Rozdíly
Zde můžete vidět rozdíly mezi vybranou verzí a aktuální verzí dané stránky.
Obě strany předchozí revize Předchozí verze Následující verze | Předchozí verze Následující verzeObě strany příští revize | ||
system_spravy_dokumentu [2019/07/04 12:51] – Tomáš Šedivec | nap:system_spravy_dokumentu [2019/12/11 14:05] – [Digitální kontinuita] Tomáš Šedivec | ||
---|---|---|---|
Řádek 1: | Řádek 1: | ||
+ | < | ||
+ | <WRAP center round tip 60%> | ||
+ | Popis architektury úřadu a veřejné správy ČR po jednotlivých vrstvách architektury a zapracování požadavků do informační koncepce a architektury úřadu je popsán v části [[nap-dokument: | ||
- | {{objekt| | + | Pravidla |
- | Druh=Tématická oblast| | + | </WRAP> |
- | Název=Systémy | + | |
- | Popis=Věcný celek architektonických řešení zajištění správy dokumentů prostřednictvím elektronického systému spisové | + | |
- | Platípro=subjekty jež jsou veřejnoprávními původci| | + | |
- | Platíkedni=30. září 2019| | + | |
- | Gestor=Ministerstvo vnitra ČR, odbor hlavního architekta| | + | |
- | Spravuje=Michal Rada|}} | + | |
- | + | ||
- | Soubor architektonických doporučení pro veřejnoprávní původce, kteří mají architektonicky řešit problematiku správy dokumentů, resp. výkonu spisové služby. Takové instituce musejí mít elektronický systém spisové | + | |
- | + | ||
- | Legislativní rámec pro výkon spisové služby obsahuje [[http:// | + | |
- | Národní standard pro ESSL vydaný ministerstvem vnitra pak stanovuje | + | |
- | podrobné technické požadavky na aplikační a byznysové funkce ESSL a ISSD | + | |
- | systémů. | + | |
===== Obecně o spisové službě ===== | ===== Obecně o spisové službě ===== | ||
+ | Podle [[http:// | ||
+ | Zákon o archivnictví a spisové službě definuje pojem „dokument“ jako každou písemnou, obrazovou, zvukovou nebo jinou zaznamenanou informaci, ať již v podobě analogové či digitální, | ||
- | Orgány veřejné moci a další subjekty, | + | Nařízení (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci |
- | které jsou podle příslušné legislativy zahrnuty do skupiny takzvaných | + | |
- | " | + | |
- | dokumentů formou výkonu spisové | + | |
- | veškeré činnosti a procesy týkající se evidence, správy a vyřizování | + | |
- | dokumentů. Jedná se o dokumenty | + | |
- | dokumenty) a také v digitální | + | |
- | U analogových dokumentů je hlavním cílem výkonu | + | Legislativní rámec pro výkon |
- | a správa metadat o těchto dokumentech a veškerých úloh a transakcí, | + | |
- | které se s dokumenty | + | |
- | evidenci | + | |
- | dokumentů, kterým se v odborné terminologii říká komponenty. Navíc | + | |
- | obecně platí teze stanovená | + | |
- | nebrání-li tomu nic podstatného, | + | |
- | analogové dokumenty digitalizovat | + | |
- | s digitálními. | + | |
- | Každý povinný subjekt musí | + | Z hlediska „nosiče“ můžeme pak dokumenty rozdělit na skupinu analogových (typicky dokument vyhotovený na papíru) a na skupinu elektronických dokumentů (viz nařízení eIDAS). |
- | - Mít alespoň jeden elektronický systém | + | Zákon o archivnictví a spisové službě zavádí pojem „výstupní datové formáty dokumentů“, tj. formáty, které musí veřejnoprávní |
- | - zajistit integraci ostatních systémů na ESSL pro správu metadat | + | |
- | - vést jmenný rejstřík a přiřazovat subjektům bezvýznamové identifikátory v něm | + | |
- | - řádně uchovávat a spravovat digitální dokumenty a jejich komponenty | + | |
- | - prostřednictvím modulu podatelny | + | |
- | - provozovat digitální spisovnu | + | |
+ | Zákon o archivnictví a spisové službě v § 3, odst. 5) stanoví podmínky pro dokumenty v digitální podobě, kde se jejich uchováváním rozumí rovněž zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, | ||
- | ===== Řídící | + | Zákon o archivnictví a spisové službě též stanoví specifické podmínky pro práci s dokumenty |
+ | Zákon též pamatuje na situace, kdy mohou veřejnoprávní původci plnit své povinnosti evidencí dokumentů i mimo systémy spisových služeb v tzv. samostatných evidencích dokumentů, kdy tyto evidence obdobně jako systémy elektronické spisové služby musí splňovat požadavky Národního standardu. | ||
- | V rámci výkonu spisové služby jsou řídícími | ||
- | drivery zejména: | ||
- | * Legislativa | + | Shrneme-li základní požadavky, pak povinné subjekty musí: |
- | * Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě | + | - Vykonávat spisovou službu tak, že eviduje dokumenty v elektronickém systému |
- | * Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu | + | - Zajistit soulad eSSL a všech samostatných evidencí dokumentů vedených v elektronické podobě s požadavky NSESSS. |
- | | + | - Mít jeden elektronický systém |
- | * Národní standard pro elektronické systémy spisové služby | + | |
- | * Národní architektonický plán | + | - Vést jmenný rejstřík, přiřazovat subjektům bezvýznamové identifikátory a vytvářet a spravovat vazby všech dokumentů obsahujících osobní údaje na osoby ve jmenném rejstříku. |
- | | + | - Řádně uchovávat a spravovat digitální |
- | * Spisový | + | - Provádět evidenci metadat o spisech, dokumentech a dalších entitách a zajistit evidenci všech transakcí a definovaných operací v eSSL či v samostatné evidenci v souladu s požadavky Národního standardu |
- | * Spisový plán | + | |
- | * Informační koncepce úřadu | + | - Zajistit řádné ověření autenticity a integrity doručených dokumentů v digitální podobě v souladu s nařízením eIDAS a zákonem č. 297/2016 Sb. a zajistit v souladu s uvedenými předpisy řádné připojení autentizačních a autorizačních prvků na dokumenty v digitální podobě vyhotovené původcem |
- | | + | |
- | * Dokumentace k ESSL | + | |
- | * Dokumentace k integracím ESSL | + | |
- | * Dokumentace související s výkonem spisové služby | + | |
+ | ===== Digitální kontinuita ===== | ||
- | ===== Architektura spisové služby ===== | + | **Digitální kontinuita** je soubor procesů, opatření a prostředků nutných k tomu, aby byl původce schopen zajistit dlouhodobou důvěryhodnost informací a dokumentů. S ohledem na odlišný charakter činnosti soukromoprávních původců dokumentů a veřejnoprávních původců je u veřejnoprávních původců situace jednodušší. Pro obě skupiny původců lze však vycházet ze základních principů obsažených v ISO normách, zejména pak v ČSN ISO 30300 Systémy správy dokumentů, ČSN ISO 15489 Správa dokumentů, ČSN ISO 16363 Audit a certifikace důvěryhodných digitálních úložišť. Výše uvedené normy upravují vazby podnikových procesů a dokumentů, zajištění vypovídací hodnoty, koncepty a principy správy dokumentů od zrodu až k uložení a zajištění dlouhodobé důvěryhodnosti. |
+ | **Autenticitou dokumentů** se rozumí otázka, zda jde o původní dokument: dokument je autentický, | ||
- | Spisovou službu | + | **Pravostí dokumentu** se rozumí otázka, zda dokument pochází od toho, koho považujeme za jeho původce, a obecně se dovozuje z autentizačních prvků, kterými |
- | společnou schopnost na úrovni úřadu (capability), kde většina principů | + | |
- | je shodných napříč celým úřadem (motivační vrstva, aplikační vrstva ESSL | + | |
- | a integrace, byznysová vrstva procesů a funkcí a interakcí) | + | |
- | jednotlivých agend se odlišuje dle výkonu dané agendy minimálně. | + | |
- | Architekturu výkonu spisové služby tedy zahrneme do capability mapy | + | |
- | úřadu a do architektury vykonávaných schopností. | + | |
- | Při zpracování Enterprise architektury úřadu i při zpracování | + | V souvislosti s tím je nutné zdůraznit, že možnost ověřit (technickou) platnost elektronických podpisů |
- | realizaci jednotlivých architektur týkajících | + | |
- | schopností, nebo řešení, je nutno zahrnout spisovou službu jako obecnou | + | |
- | schopnost a správným způsobem | + | |
- | zvážit, do jaké míry je faktický i technický výkon spisové služby | + | |
- | společný v rámci celé organizace | + | |
- | v rámci jednotlivých agend či řešení. Jednoznačným doporučením je mít | + | |
- | jeden elektronický systém spisové služby a u ostatních informačních | + | |
- | systémů, včetně agendových informačních systémů a provozních | + | |
- | informačních systémů, zajistit úkony spojené se správou | + | |
- | výkonem spisové služby formou integrace na elektronický systém spisové | + | |
- | služby předepsaným rozhraním. | + | |
- | Součástí architektury úřadu by tedy z pohledu spisové služby měly být | + | Problematika digitální kontinuity elektronických dokumentů naopak nezahrnuje otázku jejich pravdivosti, |
- | vždy alespoň následující elementy: | + | |
- | Vzhledem k tomu, že legislativa obecně počítá s tím, že v rámci úřadu je | ||
- | vždy alespoň jeden ESSL a ostatní agendové a provozní informační systémy jsou na něj | ||
- | integrovány a úkony spojené s dokumenty se realizují formou rozhraní | ||
- | ESSL, měla by v úřadu být implementována integrace všech informačních | ||
- | systémů spravujících dokumenty (pokud nejsou sami ESSL) s ESSL a samotný ESSL navázán na úložiště | ||
- | pro uchovávání komponent digitálních dokumentů. Na obrázku níže je | ||
- | znázorněn obecný stav pochopení integrace elektronického systému spisové | ||
- | služby za využití jednoho centrálního úložiště pro digitální dokumenty. | ||
- | Hovoříme-li o integraci informačního systému s elektronickým systémem | + | ===== Řídící dokumenty ===== |
- | spisové služby a o správě úkonů spojených s dokumentem, může tato | + | |
- | integrace být na úrovni byznysových objektů a jejich metadat řešena | + | |
- | následujícími způsoby: | + | |
- | - Digitální dokument, respektive jeho komponenty a datové soubory, jsou uloženy v úložišti digitálních dokumentů, které zajišťuje péči o digitální soubory | ||
- | - Metadata o dokumentu jsou spravována evidenčním nástrojem, tedy: | ||
- | - Elektronickým systémem spisové služby, nebo | ||
- | - informačním systémem, který plní funkci samostatné evidence | ||
- | - Se soubory v úložišti jsou oprávněny pracovat: | ||
- | * elektronický systém spisové služby, nebo | ||
- | * informační systém sloužící jako samostatná evidence, nebo | ||
- | * informační systém integrovaný na ESSL prostřednictvím ESSL | ||
- | Do ssl wiki stránky | + | V rámci výkonu spisové služby jsou řídícími dokumenty zejména: |
- | + | * Legislativa | |
- | ===== Vazby na architekturu | + | - Zákon |
- | + | - Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech | |
- | + | | |
- | V rámci architektury | + | - Národní standard |
- | každého informačního systému veřejné správy sloužícího pro podporu | + | - Národní architektonický plán |
- | výkonu činností agendy veřejné správy je nutno myslet také na oblast | + | * Vnitřní řídící dokumenty |
- | výkonu spisové služby. Vzhledem k tomu, že prakticky v každé agendě | + | - Spisový |
- | veřejné správy se buď vytváří, nebo zpracovávají, | + | - Spisový plán |
- | evidují dokumenty, anebo u ní dochází k zápisu záznamu do spisu (z | + | - Informační koncepce úřadu |
- | pohledu legislativy týkající se spisové služby), je nutno zajistit úkony | + | * Dokumentace k elektronickému systému |
- | spojené se spisem a dokumentem. Vesměs existují dvě formy, jak zajistit | + | - Dokumentace k ESSL |
- | povinnosti | + | - Dokumentace k integracím |
- | následující: | + | - Dokumentace související |
- | + | ||
- | | + | |
- | - Zajistit, aby daný AIS splňoval | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | ===== Vazby na architekturu provozních systémů ===== | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | Velice často se zapomíná na to, že | + | |
- | výkon spisové služby se týká všech dokumentů, a tedy nejen úředních | + | |
- | dokumentů typu podání a rozhodnutí v rámci výkonu agend veřejné správy. | + | |
- | U veřejnoprávních původců se jedná o evidenci a správu veškerých | + | |
- | dokumentů (s výjimkou těch, které si daný původce odůvodněně vyňal z | + | |
- | evidence ve svém spisovém řádu), a tedy je nutno zajistit výkon spisové | + | |
- | služby v elektronické podobě také pro pracovní a provozní a neúřední | + | |
- | dokumenty. To se týká jak dokumentů pracovního charakteru (zápisy z | + | |
- | porad, organizační a řídící dokumenty, řídící akty, interní sdělení), | + | |
- | tak ale také všech dokumentů ekonomického a provozního charakteru | + | |
- | (faktury, objednávky, | + | |
- | dokumentace, | + | |
- | + | ||
- | V případě provozních informačních systémů jednoznačně doporučujeme | + | |
- | jejich integraci na elektronický systém spisové služby. Zejména u | + | |
- | ekonomických informačních systémů, systému pro řízení personalistiky a | + | |
- | mezd a zdrojů a dalších manažerských informačních systémů týkajících se | + | |
- | různých žádanek, evidencí, a workflow procesů, se dost často na výkon | + | |
- | spisové služby | + | |
- | zajištění splnění všech požadavků Národního standardu na samostatné | + | |
- | evidence pro tyto systémy by s sebou přineslo neúměrné finanční náklady | + | |
- | spojené s pořízením a rozvojem těchto provozních IS. Integrací na ESSL | + | |
- | se také zajistí řádné realizování skartačních řízení u těchto druhů | + | |
- | dokumentů. | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | ===== Přijímání a odesílání dokumentů ===== | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | V souvislosti | + | |
- | výkonem spisové služby | + | |
- | služby je správa dokumentů jak přijatých, | + | |
- | dokumentů vzniklých z vlastní činnosti i dokumentů jiných původců. | + | |
- | + | ||
- | Při příjmu a odesílání dokumentů je třeba naplnit všechny povinnosti | + | |
- | stanovené legislativou týkající se spisové služby, včetně jejich | + | |
- | evidence v rámci podatelny a jejich následné evidence a zpracování buď v | + | |
- | elektronickém systému spisové služby, nebo systému samostatné evidence | + | |
- | splňujícím příslušné požadavky. To se týká i odesílání dokumentů. Mezi | + | |
- | odesílané dokumenty patří dokumenty zveřejňované, | + | |
- | zveřejňovaných na internetových stránkách. Také se to ale pochopitelně | + | |
- | týká i elektronické úřední desky a na ní umisťovaných dokumentů. | + | |
===== Další zdroje ===== | ===== Další zdroje ===== | ||
- | V souvislosti s výkonem spisové služby existuje celá | + | V souvislosti s výkonem spisové služby existuje celá řada dalších zdrojů informací a metodických dokumentů |
- | řada dalších zdrojů informací a metodických dokumentů zejména | + | |
- | Ministerstva vnitra a Národního archivu ČR. V rámci Ministerstva vnitra | + | |
- | je gestorem Odbor archivnictví a spisové služby (OAS). | + | |
- | + | ||
- | Centrála CzechPOINT Centrální systém obsluhující všechny služby CzechPOINT Aplikační komponenta 123 CzechPOINT@office Rozhraní určené pro úředníky zprostředkující předem definované služby Aplikační rozhraní 456 CzechPOINT Rozhraní určené pro asistované služby veřejné správy. Je využíváno asistentem na žádost klienta Aplikační rozhraní 789 | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | ===== Souvislosti s architekturou údajů o subjektech ===== | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | Určení původci jež vykonávají spisovosu službu v elektronické podobě musejí podle [[http:// | + | |
- | + | ||
- | {{doplnit|Co=Věci ke jmennému rejstříku a tak|Kdo=Michal Rada}} | + | |
- | ===== Odkazy | + | ===== Pohled |
+ | {{ : | ||
- | {{: | + | {{tag>eSSL " |