Rozdíly

Zde můžete vidět rozdíly mezi vybranou verzí a aktuální verzí dané stránky.

Odkaz na výstup diff

Obě strany předchozí revize Předchozí verze
Následující verze		 Předchozí verze
nap:system_spravy_dokumentu [2023/07/31 10:06] – Tomáš Šedivecnap:system_spravy_dokumentu [2024/03/20 14:18] (aktuální) – Tomáš Šedivec
Řádek 8: Řádek 8:
 Nařízení (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES (dále jen „eIDAS“) definuje pojem „elektronický dokument" jako jakýkoli obsah uchovávaný v elektronické podobě, zejména jako text nebo zvukovou, vizuální nebo audiovizuální nahrávku. Nařízení (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES (dále jen „eIDAS“) definuje pojem „elektronický dokument" jako jakýkoli obsah uchovávaný v elektronické podobě, zejména jako text nebo zvukovou, vizuální nebo audiovizuální nahrávku.
  
-Legislativní rámec pro výkon spisové služby určuje [[http://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|zákon č. 499/2004 Sb.]], o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále též „Zákon“) a prováděcí [[http://www.zakonyprolidi.cz/cs/2012-259|vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby]]. Národní standard pro eSSL (dále též „NSESSS“) vydaný Ministerstvem vnitra a publikovaný ve [[https://www.mvcr.cz/clanek/vestnik-ministerstva-vnitra-vestnik-ministerstva-vnitra.aspx|Věstníku Ministerstva vnitra]] pak stanovuje podrobné technické požadavky na aplikační a byznysové funkce eSSL a samostatných evidencí dokumentů.+Legislativní rámec pro výkon spisové služby určuje [[http://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|zákon č. 499/2004 Sb.]], o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále též „Zákon“) a prováděcí [[http://www.zakonyprolidi.cz/cs/2012-259|vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby]]. Národní standard pro eSSL (dále též „NSESSS“) vydaný Ministerstvem vnitra a publikovaný ve [[https://www.mvcr.cz/clanek/vestnik-ministerstva-vnitra-vestnik-ministerstva-vnitra.aspx|Věstníku Ministerstva vnitra]] pak stanovuje podrobné technické požadavky na aplikační a byznysové funkce eSSL a samostatných evidencí dokumentů. Novelizací Zákona z roku 2021 byla zavedena povinnost atestací pro eSSL (blíže v podkapitole týkající se atestací), ovšem platnost této novely byla několikrát odložena, resp. došlo k odsunu termínů, kdy tato povinnost začne platit. Aktuálně (březen 2024) je ve sněmovně před schválením další novela, která stanovuje tyto termíny: 
 +  * Od 1. ledna 2025 již nebude možné nabízet a dodávat veřejnoprávním původcům neatestované eSSL 
 +  * Od 1. ledna 2027 již bude muset většina veřejnoprávních původců využívat výlučně atestované eSSL 
  
 Z hlediska „nosiče“ můžeme pak dokumenty rozdělit na skupinu analogových (typicky dokument vyhotovený na papíru) a na skupinu elektronických dokumentů (viz nařízení eIDAS). Pojem elektronický dokument je v tomto kontextu shodný s pojmem digitální dokument. Z hlediska „nosiče“ můžeme pak dokumenty rozdělit na skupinu analogových (typicky dokument vyhotovený na papíru) a na skupinu elektronických dokumentů (viz nařízení eIDAS). Pojem elektronický dokument je v tomto kontextu shodný s pojmem digitální dokument.
Řádek 49: Řádek 52:
 Výběr a dlouhodobá archivace digitálních dat (dokumentů) probíhá [[https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|dle zákona o archivnictví č. 499/2004 Sb.]], kde je dokument definován v § 2 písm. e) jako „každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, která byla původcem vytvořena nebo byla původci doručena“. Výběr a dlouhodobá archivace digitálních dat (dokumentů) probíhá [[https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|dle zákona o archivnictví č. 499/2004 Sb.]], kde je dokument definován v § 2 písm. e) jako „každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, která byla původcem vytvořena nebo byla původci doručena“.
  
-Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií má naprostá většina právnických osob působících v ČR. Tyto subjekty označuje archivní zákon jako původce dokumentů (viz § 3 Zákona).+Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií má naprostá většina právnických osob působících v ČR. Tyto subjekty označuje archivní zákon jako původce dokumentů (viz § 3 Zákona). Chystaná novela Zákona z roku 2024 zavádí navíc § 3a, dle kterého by veřejnoprávní původci měli evidovat dokumenty a umožnit jejich výběr (export dle standardu stanoveným Národním archivem) nejen ze systémů eSSL, ale i z dalších informačních systémů, které využívají. De facto se tedy jedná o zavedení standardu Archiving by Design. 
  
 Archivně relevantní informace se vyskytují také řadě dalších prostředí, ať jsou to **databáze, specializované IS** (např. GIS, CAD, BIM), **webové stránky či sociální sítě, ze kterých se také provádí výběr a jsou trvale ukládány v prostředí digitálního archivu**. Archivně relevantní informace se vyskytují také řadě dalších prostředí, ať jsou to **databáze, specializované IS** (např. GIS, CAD, BIM), **webové stránky či sociální sítě, ze kterých se také provádí výběr a jsou trvale ukládány v prostředí digitálního archivu**.
Řádek 110: Řádek 113:
     * samostatná evidence dokumentů integrovaná na eSSL prostřednictvím rozhraní eSSL     * samostatná evidence dokumentů integrovaná na eSSL prostřednictvím rozhraní eSSL
   - Ve Jmenném rejstříku se vede evidence údajů o subjektech, jejichž se týkají dokumenty evidované ve spisové službě   - Ve Jmenném rejstříku se vede evidence údajů o subjektech, jejichž se týkají dokumenty evidované ve spisové službě
 +
 +==== Atestace eSSL ====
 +
 +Novelou Zákona z roku 2021 (§ 69b-d) bylo stanoveno, že veřejnoprávní původci budou postupně muset přejít a využívat výhradně systémy eSSL, které jsou atestované. Atestace budou prováděny atestačním střediskem, které určí Ministerstvo vnitra (v současnosti je určena agentura ČAS), případně pokud není určeno, tak samotným ministerstvem. Proces atestace není pouze formální, ale spočívá v tom, že atestační středisko provede funkční testy dle stanovených atestačních scénářů . Atestační scénáře jsou veřejně dostupné na stránkách agentury ČAS . V případě, že eSSL splňuje podmínky stanovené Zákonem, vyhláškou a NSESSS, tak středisko vydá vystaví žadateli písemný atest (platný 2 roky), který je následně zveřejněn, jak na stránkách střediska, tak i ve Věstníku MV.
 +Chystaná novelizace z roku 2024 přináší několik zásadních změn:
 +  * Posun lhůt
 +    * Od 1. ledna 2025 zákaz nabídky a dodávky neatestovaných eSSL veřejnoprávním původcům
 +    * Od 1. ledna 2027 bude muset většina veřejnoprávních původců již využívat výhradně atestovaný eSSL
 +  * Vyjmutí malých obcí a škol z povinnosti mít atestovaný eSSL
 +  * Vyjmutí a úprava povinností IS bezpečnostních složek v oblasti atestace eSSL
 +  * Veřejnoprávní původci, resp. jejich IS (nejenom eSSL), budou muset umět dokumenty opatřovat strojově čitelnými metadaty
 +  * Reatestace zůstává 1x za 2 roky a pokud se v tomto období změní legislativa či technické podmínky (např. uvolnění nového releasu, ovšem bez zásadních změn), tak je možné daný eSSL využívat až do konce platnosti původního atestu a reatestovat ho až v další dvouroční lhůtě
 +    * MV může v případě pochybností (např. na základě kontroly) zažádat středisko o reatest
 +
  
 ==== Vazby na architekturu informačního systému veřejné správy ==== ==== Vazby na architekturu informačního systému veřejné správy ====
Řádek 140: Řádek 157:
 **Digitální archiválie lze uchovávat pouze v akreditovaném digitálním archivu** [[https://www.mvcr.cz/clanek/metodiky.aspx?q=Y2hudW09MQ%3d%3d|metodika]]. Od roku 2015 je zatím jedinou infrastrukturou tohoto typu **Národní digitální archiv (NDA)** provozovaný [[http://www.nacr.cz/|Národním archivem.]] Ten na [[https://portal.nacr.cz/cro|Národním archivním portále (NArP)]] mj. nabízí nástroje pro skartační řízení a přejímku digitálních archiválií. **Digitální archiválie lze uchovávat pouze v akreditovaném digitálním archivu** [[https://www.mvcr.cz/clanek/metodiky.aspx?q=Y2hudW09MQ%3d%3d|metodika]]. Od roku 2015 je zatím jedinou infrastrukturou tohoto typu **Národní digitální archiv (NDA)** provozovaný [[http://www.nacr.cz/|Národním archivem.]] Ten na [[https://portal.nacr.cz/cro|Národním archivním portále (NArP)]] mj. nabízí nástroje pro skartační řízení a přejímku digitálních archiválií.
  
-**Výstupní formáty** dle pravidel stanovených vyhláškou č. 259/2012 Sb. pokrývají nejběžnější typy dokumentů . U původců se však mohou vyskytovat i jiné typy dokumentů, u kterých není výstupní formát vyhláškou určen. Mimo jiné i proto, že na jeho stanovení není všeobecná shoda. Z hlediska dlouhodobé archivace i potřeb veřejné správy by však bylo přínosné, kdyby existoval registr formátů shrnující vhodnost používání určitého formátu. Proto vzniká [[https://archi.gov.cz/_media/dokumenty:narodni_standard_formatu_pro_archivaci.pdf|Národní standard formátů pro archivaci]], který je nyní v procesu tvorby a bude určovat jaký formát je pro různé typy dokumentů (dokument tak, jak jej definuje zákon o archivnictví) vhodný k archivaci.+**Výstupní formáty** dle pravidel stanovených vyhláškou č. 259/2012 Sb. pokrývají nejběžnější typy dokumentů . U původců se však mohou vyskytovat i jiné typy dokumentů, u kterých není výstupní formát vyhláškou určen. Mimo jiné i proto, že na jeho stanovení není všeobecná shoda. Z hlediska dlouhodobé archivace i potřeb veřejné správy by však bylo přínosné, kdyby existoval registr formátů shrnující vhodnost používání určitého formátu. Proto také vznikl [[znalostni_baze:archivni_formaty|Národní standard formátů pro archivaci]], který určuje, jaký formát je pro různé typy dokumentů (dokument tak, jak jej definuje zákon o archivnictví) vhodný k archivaci.
  
 Důležitým zdrojem pro výběr archiválií jsou dokumenty spravované v eSSL. Archivy provádějí dohled nad vedením eSSL a následně dokumenty vybírají ve [[https://portal.nacr.cz/cro/pro-puvodce/navody/|skartačním řízení k trvalému uložení.]] Dalšími zdroji dokumentů pro výběr archiválií jsou **samostatné evidence dokumentů**, na něž se také vztahuje [[https://www.mvcr.cz/clanek/narodni-standard-pro-elektronicke-systemy-spisove-sluzby.aspx|NSESSS.]] Důležitým zdrojem pro výběr archiválií jsou dokumenty spravované v eSSL. Archivy provádějí dohled nad vedením eSSL a následně dokumenty vybírají ve [[https://portal.nacr.cz/cro/pro-puvodce/navody/|skartačním řízení k trvalému uložení.]] Dalšími zdroji dokumentů pro výběr archiválií jsou **samostatné evidence dokumentů**, na něž se také vztahuje [[https://www.mvcr.cz/clanek/narodni-standard-pro-elektronicke-systemy-spisove-sluzby.aspx|NSESSS.]]