Rozdíly
Zde můžete vidět rozdíly mezi vybranou verzí a aktuální verzí dané stránky.
Obě strany předchozí revize Předchozí verze Následující verze | Předchozí verze Následující verzeObě strany příští revize | ||
nap:system_spravy_dokumentu [2019/12/11 13:20] – [Řídící dokumenty] Tomáš Šedivec | nap:system_spravy_dokumentu [2020/05/12 14:45] – Tomáš Šedivec | ||
---|---|---|---|
Řádek 1: | Řádek 1: | ||
< | < | ||
- | <WRAP center round tip 60%> | + | ===== Popis Systému |
- | Popis architektury úřadu a veřejné | + | {{page>nap:popisy: |
- | Pravidla pro jednotlivé sdílené služby, funkční celky a tematické oblasti jsou popsány v části [[nap-dokument: | + | ===== Pravidla pro Systém správy |
- | </WRAP> | + | {{page>nap: |
- | |||
- | ===== Obecně o spisové službě ===== | ||
- | |||
- | |||
- | Orgány veřejné moci a další subjekty, které jsou podle příslušné legislativy zahrnuty do skupiny takzvaných " | ||
- | |||
- | Legislativní rámec pro výkon spisové služby obsahuje [[http:// | ||
- | Národní standard pro ESSL vydaný ministerstvem vnitra pak stanovuje podrobné technické požadavky na aplikační a byznysové funkce ESSL a ISSD systémů. | ||
- | |||
- | U analogových dokumentů je hlavním cílem výkonu spisové služby evidence a správa metadat o těchto dokumentech a veškerých úloh a transakcí, které se s dokumenty činí. U digitálních dokumentů se pak jedná nejen o evidenci a správu metadat, ale také samotných souborů digitálních dokumentů, kterým se v odborné terminologii říká komponenty. Navíc obecně platí teze stanovená prováděcí vyhláškou o spisové službě, že nebrání-li tomu nic podstatného, | ||
- | |||
- | Každý povinný subjekt musí | ||
- | - Vykonávat spisovou službu tak, že eviduje dokumenty v elektronickém systému spisové služby, nebo v samostatné evidenci naplňující požadavky ESSL. | ||
- | - Mít (alespoň jeden) elektronický systém spisové služby, nebo více ESSL. | ||
- | - Zajistit integraci ostatních systémů na ESSL pro správu metadat a realizaci úkonů spojených s dokumenty. | ||
- | - Vést jmenný rejstřík a přiřazovat subjektům bezvýznamové identifikátory v něm. | ||
- | - Řádně uchovávat a spravovat digitální dokumenty a jejich komponenty. | ||
- | - Provádět evidenci metadat o spisech a dokumentech a evidenci transakcí u dokumentů v ESSL či v samostatné evidenci splňující požadavky. | ||
- | - Realizovat správně procesy při příjmu a odesílání dokumentů, zejména k jejich důvěryhodnosti (ověřovat elektronické podpisy, elektronicky podepisovat, | ||
- | - Prostřednictvím modulu podatelny přijímat a evidovat veškeré doručené dokumenty a zajišťovat odesílání. | ||
- | - Zajistit digitální kontinuity evidovaných digitálních dokumentů po celou dobu jejich evidence. | ||
- | - Provozovat digitální spisovnu a zajistit uchování také digitálních dokumentů po dobu skartační lhůty. | ||
- | - Předávat digitální dokumenty do digitálního archivu s jejich metadaty ve správném tvaru a se všemi požadovanými metadaty. | ||
- | |||
- | ===== Digitální kontinuita ===== | ||
- | |||
- | **Autenticitou dokumentů** se rozumí otázka, zda jde o původní dokument: dokument je autentický, | ||
- | |||
- | **Pravostí dokumentu** se rozumí otázka, zda dokument pochází od toho, koho považujeme za jeho původce, a obecně se dovozuje z autentizačních prvků, kterými je dokument opatřen. V případě elektronických dokumentů jde o elektronické podpisy, elektronické pečeti a elektronická časová razítka. U nich se nejprve zkoumá (ověřuje) jejich platnost, která je technickým pojmem a je závislá na splnění určitých technických podmínek (podrobněji popsaných v článku 32, resp. 40 nařízení eIDAS). Teprve v případě prokázání jejich platnosti je možné, v závislosti na druhu elektronického podpisu či pečeti, z technické platnosti dovozovat i právní pravost příslušných autentizačních prvků (podpisů a pečetí) , a z ní následně i pravost elektronického dokumentu jako takového. | ||
- | |||
- | **Digitální kontinuitou** elektronických dokumentů se rozumí udržování těchto dokumentů po určitý časový interval v takovém stavu, aby během celého tohoto časového intervalu bylo možné prokázat splnění legislativních požadavků na jejich autenticitu a pravost. Tedy možnost ověřit (technickou) platnost elektronických podpisů, pečetí a/nebo elektronických časových razítek na dokumentech, | ||
- | V souvislosti s tím je nutné zdůraznit, že možnost ověřit (technickou) platnost elektronických podpisů a pečetí, stejně jako časových razítek, se s postupem času ztrácí. Jde o základní vlastnost, jakousi časovou pojistku, charakteristickou pro všechny zaručené (a vyšší) druhy elektronických podpisů, pečetí a razítek. Jejím účelem je chránit již vytvořené elektronické dokumenty před zastaráváním a oslabováním kryptografických postupů a algoritmů, použitých u jejich podpisů (ale i pečetí a časových razítek). | ||
- | |||
- | Bez této časovém pojistky by po uplynutí určité doby již nebylo možné z technické platnosti dovozovat právní pravost podpisů, a tím ani celých dokumentů: vzhledem k oslabení kryptografických algoritmů, použitých u původně podepsaného dokumentu, by již bylo možné reálně najít (vypočítat) jiný dokument, který je tzv. kolizní vůči původně podepsanému dokumentu. Tedy takový dokument, který má jiný obsah, ale stejný elektronický podpis. Pak by bylo možné přenést elektronický podpis z původně podepsaného dokumentu na onen později vytvořený kolizní dokument, a v obou případech by byl takovýto podpis ověřen jako (technicky) platný – a nebylo by tak již možné spolehlivě prokázat, který dokument je pravý (který byl původně podepsán). | ||
- | |||
- | Problematika digitální kontinuity elektronických dokumentů naopak nezahrnuje otázku jejich pravdivosti, | ||
- | |||
- | |||
- | ===== Řídící dokumenty ===== | ||
- | |||
- | |||
- | V rámci výkonu spisové služby jsou řídícími dokumenty zejména: | ||
- | |||
- | * Legislativa | ||
- | - Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě | ||
- | - Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby | ||
- | * Technické a architektonické požadavky | ||
- | - Národní standard pro elektronické systémy spisové služby | ||
- | - Národní architektonický plán | ||
- | * Vnitřní řídící dokumenty úřadu | ||
- | - Spisový řád | ||
- | - Spisový plán | ||
- | - Informační koncepce úřadu | ||
- | * Dokumentace k elektronickému systému spisové služby | ||
- | - Dokumentace k ESSL | ||
- | - Dokumentace k integracím ESSL | ||
- | - Dokumentace související s výkonem spisové služby | ||
- | |||
- | |||
- | ===== Další zdroje ===== | ||
- | |||
- | V souvislosti s výkonem spisové služby existuje celá řada dalších zdrojů informací a metodických dokumentů publikovaných zejména Odborem archivnictví a spisové služby (OAS) Ministerstva vnitra a Národním archivem ČR. | ||
- | |||
- | ===== Pohled na systém správy dokumentů ===== | ||
- | |||
- | {{ : | ||
{{tag> | {{tag> | ||