Evidence subjektů.