Rozdíly

Zde můžete vidět rozdíly mezi vybranou verzí a aktuální verzí dané stránky.

--- system_spravy_dokumentu [2019/06/11 15:16] – /* Přijímání a odesílání dokumentů */ michal.rada
+++ nap:system_spravy_dokumentu [2019/12/11 14:05] – [Digitální kontinuita] Tomáš Šedivec
@@ Řádek 1: / Řádek 1: @@
+<title>Systémy správy dokumentů</title>
+<WRAP center round tip 60%>
+Popis architektury úřadu a veřejné správy ČR po jednotlivých vrstvách architektury a zapracování požadavků do informační koncepce a architektury úřadu je popsán v části [[nap-dokument:pravidla_tvorby_a_udrzby_vlastni_ctyrvrstve_architektury_jednotlivych_uradu|Architektura úřadu v kontextu veřejné správy a jejích vrstvách architektury]].
-{{objekt|
+Pravidla pro jednotlivé sdílené služby, funkční celky a tematické oblasti jsou popsány v části [[nap-dokument:pravidla_pro_funkcni_celky_architektury_jednotlivych_uradu#Pravidla pro System_spravy_dokumentu|Způsoby využívání sdílených služeb, funkčních celků a tematických oblastí jednotlivými úřady]]
-Druh=Tématická oblast|
+</WRAP>
-Název=Systémy pro zajištění odborné správy dokumentů|
-Popis=Věcný celek architektonických řešení zajištění správy dokumentů prostřednictvím elektronického systému spisové služby a informačních systémů pro správu dokumentů|
-Platípro=subjekty jež jsou veřejnoprávními původci|
-Platíkedni=30. září 2019|
-Gestor=Ministerstvo vnitra ČR, odbor hlavního architekta|
-Spravuje=Michal Rada|}}
-Soubor architektonických doporučení pro veřejnoprávní původce, kteří mají architektonicky řešit problematiku správy dokumentů, resp. výkonu spisové služby. Takové instituce musejí mít elektronický systém spisové služby (ESSL) a zajistit integraci svých informačních systémů, v nichž se spravují dokumenty (ISSD) na ESSL, nebo je zajistit jako samostatné evidence.
-Legislativní rámec pro výkon spisové služby obsahuje [[http://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě]] a [[http://www.zakonyprolidi.cz/cs/2012-259|Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby]].
-Národní standard pro ESSL vydaný ministerstvem vnitra pak stanovuje
-podrobné technické požadavky na aplikační a byznysové funkce ESSL a ISSD
-systémů.
 ===== Obecně o spisové službě =====
+Podle [[http://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|zákona č. 499/2004 Sb.]] vykonávají spisovou službu tzv. určení původci, přičemž zákon rovněž stanoví, pro které subjekty je povinnost vykonávaní spisové služby v elektronické podobě v systémech elektronické spisové služby. Výkonem spisové služby se rozumí „zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností“.
+Zákon o archivnictví a spisové službě definuje pojem „dokument“ jako každou písemnou, obrazovou, zvukovou nebo jinou zaznamenanou informaci, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena. Zákon o archivnictví a spisové službě definuje též pojem „metadata“ jako data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času.
-Orgány veřejné moci a další subjekty,
+Nařízení (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES (dále jen „eIDAS“) definuje pojem „elektronický dokument" jako jakýkoli obsah uchovávaný v elektronické podobě, zejména jako text nebo zvukovou, vizuální nebo audiovizuální nahrávku.
-které jsou podle příslušné legislativy zahrnuty do skupiny takzvaných
-"veřejnoprávních původců", mají za povinnost realizovat správu svých
-dokumentů formou výkonu spisové služby. Spisovou službou se rozumí
-veškeré činnosti a procesy týkající se evidence, správy a vyřizování
-dokumentů. Jedná se o dokumenty v analogové podobě (například listinné
-dokumenty) a také v digitální podobě (například elektronické dokumenty).
-U analogových dokumentů je hlavním cílem výkonu spisové služby evidence
+Legislativní rámec pro výkon spisové služby určuje [[http://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|zákon č. 499/2004 Sb.]], o archivnictví a spisové službě a prováděcí [[http://www.zakonyprolidi.cz/cs/2012-259|Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby]]. Národní standard pro eSSL vydaný ministerstvem vnitra pak stanovuje podrobné technické požadavky na aplikační a byznysové funkce eSSL a dalších systém spravujících dokumenty (ISSD).
-a správa metadat o těchto dokumentech a veškerých úloh a transakcí,
-které se s dokumenty činí. U digitálních dokumentů se pak jedná nejen o
-evidenci a správu metadat, ale také samotných souborů digitálních
-dokumentů, kterým se v odborné terminologii říká komponenty. Navíc
-obecně platí teze stanovená prováděcí vyhláškou o spisové službě, že
-nebrání-li tomu nic podstatného, měly by se na vstupu do organizace
-analogové dokumenty digitalizovat a dále by se s nimi mělo pracovat jako
-s digitálními.
-V úřadech se obecně dá správa dokumentů rozdělit podle účelu dokumentů
+Z hlediska „nosiče“ můžeme pak dokumenty rozdělit na skupinu analogových (typicky dokument vyhotovený na papíru) a na skupinu elektronických dokumentů (viz nařízení eIDAS).
+Zákon o archivnictví a spisové službě zavádí pojem „výstupní datové formáty dokumentů“, tj. formáty, které musí veřejnoprávní původci přijímat. Definice těchto formátů je uvedena v § 23 vyhlášky č. 259/2012 Sb.
-===== Řídící dokumenty =====
+Zákon o archivnictví a spisové službě v § 3, odst. 5) stanoví podmínky pro dokumenty v digitální podobě, kde se jejich uchováváním rozumí rovněž zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, tvorba a správa metadat náležejících k těmto dokumentům v souladu s tímto zákonem a připojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase. Tyto vlastnosti musí být zachovány do doby provedení výběru archiválií.
+Zákon o archivnictví a spisové službě též stanoví specifické podmínky pro práci s dokumenty v digitální podobě jako je například převod mezi analogovou a digitální podobou nebo změna datového formátu.
-V rámci výkonu spisové služby jsou řídícími
+Zákon též pamatuje na situace, kdy mohou veřejnoprávní původci plnit své povinnosti evidencí dokumentů i mimo systémy spisových služeb v tzv. samostatných evidencích dokumentů, kdy tyto evidence obdobně jako systémy elektronické spisové služby musí splňovat požadavky Národního standardu.
-drivery zejména:
-  * Legislativa
-    * Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
-    * Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
-  * Technické řídící dokumenty
-    * Národní standard pro elektronické systémy spisové služby
-    * Národní architektonický plán
-  * Vnitřní řídící dokumenty úřadu
-    * Spisový řád
-    * Spisový plán
-    * Informační koncepce úřadu
-  * Dokumentace k elektronickému systému spisové služby
-    * Dokumentace k ESSL
-    * Dokumentace k integracím ESSL
-    * Dokumentace související s výkonem spisové služby
+Shrneme-li základní požadavky, pak povinné subjekty musí:
+  - Vykonávat spisovou službu tak, že eviduje dokumenty v elektronickém systému spisové služby, nebo v samostatné evidenci dokumentů.
+  - Zajistit soulad eSSL a všech samostatných evidencí dokumentů vedených v elektronické podobě s požadavky NSESSS.
+  - Mít jeden elektronický systém spisové služby.
+  - Zajistit integraci ostatních informačních systémů na eSSL či samostatnou evidenci dokumentů dle požadavků Národního standardu.
+  - Vést jmenný rejstřík, přiřazovat subjektům bezvýznamové identifikátory a vytvářet a spravovat vazby všech dokumentů obsahujících osobní údaje na osoby ve jmenném rejstříku.
+  - Řádně uchovávat a spravovat digitální dokumenty a jejich komponenty v eSSL nebo samostatné evidenci dokumentů.
+  - Provádět evidenci metadat o spisech, dokumentech a dalších entitách a zajistit evidenci všech transakcí a definovaných operací v eSSL či v samostatné evidenci v souladu s požadavky Národního standardu
+  - Zajistit příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování dokumentů ve skartačním řízení v souladu s archivním zákonem, spisovou vyhláškou a Národním standardem
+  - Zajistit řádné ověření autenticity a integrity doručených dokumentů v digitální podobě v souladu s nařízením eIDAS a zákonem č. 297/2016 Sb. a zajistit v souladu s uvedenými předpisy řádné připojení autentizačních a autorizačních prvků na dokumenty v digitální podobě vyhotovené původcem
+  - Uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií, vybrané archiválie v analogové podobě předávat příslušnému státnímu archivu a archiválie v digitální podobě příslušnému digitálnímu archivu.
-===== Architektura spisové služby =====
+===== Digitální kontinuita =====
+**Digitální kontinuita** je soubor procesů, opatření a prostředků nutných k tomu, aby byl původce schopen zajistit dlouhodobou důvěryhodnost informací a dokumentů. S ohledem na odlišný charakter činnosti soukromoprávních původců dokumentů a veřejnoprávních původců je u veřejnoprávních původců situace jednodušší. Pro obě skupiny původců lze však vycházet ze základních principů obsažených v ISO normách, zejména pak  v ČSN ISO 30300 Systémy správy dokumentů, ČSN ISO 15489 Správa dokumentů, ČSN ISO 16363 Audit a certifikace důvěryhodných digitálních úložišť. Výše uvedené normy upravují vazby podnikových procesů a dokumentů, zajištění vypovídací hodnoty, koncepty a principy správy dokumentů od zrodu až k uložení a zajištění dlouhodobé důvěryhodnosti.
-Spisovou službu považujeme za
+**Autenticitou dokumentů** se rozumí otázka, zda jde o původní dokument: dokument je autentický, pokud nedošlo k žádné jeho změně. V případě elektronických dokumentů dokáží jejich neměnnost (označovanou též jako integritu) zajistit všechny druhy kryptografických elektronických podpisů, pečetí a časových razítek. Tedy zaručený elektronický podpis, stejně jako všechny vyšší druhy elektronických podpisů (zaručený elektronický podpis, založený na kvalifikovaném certifikátu, i kvalifikovaný elektronický podpis), zaručená elektronická pečeť, stejně jako všechny vyšší druhy elektronických pečetí, a také elektronické časové razítko.
-společnou schopnost na úrovni úřadu (capability), kde většina principů
-je shodných napříč celým úřadem (motivační vrstva, aplikační vrstva ESSL
-a integrace, byznysová vrstva procesů a funkcí a interakcí) a na úrovni
-jednotlivých agend se odlišuje dle výkonu dané agendy minimálně.
-Architekturu výkonu spisové služby tedy zahrneme do capability mapy
-úřadu a do architektury vykonávaných schopností.
-Při zpracování Enterprise architektury úřadu i při zpracování a
+**Pravostí dokumentu** se rozumí otázka, zda dokument pochází od toho, koho považujeme za jeho původce, a obecně se dovozuje z autentizačních prvků, kterými je dokument opatřen. V případě elektronických dokumentů jde o elektronické podpisy, elektronické pečeti a elektronická časová razítka. U nich se nejprve zkoumá (ověřuje) jejich platnost, která je technickým pojmem a je závislá na splnění určitých technických podmínek (podrobněji popsaných v článku 32, resp. 40 nařízení eIDAS). Teprve v případě prokázání jejich platnosti je možné, v závislosti na druhu elektronického podpisu či pečeti, z technické platnosti dovozovat i právní pravost příslušných autentizačních prvků (podpisů a pečetí) , a z ní následně i pravost elektronického dokumentu jako takového.
-realizaci jednotlivých architektur týkajících se ať už agend nebo
-schopností, nebo řešení, je nutno zahrnout spisovou službu jako obecnou
-schopnost a správným způsobem řešit její realizaci. Je přitom nutno
-zvážit, do jaké míry je faktický i technický výkon spisové služby
-společný v rámci celé organizace a jestli a jakým způsobem se bude lišit
-v rámci jednotlivých agend či řešení. Jednoznačným doporučením je mít
-jeden elektronický systém spisové služby a u ostatních informačních
-systémů, včetně agendových informačních systémů a provozních
-informačních systémů, zajistit úkony spojené se správou dokumentů a
-výkonem spisové služby formou integrace na elektronický systém spisové
-služby předepsaným rozhraním.
-Součástí architektury úřadu by tedy z pohledu spisové služby měly být
+V souvislosti s tím je nutné zdůraznit, že možnost ověřit (technickou) platnost elektronických podpisů a pečetí, stejně jako časových razítek, se s postupem času ztrácí. Jde o základní vlastnost, jakousi časovou pojistku, charakteristickou pro všechny zaručené (a vyšší) druhy elektronických podpisů, pečetí a razítek. Jejím účelem je chránit již vytvořené elektronické dokumenty před zastaráváním a oslabováním kryptografických postupů a algoritmů, použitých u jejich podpisů (ale i pečetí a časových razítek). Bez této časovém pojistky by po uplynutí určité doby již nebylo možné z technické platnosti dovozovat právní pravost podpisů, a tím ani celých dokumentů: vzhledem k oslabení kryptografických algoritmů, použitých u původně podepsaného dokumentu, by již bylo možné reálně najít (vypočítat) jiný dokument, který je tzv. kolizní vůči původně podepsanému dokumentu. Tedy takový dokument, který má jiný obsah, ale stejný elektronický podpis. Pak by bylo možné přenést elektronický podpis z původně podepsaného dokumentu na onen později vytvořený kolizní dokument, a v obou případech by byl takovýto podpis ověřen jako (technicky) platný – a nebylo by tak již možné spolehlivě prokázat, který dokument je pravý (který byl původně podepsán).
-vždy alespoň následující elementy:
-Vzhledem k tomu, že legislativa obecně počítá s tím, že v rámci úřadu je
+Problematika digitální kontinuity elektronických dokumentů naopak nezahrnuje otázku jejich pravdivosti, neboli správnosti obsahu těchto elektronických dokumentů. Požadavek na dlouhodobě zajištění, resp. dlouhodobé udržování digitální kontinuity elektronických dokumentů se v praxi týká jen těch elektronických dokumentů, u kterých je nějaký důvod pro zachování možnosti prokázat jejich autenticitu a pravost.
-vždy alespoň jeden ESSL a ostatní agendové a provozní informační systémy jsou na něj
-integrovány a úkony spojené s dokumenty se realizují formou rozhraní
-ESSL, měla by v úřadu být implementována integrace všech informačních
-systémů spravujících dokumenty (pokud nejsou sami ESSL) s ESSL a samotný ESSL navázán na úložiště
-pro uchovávání komponent digitálních dokumentů. Na obrázku níže je
-znázorněn obecný stav pochopení integrace elektronického systému spisové
-služby za využití jednoho centrálního úložiště pro digitální dokumenty.
-Hovoříme-li o integraci informačního systému s elektronickým systémem
-spisové služby a o správě úkonů spojených s dokumentem, může tato
-integrace být na úrovni byznysových objektů a jejich metadat řešena
-následujícími způsoby:
-  - Digitální dokument, respektive jeho komponenty a datové soubory, jsou uloženy v úložišti digitálních dokumentů, které zajišťuje péči o digitální soubory
+===== Řídící dokumenty =====
-  - Metadata o dokumentu jsou spravována evidenčním nástrojem, tedy:
-    - Elektronickým systémem spisové služby, nebo
-    - informačním systémem, který plní funkci samostatné evidence
-  - Se soubory v úložišti jsou oprávněny pracovat:
-    * elektronický systém spisové služby, nebo
-    * informační systém sloužící jako samostatná evidence, nebo
-    * informační systém integrovaný na ESSL prostřednictvím ESSL
-Do ssl wiki stránky
-===== Vazby na architekturu  agendového informačního systému =====
-V rámci architektury
-každého informačního systému veřejné správy sloužícího pro podporu
-výkonu činností agendy veřejné správy je nutno myslet také na oblast
-výkonu spisové služby. Vzhledem k tomu, že prakticky v každé agendě
-veřejné správy se buď vytváří, nebo zpracovávají, nebo odesílají, nebo
-evidují dokumenty, anebo u ní dochází k zápisu záznamu do spisu (z
-pohledu legislativy týkající se spisové služby), je nutno zajistit úkony
-spojené se spisem a dokumentem. Vesměs existují dvě formy, jak zajistit
-povinnosti výkonu spisové služby v souvislosti s daným AISem, a to
-následující:
-  - Integrovat AIS na ESSL prostřednictvím předepsaného rozhraní a zajistit, aby úkony spojené s dokumentem vykonával AIS prostřednictvím tohoto rozhraní.
-  - Zajistit, aby daný AIS splňoval požadavky Národního standardu pro ESSL kladené na tzv. „samostatnou evidenci“ a vykonávat úkony spojené s dokumenty a všechny procesy týkající se výkonu spisové služby v samostatné evidenci tímto systémem.
-===== Vazby na architekturu provozních systémů =====
-Velice často se zapomíná na to, že
-výkon spisové služby se týká všech dokumentů, a tedy nejen úředních
-dokumentů typu podání a rozhodnutí v rámci výkonu agend veřejné správy.
-U veřejnoprávních původců se jedná o evidenci a správu veškerých
-dokumentů (s výjimkou těch, které si daný původce odůvodněně vyňal z
-evidence ve svém spisovém řádu), a tedy je nutno zajistit výkon spisové
-služby v elektronické podobě také pro pracovní a provozní a neúřední
-dokumenty. To se týká jak dokumentů pracovního charakteru (zápisy z
-porad, organizační a řídící dokumenty, řídící akty, interní sdělení),
-tak ale také všech dokumentů ekonomického a provozního charakteru
-(faktury, objednávky, smlouvy ekonomické doklady, personální
-dokumentace, žádanky, závěrky a výkazy apod.).
-V případě provozních informačních systémů jednoznačně doporučujeme
-jejich integraci na elektronický systém spisové služby. Zejména u
-ekonomických informačních systémů, systému pro řízení personalistiky a
-mezd a zdrojů a dalších manažerských informačních systémů týkajících se
-různých žádanek, evidencí, a workflow procesů, se dost často na výkon
-spisové služby zapomíná. Zde je vhodná integrace na ESSL, neboť
-zajištění splnění všech požadavků Národního standardu na samostatné
-evidence pro tyto systémy by s sebou přineslo neúměrné finanční náklady
-spojené s pořízením a rozvojem těchto provozních IS. Integrací na ESSL
-se také zajistí řádné realizování skartačních řízení u těchto druhů
-dokumentů.
-===== Přijímání a odesílání dokumentů =====
-V souvislosti s architekturou a
-výkonem spisové služby připomínáme, že jednou ze zásadních úloh spisové
-služby je správa dokumentů jak přijatých, tak odesílaných. To se týká
-dokumentů vzniklých z vlastní činnosti i dokumentů jiných původců.
-Při příjmu a odesílání dokumentů je třeba naplnit všechny povinnosti
-stanovené legislativou týkající se spisové služby, včetně jejich
-evidence v rámci podatelny a jejich následné evidence a zpracování buď v
-elektronickém systému spisové služby, nebo systému samostatné evidence
-splňujícím příslušné požadavky. To se týká i odesílání dokumentů. Mezi
-odesílané dokumenty patří dokumenty zveřejňované, a to včetně dokumentů
-zveřejňovaných na internetových stránkách. Také se to ale pochopitelně
-týká i elektronické úřední desky a na ní umisťovaných dokumentů.
-===Další zdroje=== V souvislosti s výkonem spisové služby existuje celá
-řada dalších zdrojů informací a metodických dokumentů zejména
-Ministerstva vnitra a Národního archivu ČR. V rámci Ministerstva vnitra
-je gestorem Odbor archivnictví a spisové služby (OAS).
-Centrála CzechPOINT Centrální systém obsluhující všechny služby CzechPOINT Aplikační komponenta 123 CzechPOINT@office Rozhraní určené pro úředníky zprostředkující předem definované služby Aplikační rozhraní 456 CzechPOINT Rozhraní určené pro asistované služby veřejné správy. Je využíváno asistentem na žádost klienta Aplikační rozhraní 789
-Tabulka prvků pro použití v modelování architektury^ Název prvku^ Popis^ Typ prvku^ GUID |
-| eSSL| Systém elektronické spisové služby| Aplikační komponenta| 123 |
-| Správa dokumentů| Funkce, kterou vykováná původce| Byznys funkce| 456 |
-| Určený původce| Osoba, která je zákonem povinná a zodpovídá ze správu dokumentů ve spisové službě| Aktér| 789 |
+V rámci výkonu spisové služby jsou řídícími dokumenty zejména:
+  * Legislativa
+    - Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
+    - Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
+  *  Technické a architektonické požadavky
+    - Národní standard pro elektronické systémy spisové služby
+    - Národní architektonický plán
+  * Vnitřní řídící dokumenty úřadu
+    - Spisový řád
+    - Spisový plán
+    - Informační koncepce úřadu
+  * Dokumentace k elektronickému systému spisové služby
+    - Dokumentace k ESSL
+    - Dokumentace k integracím ESSL
+    - Dokumentace související s výkonem spisové služby
-===== Souvislosti s architekturou údajů o subjektech =====
+===== Další zdroje =====
+V souvislosti s výkonem spisové služby existuje celá řada dalších zdrojů informací a metodických dokumentů publikovaných zejména Odborem archivnictví a spisové služby (OAS) Ministerstva vnitra a Národním archivem ČR.
-===== Odkazy na další zdroje ke spisové službě =====
+===== Pohled na systém správy dokumentů =====
+{{ :nap-dokument:egov_essl_l1.png |}}
-{{:Odkazy:Odkazy ke spisové službě}}
+{{tag>eSSL "Spisová služba" "Funkční celek" "spisovka"}}

essl spisova sluzba funkcni celek spisovka