Rozdíly

Zde můžete vidět rozdíly mezi vybranou verzí a aktuální verzí dané stránky.

Odkaz na výstup diff

Obě strany předchozí revize Předchozí verze
Následující verze		 Předchozí verze
Následující verzeObě strany příští revize
system_spravy_dokumentu [2019/06/11 15:26] – /* Souvislosti s architekturou údajů o subjektech */ michal.radanap:system_spravy_dokumentu [2020/05/12 14:45] – Tomáš Šedivec
Řádek 1: Řádek 1:
 +<title>Systémy správy dokumentů</title>
  
 +===== Popis Systému správy dokumentů =====
 +{{page>nap:popisy:popis_system_spravy_dokumentu}}
  
-{{objekt| +===== Pravidla pro Systém správy dokumentů ===== 
-Druh=Tématická oblast| +{{page>nap:pravidla:pravidla_sprava_dokumentun}}
-Název=Systémy pro zajištění odborné správy dokumentů| +
-Popis=Věcný celek architektonických řešení zajištění správy dokumentů prostřednictvím elektronického systému spisové služby a informačních systémů pro správu dokumentů| +
-Platípro=subjekty jež jsou veřejnoprávními původci| +
-Platíkedni=30. září 2019| +
-Gestor=Ministerstvo vnitra ČR, odbor hlavního architekta| +
-Spravuje=Michal Rada|}}+
  
-Soubor architektonických doporučení pro veřejnoprávní původce, kteří mají architektonicky řešit problematiku správy dokumentů, resp. výkonu spisové služby. Takové instituce musejí mít elektronický systém spisové služby (ESSL) a zajistit integraci svých informačních systémů, v nichž se spravují dokumenty (ISSD) na ESSL, nebo je zajistit jako samostatné evidence. 
  
-Legislativní rámec pro výkon spisové služby obsahuje [[http://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě]] a [[http://www.zakonyprolidi.cz/cs/2012-259|Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby]].  +{{tag>eSSL "Spisová služba" "Funkční celek" "spisovka"}}
-Národní standard pro ESSL vydaný ministerstvem vnitra pak stanovuje +
-podrobné technické požadavky na aplikační a byznysové funkce ESSL a ISSD +
-systémů. +
- +
- +
-===== Obecně o spisové službě ===== +
- +
- +
-Orgány veřejné moci a další subjekty, +
-které jsou podle příslušné legislativy zahrnuty do skupiny takzvaných +
-"veřejnoprávních původců", mají za povinnost realizovat správu svých +
-dokumentů formou výkonu spisové služby. Spisovou službou se rozumí +
-veškeré činnosti a procesy týkající se evidence, správy a vyřizování +
-dokumentů. Jedná se o dokumenty v analogové podobě (například listinné +
-dokumenty) a také v digitální podobě (například elektronické dokumenty). +
- +
-U analogových dokumentů je hlavním cílem výkonu spisové služby evidence +
-a správa metadat o těchto dokumentech a veškerých úloh a transakcí, +
-které se s dokumenty činí. U digitálních dokumentů se pak jedná nejen o +
-evidenci a správu metadat, ale také samotných souborů digitálních +
-dokumentů, kterým se v odborné terminologii říká komponenty. Navíc +
-obecně platí teze stanovená prováděcí vyhláškou o spisové službě, že +
-nebrání-li tomu nic podstatného, měly by se na vstupu do organizace +
-analogové dokumenty digitalizovat a dále by se s nimi mělo pracovat jako +
-s digitálními. +
- +
-V úřadech se obecně dá správa dokumentů rozdělit podle účelu dokumentů +
- +
- +
-===== Řídící dokumenty ===== +
- +
- +
-V rámci výkonu spisové služby jsou řídícími +
-drivery zejména: +
- +
-  * Legislativa +
-    * Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě +
-    * Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby +
-  * Technické řídící dokumenty +
-    * Národní standard pro elektronické systémy spisové služby +
-    * Národní architektonický plán +
-  * Vnitřní řídící dokumenty úřadu +
-    * Spisový řád +
-    * Spisový plán +
-    * Informační koncepce úřadu +
-  * Dokumentace k elektronickému systému spisové služby +
-    * Dokumentace k ESSL +
-    * Dokumentace k integracím ESSL +
-    * Dokumentace související s výkonem spisové služby +
- +
- +
-===== Architektura spisové služby ===== +
- +
- +
-Spisovou službu považujeme za +
-společnou schopnost na úrovni úřadu (capability), kde většina principů +
-je shodných napříč celým úřadem (motivační vrstva, aplikační vrstva ESSL +
-a integrace, byznysová vrstva procesů a funkcí a interakcí) a na úrovni +
-jednotlivých agend se odlišuje dle výkonu dané agendy minimálně. +
-Architekturu výkonu spisové služby tedy zahrneme do capability mapy +
-úřadu a do architektury vykonávaných schopností. +
- +
-Při zpracování Enterprise architektury úřadu i při zpracování a +
-realizaci jednotlivých architektur týkajících se ať už agend nebo +
-schopností, nebo řešení, je nutno zahrnout spisovou službu jako obecnou +
-schopnost a správným způsobem řešit její realizaci. Je přitom nutno +
-zvážit, do jaké míry je faktický i technický výkon spisové služby +
-společný v rámci celé organizace a jestli a jakým způsobem se bude lišit +
-v rámci jednotlivých agend či řešení. Jednoznačným doporučením je mít +
-jeden elektronický systém spisové služby a u ostatních informačních +
-systémů, včetně agendových informačních systémů a provozních +
-informačních systémů, zajistit úkony spojené se správou dokumentů a +
-výkonem spisové služby formou integrace na elektronický systém spisové +
-služby předepsaným rozhraním. +
- +
-Součástí architektury úřadu by tedy z pohledu spisové služby měly být +
-vždy alespoň následující elementy: +
- +
-Vzhledem k tomu, že legislativa obecně počítá s tím, že v rámci úřadu je +
-vždy alespoň jeden ESSL a ostatní agendové a provozní informační systémy jsou na něj +
-integrovány a úkony spojené s dokumenty se realizují formou rozhraní +
-ESSL, měla by v úřadu být implementována integrace všech informačních +
-systémů spravujících dokumenty (pokud nejsou sami ESSL) s ESSL a samotný ESSL navázán na úložiště +
-pro uchovávání komponent digitálních dokumentů. Na obrázku níže je +
-znázorněn obecný stav pochopení integrace elektronického systému spisové +
-služby za využití jednoho centrálního úložiště pro digitální dokumenty. +
- +
-Hovoříme-li o integraci informačního systému s elektronickým systémem +
-spisové služby a o správě úkonů spojených s dokumentem, může tato +
-integrace být na úrovni byznysových objektů a jejich metadat řešena +
-následujícími způsoby: +
- +
-  - Digitální dokument, respektive jeho komponenty a datové soubory, jsou uloženy v úložišti digitálních dokumentů, které zajišťuje péči o digitální soubory +
-  - Metadata o dokumentu jsou spravována evidenčním nástrojem, tedy: +
-    - Elektronickým systémem spisové služby, nebo +
-    - informačním systémem, který plní funkci samostatné evidence +
-  - Se soubory v úložišti jsou oprávněny pracovat: +
-    * elektronický systém spisové služby, nebo +
-    * informační systém sloužící jako samostatná evidence, nebo +
-    * informační systém integrovaný na ESSL prostřednictvím ESSL +
- +
-Do ssl wiki stránky +
- +
- +
-===== Vazby na architekturu  agendového informačního systému ===== +
- +
- +
-V rámci architektury +
-každého informačního systému veřejné správy sloužícího pro podporu +
-výkonu činností agendy veřejné správy je nutno myslet také na oblast +
-výkonu spisové služby. Vzhledem k tomu, že prakticky v každé agendě +
-veřejné správy se buď vytváří, nebo zpracovávají, nebo odesílají, nebo +
-evidují dokumenty, anebo u ní dochází k zápisu záznamu do spisu (z +
-pohledu legislativy týkající se spisové služby), je nutno zajistit úkony +
-spojené se spisem a dokumentem. Vesměs existují dvě formy, jak zajistit +
-povinnosti výkonu spisové služby v souvislosti s daným AISem, a to +
-následující: +
- +
-  - Integrovat AIS na ESSL prostřednictvím předepsaného rozhraní a zajistit, aby úkony spojené s dokumentem vykonával AIS prostřednictvím tohoto rozhraní. +
-  - Zajistit, aby daný AIS splňoval požadavky Národního standardu pro ESSL kladené na tzv. „samostatnou evidenci“ a vykonávat úkony spojené s dokumenty a všechny procesy týkající se výkonu spisové služby v samostatné evidenci tímto systémem. +
- +
- +
-===== Vazby na architekturu provozních systémů ===== +
- +
- +
-Velice často se zapomíná na to, že +
-výkon spisové služby se týká všech dokumentů, a tedy nejen úředních +
-dokumentů typu podání a rozhodnutí v rámci výkonu agend veřejné správy. +
-U veřejnoprávních původců se jedná o evidenci a správu veškerých +
-dokumentů (s výjimkou těch, které si daný původce odůvodněně vyňal z +
-evidence ve svém spisovém řádu), a tedy je nutno zajistit výkon spisové +
-služby v elektronické podobě také pro pracovní a provozní a neúřední +
-dokumenty. To se týká jak dokumentů pracovního charakteru (zápisy z +
-porad, organizační a řídící dokumenty, řídící akty, interní sdělení), +
-tak ale také všech dokumentů ekonomického a provozního charakteru +
-(faktury, objednávky, smlouvy ekonomické doklady, personální +
-dokumentace, žádanky, závěrky a výkazy apod.). +
- +
-V případě provozních informačních systémů jednoznačně doporučujeme +
-jejich integraci na elektronický systém spisové služby. Zejména u +
-ekonomických informačních systémů, systému pro řízení personalistiky a +
-mezd a zdrojů a dalších manažerských informačních systémů týkajících se +
-různých žádanek, evidencí, a workflow procesů, se dost často na výkon +
-spisové služby zapomíná. Zde je vhodná integrace na ESSL, neboť +
-zajištění splnění všech požadavků Národního standardu na samostatné +
-evidence pro tyto systémy by s sebou přineslo neúměrné finanční náklady +
-spojené s pořízením a rozvojem těchto provozních IS. Integrací na ESSL +
-se také zajistí řádné realizování skartačních řízení u těchto druhů +
-dokumentů. +
- +
- +
-===== Přijímání a odesílání dokumentů ===== +
- +
- +
-V souvislosti s architekturou a +
-výkonem spisové služby připomínáme, že jednou ze zásadních úloh spisové +
-služby je správa dokumentů jak přijatých, tak odesílaných. To se týká +
-dokumentů vzniklých z vlastní činnosti i dokumentů jiných původců. +
- +
-Při příjmu a odesílání dokumentů je třeba naplnit všechny povinnosti +
-stanovené legislativou týkající se spisové služby, včetně jejich +
-evidence v rámci podatelny a jejich následné evidence a zpracování buď v +
-elektronickém systému spisové služby, nebo systému samostatné evidence +
-splňujícím příslušné požadavky. To se týká i odesílání dokumentů. Mezi +
-odesílané dokumenty patří dokumenty zveřejňované, a to včetně dokumentů +
-zveřejňovaných na internetových stránkách. Také se to ale pochopitelně +
-týká i elektronické úřední desky a na ní umisťovaných dokumentů. +
- +
-===Další zdroje=== V souvislosti s výkonem spisové služby existuje celá +
-řada dalších zdrojů informací a metodických dokumentů zejména +
-Ministerstva vnitra a Národního archivu ČR. V rámci Ministerstva vnitra +
-je gestorem Odbor archivnictví a spisové služby (OAS). +
- +
-Centrála CzechPOINT Centrální systém obsluhující všechny služby CzechPOINT Aplikační komponenta 123 CzechPOINT@office Rozhraní určené pro úředníky zprostředkující předem definované služby Aplikační rozhraní 456 CzechPOINT Rozhraní určené pro asistované služby veřejné správy. Je využíváno asistentem na žádost klienta Aplikační rozhraní 789 +
- +
-Tabulka prvků pro použití v modelování architektury^ Název prvku^ Popis^ Typ prvku^ GUID | +
-| eSSL| Systém elektronické spisové služby| Aplikační komponenta| 123 | +
-| Správa dokumentů| Funkce, kterou vykováná původce| Byznys funkce| 456 | +
-| Určený původce| Osoba, která je zákonem povinná a zodpovídá ze správu dokumentů ve spisové službě| Aktér| 789 | +
- +
- +
- +
-===== Souvislosti s architekturou údajů o subjektech ===== +
- +
- +
-{{doplnit|Co=Věci ke jmennému rejstříku a tak|Kdo=Michal Rada}} +
- +
- +
-===== Odkazy na další zdroje ke spisové službě ===== +
- +
- +
-{{:Odkazy:Odkazy ke spisové službě}}+