Rozdíly
Zde můžete vidět rozdíly mezi vybranou verzí a aktuální verzí dané stránky.
Obě strany předchozí revize Předchozí verze Následující verze | Předchozí verze Následující verzeObě strany příští revize | ||
system_spravy_dokumentu [2019/06/11 14:46] – Tomáš Šedivec | nap:system_spravy_dokumentu [2021/04/30 10:38] – include změny Tomáš Šedivec | ||
---|---|---|---|
Řádek 1: | Řádek 1: | ||
+ | ======Systémy správy dokumentů====== | ||
+ | ===== Popis Systému správy dokumentů ===== | ||
+ | ==== Obecně o spisové službě ==== | ||
- | {{objekt| | + | Podle [[http:// |
- | Druh=Tématická oblast| | + | Zákon o archivnictví a spisové službě definuje pojem „dokument“ jako každou písemnou, obrazovou, zvukovou nebo jinou zaznamenanou informaci, ať již v podobě analogové či digitální, |
- | Název=Systémy | + | |
- | Popis=Věcný celek architektonických | + | |
- | Platípro=subjekty jež jsou veřejnoprávními | + | |
- | Platíkedni=30. září 2019| | + | |
- | Gestor=Ministerstvo vnitra ČR, odbor hlavního architekta| | + | |
- | Spravuje=Michal Rada|}} | + | |
- | Soubor architektonických doporučení pro veřejnoprávní původce, kteří mají architektonicky řešit problematiku správy dokumentů, resp. výkonu spisové služby. Takové instituce musejí mít elektronický systém spisové | + | Nařízení (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/ |
- | Legislativní rámec pro výkon spisové služby | + | Legislativní rámec pro výkon spisové služby |
- | Národní standard pro ESSL vydaný ministerstvem vnitra pak stanovuje | + | |
- | podrobné technické požadavky na aplikační a byznysové funkce | + | |
- | systémů. | + | |
+ | Z hlediska „nosiče“ můžeme pak dokumenty rozdělit na skupinu analogových (typicky dokument vyhotovený na papíru) a na skupinu elektronických dokumentů (viz nařízení eIDAS). | ||
- | ===== Obecně | + | Zákon |
+ | Zákon o archivnictví a spisové službě v § 3, odst. 5) stanoví podmínky pro dokumenty v digitální podobě, kde se jejich uchováváním rozumí rovněž zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, | ||
- | Orgány veřejné moci a další subjekty, | + | Zákon o archivnictví |
- | které jsou podle příslušné legislativy zahrnuty do skupiny takzvaných | + | |
- | " | + | |
- | dokumentů formou výkonu | + | |
- | veškeré činnosti a procesy týkající se evidence, správy a vyřizování | + | |
- | dokumentů. Jedná se o dokumenty v analogové | + | |
- | dokumenty) | + | |
- | U analogových | + | Zákon též pamatuje na situace, kdy mohou veřejnoprávní původci plnit své povinnosti evidencí |
- | a správa metadat o těchto dokumentech a veškerých úloh a transakcí, | + | |
- | které se s dokumenty činí. U digitálních | + | |
- | evidenci a správu metadat, ale také samotných souborů digitálních | + | |
- | dokumentů, kterým se v odborné terminologii říká komponenty. Navíc | + | |
- | obecně platí teze stanovená prováděcí vyhláškou o spisové službě, že | + | |
- | nebrání-li tomu nic podstatného, | + | |
- | analogové dokumenty digitalizovat a dále by se s nimi mělo pracovat jako | + | |
- | s digitálními. | + | |
- | V úřadech se obecně dá správa dokumentů rozdělit podle účelu dokumentů | ||
+ | Shrneme-li základní požadavky, pak povinné subjekty musí: | ||
+ | - Vykonávat spisovou službu tak, že eviduje dokumenty v elektronickém systému spisové služby, nebo v samostatné evidenci dokumentů. | ||
+ | - Zajistit soulad eSSL a všech samostatných evidencí dokumentů vedených v elektronické podobě s požadavky NSESSS. | ||
+ | - Mít jeden elektronický systém spisové služby. | ||
+ | - Zajistit integraci ostatních informačních systémů na eSSL či samostatnou evidenci dokumentů dle požadavků Národního standardu. | ||
+ | - Vést jmenný rejstřík, přiřazovat subjektům bezvýznamové identifikátory a vytvářet a spravovat vazby všech dokumentů obsahujících osobní údaje na osoby ve jmenném rejstříku. | ||
+ | - Řádně uchovávat a spravovat digitální dokumenty a jejich komponenty v eSSL nebo samostatné evidenci dokumentů. | ||
+ | - Provádět evidenci metadat o spisech, dokumentech a dalších entitách a zajistit evidenci všech transakcí a definovaných operací v eSSL či v samostatné evidenci v souladu s požadavky Národního standardu | ||
+ | - Zajistit příjem, evidenci, rozdělování, | ||
+ | - Zajistit řádné ověření autenticity a integrity doručených dokumentů v digitální podobě v souladu s nařízením eIDAS a zákonem č. 297/2016 Sb. a zajistit v souladu s uvedenými předpisy řádné připojení autentizačních a autorizačních prvků na dokumenty v digitální podobě vyhotovené původcem | ||
+ | - Uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií, | ||
- | ===== Řídící dokumenty ===== | + | ==== Digitální kontinuita |
+ | **Digitální kontinuita** je soubor procesů, opatření a prostředků nutných k tomu, aby byl původce schopen zajistit dlouhodobou důvěryhodnost informací a dokumentů. S ohledem na odlišný charakter činnosti soukromoprávních původců dokumentů a veřejnoprávních původců je u veřejnoprávních původců situace jednodušší. Pro obě skupiny původců lze však vycházet ze základních principů obsažených v ISO normách, zejména pak v ČSN ISO 30300 Systémy správy dokumentů, ČSN ISO 15489 Správa dokumentů, ČSN ISO 16363 Audit a certifikace důvěryhodných digitálních úložišť. Výše uvedené normy upravují vazby podnikových procesů a dokumentů, zajištění vypovídací hodnoty, koncepty a principy správy dokumentů od zrodu až k uložení a zajištění dlouhodobé důvěryhodnosti. | ||
- | V rámci výkonu spisové služby jsou řídícími | + | **Autenticitou dokumentů** se rozumí otázka, zda jde o původní dokument: dokument je autentický, |
- | drivery | + | |
+ | **Pravostí dokumentu** se rozumí otázka, zda dokument pochází od toho, koho považujeme za jeho původce, a obecně se dovozuje z autentizačních prvků, kterými je dokument opatřen. V případě elektronických dokumentů jde o elektronické podpisy, elektronické pečeti a elektronická časová razítka. U nich se nejprve zkoumá (ověřuje) jejich platnost, která je technickým pojmem a je závislá na splnění určitých technických podmínek (podrobněji popsaných v článku 32, resp. 40 nařízení eIDAS). Teprve v případě prokázání jejich platnosti je možné, v závislosti na druhu elektronického podpisu či pečeti, z technické platnosti dovozovat i právní pravost příslušných autentizačních prvků (podpisů a pečetí) , a z ní následně i pravost elektronického dokumentu jako takového. | ||
+ | |||
+ | V souvislosti s tím je nutné zdůraznit, že možnost ověřit (technickou) platnost elektronických podpisů a pečetí, stejně jako časových razítek, se s postupem času ztrácí. Jde o základní vlastnost, jakousi časovou pojistku, charakteristickou pro všechny zaručené (a vyšší) druhy elektronických podpisů, pečetí a razítek. Jejím účelem je chránit již vytvořené elektronické dokumenty před zastaráváním a oslabováním kryptografických postupů a algoritmů, použitých u jejich podpisů (ale i pečetí a časových razítek). Bez této časovém pojistky by po uplynutí určité doby již nebylo možné z technické platnosti dovozovat právní pravost podpisů, a tím ani celých dokumentů: vzhledem k oslabení kryptografických algoritmů, použitých u původně podepsaného dokumentu, by již bylo možné reálně najít (vypočítat) jiný dokument, který je tzv. kolizní vůči původně podepsanému dokumentu. Tedy takový dokument, který má jiný obsah, ale stejný elektronický podpis. Pak by bylo možné přenést elektronický podpis z původně podepsaného dokumentu na onen později vytvořený kolizní dokument, a v obou případech by byl takovýto podpis ověřen jako (technicky) platný – a nebylo by tak již možné spolehlivě prokázat, který dokument je pravý (který byl původně podepsán). | ||
+ | |||
+ | Problematika digitální kontinuity elektronických dokumentů naopak nezahrnuje otázku jejich pravdivosti, | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== Řídící dokumenty ==== | ||
+ | |||
+ | |||
+ | V rámci výkonu spisové služby jsou řídícími | ||
* Legislativa | * Legislativa | ||
- | | + | |
- | | + | |
- | * Technické | + | * Technické |
- | | + | |
- | | + | |
* Vnitřní řídící dokumenty úřadu | * Vnitřní řídící dokumenty úřadu | ||
- | | + | |
- | | + | |
- | | + | |
* Dokumentace k elektronickému systému spisové služby | * Dokumentace k elektronickému systému spisové služby | ||
- | | + | |
- | | + | |
- | | + | |
- | ===== Architektura spisové služby ===== | + | ==== Další zdroje |
+ | V souvislosti s výkonem spisové služby existuje celá řada dalších zdrojů informací a metodických dokumentů publikovaných zejména Odborem archivnictví a spisové služby (OAS) Ministerstva vnitra a Národním archivem ČR. | ||
- | Spisovou službu považujeme za | + | ==== Pohled |
- | společnou schopnost | + | |
- | je shodných napříč celým úřadem (motivační vrstva, aplikační vrstva ESSL | + | |
- | a integrace, byznysová vrstva procesů a funkcí a interakcí) a na úrovni | + | |
- | jednotlivých agend se odlišuje dle výkonu dané agendy minimálně. | + | |
- | Architekturu výkonu spisové služby tedy zahrneme do capability mapy | + | |
- | úřadu a do architektury vykonávaných schopností. | + | |
- | Při zpracování Enterprise architektury úřadu i při zpracování a | + | {{ :nap-dokument: |
- | realizaci jednotlivých architektur týkajících se ať už agend nebo | + | |
- | schopností, | + | |
- | schopnost a správným způsobem řešit její realizaci. Je přitom nutno | + | |
- | zvážit, do jaké míry je faktický i technický výkon spisové služby | + | |
- | společný v rámci celé organizace a jestli a jakým způsobem se bude lišit | + | |
- | v rámci jednotlivých agend či řešení. Jednoznačným doporučením je mít | + | |
- | jeden elektronický systém spisové služby a u ostatních informačních | + | |
- | systémů, včetně agendových informačních systémů a provozních | + | |
- | informačních systémů, zajistit úkony spojené se správou | + | |
- | výkonem spisové služby formou integrace na elektronický systém spisové | + | |
- | služby předepsaným rozhraním. | + | |
- | Součástí architektury | + | ===== Pravidla pro Systém správy dokumentů ===== |
- | vždy alespoň následující elementy: | + | Spisovou službu považujeme za společnou schopnost na úrovni |
- | Vzhledem k tomu, že legislativa obecně počítá s tím, že v rámci | + | Při zpracování Enterprise architektury úřadu i při zpracování a realizaci jednotlivých architektur, týkajících se ať už agend nebo schopností, |
- | vždy alespoň | + | |
- | integrovány a úkony spojené s dokumenty se realizují formou rozhraní | + | |
- | ESSL, měla by v úřadu být implementována integrace všech | + | |
- | systémů | + | |
- | pro uchovávání komponent digitálních dokumentů. Na obrázku níže je | + | |
- | znázorněn obecný stav pochopení | + | |
- | služby | + | |
- | Hovoříme-li o integraci informačního systému s elektronickým systémem | + | Součástí architektury úřadu by tedy z pohledu spisové služby měly být vždy alespoň následující elementy: |
- | spisové služby a o správě úkonů spojených s dokumentem, může tato | + | |
- | integrace být na úrovni byznysových objektů a jejich metadat řešena | + | * Elektronický systém spisové služby (splňující požadavky Národního standardu) včetně modulů podatelny a výpravny umožňující příjem a odesílání i digitálních dokumentů správnými komunikačními kanály |
- | následujícími | + | * Jmenný rejstřík (může být i samostatnou komponentou), |
+ | * Spisovna pro uchování uzavřených spisů a vyřízených digitálních dokumentů po dobu skartační lhůty | ||
+ | * Rozhraní ESSL zajišťující úkony spojené s dokumenty a procesy evidence dokumentů a správy jejich metadat v ESSL formou aplikačních služeb pro další informační systémy úřadu (agendové, provozní) | ||
+ | * Informační systémy spravující dokumenty integrované na rozhraní ESSL | ||
+ | |||
+ | Jelikož legislativa obecně počítá s tím, že v rámci úřadu je vždy provozován jeden ESSL a ostatní agendové a provozní informační systémy jsou na něj integrovány a úkony spojené s dokumenty se realizují formou rozhraní ESSL, měla by v úřadu být implementována integrace všech informačních systémů spravujících dokumenty (pokud nejsou samy samostatnou evidencí dokumentů v elektronické podobě) s ESSL a samotný ESSL navázán na úložiště pro uchovávání komponent digitálních dokumentů. Na obrázku níže je znázorněn obecný stav pochopení integrace elektronického systému spisové služby za využití jednoho centrálního úložiště pro digitální dokumenty. | ||
+ | |||
+ | Hovoříme-li o integraci informačního systému s elektronickým systémem spisové služby a o správě úkonů spojených s dokumentem, může tato integrace být na úrovni byznysových objektů a jejich metadat řešena | ||
- Digitální dokument, respektive jeho komponenty a datové soubory, jsou uloženy v úložišti digitálních dokumentů, které zajišťuje péči o digitální soubory | - Digitální dokument, respektive jeho komponenty a datové soubory, jsou uloženy v úložišti digitálních dokumentů, které zajišťuje péči o digitální soubory | ||
- Metadata o dokumentu jsou spravována evidenčním nástrojem, tedy: | - Metadata o dokumentu jsou spravována evidenčním nástrojem, tedy: | ||
- | | + | |
- | | + | |
- Se soubory v úložišti jsou oprávněny pracovat: | - Se soubory v úložišti jsou oprávněny pracovat: | ||
* elektronický systém spisové služby, nebo | * elektronický systém spisové služby, nebo | ||
* informační systém sloužící jako samostatná evidence, nebo | * informační systém sloužící jako samostatná evidence, nebo | ||
* informační systém integrovaný na ESSL prostřednictvím ESSL | * informační systém integrovaný na ESSL prostřednictvím ESSL | ||
+ | - Ve Jmenném rejstříku se vede evidence údajů o subjektech, jejichž se týkají dokumenty evidované ve spisové službě | ||
- | Do ssl wiki stránky | + | ==== Vazby na architekturu |
- | ===== Vazby na architekturu | + | V rámci architektury každého informačního systému veřejné správy sloužícího pro podporu výkonu činností agendy veřejné správy je nutno myslet také na oblast výkonu spisové služby. Vzhledem k tomu, že prakticky v každé agendě veřejné správy se buď vytváří, nebo zpracovávají, |
- | + | ||
- | + | ||
- | V rámci architektury | + | |
- | každého informačního systému veřejné správy sloužícího pro podporu | + | |
- | výkonu činností agendy veřejné správy je nutno myslet také na oblast | + | |
- | výkonu spisové služby. Vzhledem k tomu, že prakticky v každé agendě | + | |
- | veřejné správy se buď vytváří, nebo zpracovávají, | + | |
- | evidují dokumenty, anebo u ní dochází k zápisu záznamu do spisu (z | + | |
- | pohledu legislativy týkající se spisové služby), je nutno zajistit úkony | + | |
- | spojené se spisem a dokumentem. Vesměs existují dvě formy, jak zajistit | + | |
- | povinnosti výkonu spisové služby v souvislosti s daným AISem, a to | + | |
- | následující: | + | |
- Integrovat AIS na ESSL prostřednictvím předepsaného rozhraní a zajistit, aby úkony spojené s dokumentem vykonával AIS prostřednictvím tohoto rozhraní. | - Integrovat AIS na ESSL prostřednictvím předepsaného rozhraní a zajistit, aby úkony spojené s dokumentem vykonával AIS prostřednictvím tohoto rozhraní. | ||
Řádek 135: | Řádek 112: | ||
- | ===== Vazby na architekturu provozních systémů ===== | + | ==== Vazby na architekturu provozních systémů ==== |
+ | |||
+ | |||
+ | Velice často se zapomíná na to, že výkon spisové služby se týká všech dokumentů, a tedy nejen úředních dokumentů typu podání a rozhodnutí v rámci výkonu agend veřejné správy. U veřejnoprávních původců se jedná o evidenci a správu veškerých dokumentů (s výjimkou těch, které si daný původce odůvodněně vyňal z evidence ve svém spisovém řádu), a tedy je nutno zajistit výkon spisové služby v elektronické podobě také pro pracovní a provozní a neúřední dokumenty. To se týká jak dokumentů pracovního charakteru (zápisy z porad, organizační a řídící dokumenty, řídící akty, interní sdělení), tak ale také všech dokumentů ekonomického a provozního charakteru (faktury, objednávky, | ||
+ | |||
+ | V případě provozních informačních systémů jednoznačně doporučujeme jejich integraci na elektronický systém spisové služby. Zejména u ekonomických informačních systémů, systému pro řízení personalistiky a mezd a zdrojů a dalších manažerských informačních systémů týkajících se různých žádanek, evidencí, a workflow procesů, se dost často na výkon spisové služby zapomíná. Zde je vhodná integrace na ESSL, neboť zajištění splnění všech požadavků Národního standardu na samostatné evidence pro tyto systémy by s sebou přineslo neúměrné finanční náklady spojené s pořízením a rozvojem těchto provozních IS. Integrací na ESSL se také zajistí řádné realizování skartačních řízení u těchto druhů dokumentů. | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== Souvislosti s architekturou údajů o subjektech ==== | ||
+ | |||
+ | |||
+ | Určení původci jež vykonávají spisovou službu v elektronické podobě musejí podle [[http:// | ||
+ | |||
+ | Realizace propojení jmenného rejstříku a ostatních komponent, respektive realizace procesů evidence subjektů je následující: | ||
+ | * V úřadu je u každého ESSL jako logická komponenta i Jmenný rejstřík. Funkce Jmenného rejstříku může za splnění všech dalších podmínek zastávat i zdroj evidence subjektů. | ||
+ | * Do jmenného rejstříku se evidují údaje o všech subjektech kterých se týkají evidované dokumenty a to s využitím AIFO fyzických osob v agendě spisové služby, nikoliv v agendách, ve kterých se o osobách úřaduje. Pro vazby jmenného rejstříku na eSSL a další evidence dokumentů je třeba využívat interní identifikátor, | ||
+ | * Evidence subjektů ve Jmenném rejstříku a evidence subjektů za účelem úřadování v agendě jsou dvě oddělené věci, proto je nutno dbát na správné postupy, viz související kapitoly k [[nap: | ||
- | Velice často se zapomíná na to, že | + | ==== Možné způsoby zajištění |
- | výkon spisové služby se týká všech dokumentů, a tedy nejen úředních | + | |
- | dokumentů typu podání a rozhodnutí v rámci výkonu agend veřejné správy. | + | |
- | U veřejnoprávních původců se jedná o evidenci a správu veškerých | + | |
- | dokumentů (s výjimkou | + | |
- | evidence ve svém spisovém řádu), a tedy je nutno zajistit výkon spisové | + | |
- | služby v elektronické podobě také pro pracovní a provozní a neúřední | + | |
- | dokumenty. To se týká jak dokumentů pracovního charakteru (zápisy z | + | |
- | porad, organizační a řídící dokumenty, řídící akty, interní sdělení), | + | |
- | tak ale také všech | + | |
- | (faktury, objednávky, | + | |
- | dokumentace, | + | |
- | V případě provozních informačních systémů jednoznačně doporučujeme | + | Je velmi důležité pamatovat |
- | jejich integraci | + | |
- | ekonomických informačních systémů, systému pro řízení personalistiky a | + | |
- | mezd a zdrojů a dalších manažerských informačních systémů týkajících se | + | |
- | různých | + | |
- | spisové služby | + | |
- | zajištění splnění všech | + | |
- | evidence | + | |
- | spojené s pořízením | + | |
- | se také zajistí řádné realizování skartačních řízení | + | |
- | dokumentů. | + | |
+ | U veřejnoprávních původců je s ohledem na výše zmíněný požadavek prokázání věrohodnosti původu a neporušitelnosti obsahu dokumentu stanovena zákonná povinnost ověřování elektronických podpisů, elektronických pečetí a elektronických časových razítek, pokud je příchozí elektronický dokument obsahuje. Uvedení původci jsou ze zákona povinni výsledky ověření zaznamenat ve svých evidenčních systémech, které jak bylo uvedeno výše, musí splňovat zákonem stanovené požadavky, včetně požadavku na vedení transakčního protokolu. Proto není nutné po prvotním ověření u veřejnoprávních původců používat | ||
- | ===== Přijímání | + | Výše uvedené lze u veřejnoprávních původců i snadno ověřit – audit systémů zajišťujících vedení spisové služby je možné realizovat v průběhu času a každý veřejnoprávní původce má zákonem stanovenou povinnost kontroly těchto činností. Elektronické systémy spisové služby, ale i některé významné samostatné evidence |
+ | Elektronické systémy spisové služby a samostatné evidence dokumentů též zpracovávají osobní údaje fyzických osob, proto veřejnoprávní původci nad těmito systémy mají s ohledem na povinnosti vyplývající | ||
- | V souvislosti s architekturou a | + | Výše uvedenými opatřeními lze u veřejnoprávních původců zcela spolehlivě prokázat věrohodnost původu a to i u přijatých dokumentů |
- | výkonem spisové služby připomínáme, | + | |
- | služby je správa dokumentů jak přijatých, tak odesílaných. To se týká | + | |
- | dokumentů | + | |
- | Při příjmu a odesílání dokumentů je třeba naplnit všechny povinnosti | + | === Možné problémy === |
- | stanovené legislativou týkající se spisové služby, včetně jejich | + | |
- | evidence v rámci podatelny a jejich následné evidence a zpracování buď v | + | |
- | elektronickém systému spisové služby, nebo systému samostatné evidence | + | |
- | splňujícím příslušné požadavky. To se týká i odesílání dokumentů. Mezi | + | |
- | odesílané dokumenty patří dokumenty zveřejňované, | + | |
- | zveřejňovaných na internetových stránkách. Také se to ale pochopitelně | + | |
- | týká i elektronické úřední desky a na ní umisťovaných dokumentů. | + | |
- | ===Další zdroje=== V souvislosti | + | Možným rizikem zajištění digitální kontinuity založeného na základě transakčních protokolů eSSL je problematika kolizních dokumentů. Jedná se o situaci, kdy je do transakčního protokolu v souladu |
- | řada dalších zdrojů informací a metodických | + | |
- | Ministerstva vnitra a Národního archivu ČR. V rámci Ministerstva vnitra | + | |
- | je gestorem Odbor archivnictví a spisové služby (OAS). | + | |
- | Centrála CzechPOINT Centrální systém obsluhující všechny služby CzechPOINT Aplikační komponenta 123 CzechPOINT@office Rozhraní | + | Pro eliminaci tohoto rizika, lze využít postupy, kterými se prodlužuje ověřitelnost podle standardu ETSI (The European Telecommunications Standards Institute) a který odpovídá předpisům eIDAS. Jde tedy o opakovaného přidávání kvalifikovaných elektronických časových razítek a validačních informací sloužící k prodlužování možnosti ověření platnosti podpisů a pečetí na elektronických dokumentech. Zjednodušeně lze říci, |
- | Tabulka prvků pro použití | + | V praxi přitom není nutné (včas) přidávat časová razítka k jednotlivým |
- | | eSSL| Systém elektronické spisové služby| Aplikační komponenta| 123 | | + | |
- | | Správa | + | |
- | | Určený původce| Osoba, která je zákonem povinná | + | |
+ | **Je však nutné konstatovat, | ||
- | ===== Odkazy na další zdroje ke spisové službě ===== | ||
- | {{: | + | {{tag>eSSL " |