Rozdíly
Zde můžete vidět rozdíly mezi vybranou verzí a aktuální verzí dané stránky.
Obě strany předchozí revize Předchozí verze Následující verze | Předchozí verze Následující verzeObě strany příští revize | ||
system_spravy_dokumentu [2019/06/11 07:33] – /* Odkazy na další zdroje ke spisové službě */ opraven ten include odkazůl michal.rada | nap:system_spravy_dokumentu [2022/06/22 14:47] – dlouhodobá archivace Tomáš Šedivec | ||
---|---|---|---|
Řádek 1: | Řádek 1: | ||
- | {{objekt| | + | ======Systémy správy dokumentů====== |
- | Druh=Tématická oblast| | + | |
- | Název=Systémy | + | |
- | Popis=Věcný celek architektonických řešení zajištění správy dokumentů prostřednictvím elektronického systému spisové služby a informačních systémů pro správu dokumentů| | + | |
- | Platípro=subjekty jež jsou veřejnoprávními původci| | + | |
- | Platíkedni=30. září 2019| | + | |
- | Gestor=Ministerstvo vnitra ČR, odbor hlavního architekta| | + | |
- | Spravuje=Michal Rada|}} | + | |
- | Soubor architektonických doporučení pro veřejnoprávní původce, kteří mají architektonicky řešit problematiku | + | ===== Popis Systému |
+ | ==== Obecně o spisové službě ==== | ||
- | Legislativní rámec pro výkon spisové služby obsahuje | + | Podle [[http:// |
- | Národní standard pro ESSL vydaný ministerstvem vnitra pak stanovuje | + | Zákon |
- | podrobné technické požadavky na aplikační | + | |
- | systémů. | + | |
+ | Nařízení (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES (dále jen „eIDAS“) definuje pojem „elektronický dokument" | ||
- | ===== Obecně | + | Legislativní rámec pro výkon spisové služby určuje [[http:// |
+ | Z hlediska „nosiče“ můžeme pak dokumenty rozdělit na skupinu analogových (typicky dokument vyhotovený na papíru) a na skupinu elektronických dokumentů (viz nařízení eIDAS). | ||
- | Orgány veřejné moci a další subjekty, | + | Zákon o archivnictví |
- | které | + | |
- | "veřejnoprávních | + | |
- | dokumentů formou výkonu spisové služby. Spisovou službou se rozumí | + | |
- | veškeré činnosti a procesy týkající se evidence, správy a vyřizování | + | |
- | dokumentů. Jedná se o dokumenty v analogové podobě (například listinné | + | |
- | dokumenty) a také v digitální podobě (například elektronické dokumenty). | + | |
- | U analogových dokumentů je hlavním cílem výkonu | + | Zákon o archivnictví a spisové službě v § 3, odst. 5) stanoví podmínky pro dokumenty v digitální podobě, kde se jejich uchováváním rozumí rovněž zajištění věrohodnosti původu |
- | a správa metadat o těchto dokumentech a veškerých úloh a transakcí, | + | |
- | které | + | |
- | evidenci | + | |
- | dokumentů, kterým se v odborné terminologii | + | |
- | obecně platí teze stanovená prováděcí vyhláškou o spisové službě, že | + | |
- | nebrání-li tomu nic podstatného, | + | |
- | analogové dokumenty digitalizovat a dále by se s nimi mělo pracovat jako | + | |
- | s digitálními. | + | |
- | V úřadech se obecně dá správa dokumentů rozdělit podle účelu dokumentů | + | Zákon o archivnictví a spisové službě též stanoví specifické podmínky pro práci s dokumenty v digitální podobě jako je například převod mezi analogovou a digitální podobou nebo změna datového formátu. |
+ | Zákon též pamatuje na situace, kdy mohou veřejnoprávní původci plnit své povinnosti evidencí dokumentů i mimo systémy spisových služeb v tzv. samostatných evidencích dokumentů, kdy tyto evidence obdobně jako systémy elektronické spisové služby musí splňovat požadavky Národního standardu. | ||
- | ===== Řídící dokumenty ===== | ||
+ | Shrneme-li základní požadavky, pak povinné subjekty musí: | ||
+ | - Vykonávat spisovou službu tak, že eviduje dokumenty v elektronickém systému spisové služby, nebo v samostatné evidenci dokumentů. | ||
+ | - Zajistit soulad eSSL a všech samostatných evidencí dokumentů vedených v elektronické podobě s požadavky NSESSS. | ||
+ | - Mít jeden elektronický systém spisové služby. | ||
+ | - Zajistit integraci ostatních informačních systémů na eSSL či samostatnou evidenci dokumentů dle požadavků Národního standardu. | ||
+ | - Vést jmenný rejstřík, přiřazovat subjektům bezvýznamové identifikátory a vytvářet a spravovat vazby všech dokumentů obsahujících osobní údaje na osoby ve jmenném rejstříku. | ||
+ | - Řádně uchovávat a spravovat digitální dokumenty a jejich komponenty v eSSL nebo samostatné evidenci dokumentů. | ||
+ | - Provádět evidenci metadat o spisech, dokumentech a dalších entitách a zajistit evidenci všech transakcí a definovaných operací v eSSL či v samostatné evidenci v souladu s požadavky Národního standardu | ||
+ | - Zajistit příjem, evidenci, rozdělování, | ||
+ | - Zajistit řádné ověření autenticity a integrity doručených dokumentů v digitální podobě v souladu s nařízením eIDAS a zákonem č. 297/2016 Sb. a zajistit v souladu s uvedenými předpisy řádné připojení autentizačních a autorizačních prvků na dokumenty v digitální podobě vyhotovené původcem | ||
+ | - Uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií, | ||
- | V rámci výkonu spisové služby jsou řídícími | + | ==== Digitální kontinuita ==== |
- | drivery zejména: | + | |
- | | + | **Digitální kontinuita** je soubor procesů, opatření |
- | | + | |
- | * Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby | + | |
- | * Technické řídící dokumenty | + | |
- | * Národní standard pro elektronické systémy spisové služby | + | |
- | * Národní architektonický plán | + | |
- | * Vnitřní řídící dokumenty úřadu | + | |
- | * Spisový řád | + | |
- | * Spisový plán | + | |
- | * Informační koncepce úřadu | + | |
- | * Dokumentace k elektronickému systému spisové služby | + | |
- | * Dokumentace | + | |
- | * Dokumentace k integracím ESSL | + | |
- | * Dokumentace související s výkonem spisové služby | + | |
+ | **Autenticitou dokumentů** se rozumí otázka, zda jde o původní dokument: dokument je autentický, | ||
- | ===== Architektura spisové služby ===== | + | **Pravostí dokumentu** se rozumí otázka, zda dokument pochází od toho, koho považujeme za jeho původce, a obecně se dovozuje z autentizačních prvků, kterými je dokument opatřen. V případě elektronických dokumentů jde o elektronické podpisy, elektronické pečeti a elektronická časová razítka. U nich se nejprve zkoumá (ověřuje) jejich platnost, která je technickým pojmem a je závislá na splnění určitých technických podmínek (podrobněji popsaných v článku 32, resp. 40 nařízení eIDAS). Teprve v případě prokázání jejich platnosti je možné, v závislosti na druhu elektronického podpisu či pečeti, z technické platnosti dovozovat i právní pravost příslušných autentizačních prvků (podpisů a pečetí) , a z ní následně i pravost elektronického dokumentu jako takového. |
+ | V souvislosti s tím je nutné zdůraznit, že možnost ověřit (technickou) platnost elektronických podpisů a pečetí, stejně jako časových razítek, se s postupem času ztrácí. Jde o základní vlastnost, jakousi časovou pojistku, charakteristickou pro všechny zaručené (a vyšší) druhy elektronických podpisů, pečetí a razítek. Jejím účelem je chránit již vytvořené elektronické dokumenty před zastaráváním a oslabováním kryptografických postupů a algoritmů, použitých u jejich podpisů (ale i pečetí a časových razítek). Bez této časovém pojistky by po uplynutí určité doby již nebylo možné z technické platnosti dovozovat právní pravost podpisů, a tím ani celých dokumentů: vzhledem k oslabení kryptografických algoritmů, použitých u původně podepsaného dokumentu, by již bylo možné reálně najít (vypočítat) jiný dokument, který je tzv. kolizní vůči původně podepsanému dokumentu. Tedy takový dokument, který má jiný obsah, ale stejný elektronický podpis. Pak by bylo možné přenést elektronický podpis z původně podepsaného dokumentu na onen později vytvořený kolizní dokument, a v obou případech by byl takovýto podpis ověřen jako (technicky) platný – a nebylo by tak již možné spolehlivě prokázat, který dokument je pravý (který byl původně podepsán). | ||
- | Spisovou službu považujeme za | + | Problematika digitální kontinuity elektronických dokumentů naopak nezahrnuje otázku jejich pravdivosti, |
- | společnou schopnost | + | |
- | je shodných napříč celým úřadem (motivační vrstva, aplikační vrstva ESSL | + | |
- | a integrace, byznysová vrstva procesů a funkcí a interakcí) a na úrovni | + | |
- | jednotlivých agend se odlišuje dle výkonu dané agendy minimálně. | + | |
- | Architekturu výkonu spisové služby tedy zahrneme do capability mapy | + | |
- | úřadu | + | |
- | Při zpracování Enterprise architektury úřadu i při zpracování a | + | ==== Výběr a dlouhodobá archivace digitálních dat ==== |
- | realizaci jednotlivých architektur týkajících se ať už agend nebo | + | |
- | schopností, | + | |
- | schopnost a správným způsobem řešit její realizaci. Je přitom nutno | + | |
- | zvážit, do jaké míry je faktický i technický výkon spisové služby | + | |
- | společný v rámci celé organizace a jestli a jakým způsobem se bude lišit | + | |
- | v rámci jednotlivých agend či řešení. Jednoznačným doporučením je mít | + | |
- | jeden elektronický systém spisové služby a u ostatních informačních | + | |
- | systémů, včetně agendových informačních systémů a provozních | + | |
- | informačních systémů, zajistit úkony spojené se správou dokumentů | + | |
- | výkonem spisové služby formou integrace na elektronický systém spisové | + | |
- | služby předepsaným rozhraním. | + | |
- | Součástí architektury úřadu by tedy z pohledu spisové služby měly být | + | Výběr a dlouhodobá archivace digitálních dat [[https:// |
- | vždy alespoň následující elementy: | + | |
- | Vzhledem k tomu, že legislativa obecně počítá s tím, že v rámci úřadu je | + | Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií má naprostá |
- | vždy alespoň jeden ESSL a ostatní agendové a provozní informační systémy jsou na něj | + | |
- | integrovány a úkony spojené s dokumenty se realizují formou rozhraní | + | |
- | ESSL, měla by v úřadu být implementována integrace všech informačních | + | |
- | systémů spravujících dokumenty | + | |
- | pro uchovávání komponent digitálních dokumentů. Na obrázku níže je | + | |
- | znázorněn obecný stav pochopení integrace elektronického systému spisové | + | |
- | služby za využití jednoho centrálního úložiště pro digitální | + | |
- | Hovoříme-li o integraci informačního systému s elektronickým systémem | + | Archivně relevantní informace se vyskytují také řadě dalších prostředí, |
- | spisové služby | + | |
- | integrace být na úrovni byznysových objektů | + | |
- | následujícími způsoby: | + | |
- | - Digitální dokument, respektive jeho komponenty | + | Problematiku výběru archiválií |
- | - Metadata o dokumentu jsou spravována evidenčním nástrojem, tedy: | + | |
- | - Elektronickým systémem spisové služby, nebo | + | |
- | - informačním systémem, který plní funkci samostatné evidence | + | |
- | - Se soubory v úložišti jsou oprávněny pracovat: | + | |
- | | + | |
- | | + | |
- | | + | |
- | Do ssl wiki stránky | ||
+ | ==== Řídící dokumenty ==== | ||
- | ===== Vazby na architekturu | ||
+ | V rámci výkonu spisové služby jsou řídícími dokumenty zejména: | ||
- | V rámci architektury | + | * Legislativa |
- | každého informačního systému veřejné správy sloužícího pro podporu | + | - Zákon |
- | výkonu | + | - Vyhláška |
- | výkonu spisové služby. Vzhledem k tomu, že prakticky v každé agendě | + | * Technické a architektonické požadavky |
- | veřejné správy se buď vytváří, nebo zpracovávají, | + | - Národní standard pro elektronické systémy spisové služby |
- | evidují | + | - Národní architektonický plán |
- | pohledu legislativy týkající se spisové služby), je nutno zajistit úkony | + | * Vnitřní řídící |
- | spojené se spisem a dokumentem. Vesměs existují dvě formy, jak zajistit | + | - Spisový řád |
- | povinnosti výkonu | + | - Spisový plán |
- | následující: | + | - Informační koncepce úřadu |
+ | * Dokumentace k elektronickému systému | ||
+ | - Dokumentace k ESSL | ||
+ | - Dokumentace k integracím ESSL | ||
+ | - Dokumentace související | ||
- | - | ||
- | - Zajistit, aby daný AIS splňoval požadavky Národního standardu pro ESSL kladené na tzv. „samostatnou evidenci“ a vykonávat úkony spojené s dokumenty a všechny procesy týkající se výkonu spisové služby v samostatné evidenci tímto systémem. | ||
+ | ==== Další zdroje ==== | ||
- | ===== Vazby na architekturu provozních systémů ===== | + | V souvislosti s výkonem spisové služby existuje celá řada dalších zdrojů informací a metodických dokumentů publikovaných zejména Odborem archivnictví a spisové služby (OAS) Ministerstva vnitra a Národním archivem ČR. |
+ | ==== Pohled na systém správy dokumentů ==== | ||
- | Velice často se zapomíná na to, že | + | {{ :nap-dokument: |
- | výkon spisové služby se týká všech | + | |
- | dokumentů typu podání a rozhodnutí v rámci výkonu agend veřejné správy. | + | |
- | U veřejnoprávních původců se jedná o evidenci a správu veškerých | + | |
- | dokumentů (s výjimkou těch, které si daný původce odůvodněně vyňal z | + | |
- | evidence ve svém spisovém řádu), a tedy je nutno zajistit výkon spisové | + | |
- | služby v elektronické podobě také pro pracovní a provozní a neúřední | + | |
- | dokumenty. To se týká jak dokumentů pracovního charakteru (zápisy z | + | |
- | porad, organizační a řídící dokumenty, řídící akty, interní sdělení), | + | |
- | tak ale také všech dokumentů ekonomického a provozního charakteru | + | |
- | (faktury, objednávky, | + | |
- | dokumentace, | + | |
- | V případě provozních informačních systémů jednoznačně doporučujeme | + | ===== Pravidla pro Systém správy dokumentů ===== |
- | jejich integraci na elektronický systém spisové | + | Spisovou |
- | ekonomických informačních systémů, systému pro řízení personalistiky a | + | |
- | mezd a zdrojů a dalších manažerských informačních systémů týkajících se | + | |
- | různých žádanek, evidencí, a workflow | + | |
- | spisové služby | + | |
- | zajištění splnění všech požadavků Národního standardu na samostatné | + | |
- | evidence pro tyto systémy by s sebou přineslo neúměrné finanční náklady | + | |
- | spojené s pořízením a rozvojem těchto provozních IS. Integrací na ESSL | + | |
- | se také zajistí řádné realizování skartačních řízení u těchto druhů | + | |
- | dokumentů. | + | |
+ | Při zpracování Enterprise architektury úřadu i při zpracování a realizaci jednotlivých architektur, | ||
- | ===== Přijímání a odesílání dokumentů ===== | + | Součástí architektury úřadu by tedy z pohledu spisové služby měly být vždy alespoň následující elementy: |
+ | * Elektronický systém spisové služby (splňující požadavky Národního standardu) včetně modulů podatelny a výpravny umožňující příjem a odesílání i digitálních dokumentů správnými komunikačními kanály | ||
+ | * Jmenný rejstřík (může být i samostatnou komponentou), | ||
+ | * Spisovna pro uchování uzavřených spisů a vyřízených digitálních dokumentů po dobu skartační lhůty | ||
+ | * Rozhraní ESSL zajišťující úkony spojené s dokumenty a procesy evidence dokumentů a správy jejich metadat v ESSL formou aplikačních služeb pro další informační systémy úřadu (agendové, provozní) | ||
+ | * Informační systémy spravující dokumenty integrované na rozhraní ESSL | ||
- | V souvislosti s architekturou a | + | Jelikož legislativa obecně počítá s tím, že v rámci úřadu je vždy provozován jeden ESSL a ostatní agendové a provozní informační systémy jsou na něj integrovány a úkony spojené s dokumenty se realizují formou rozhraní ESSL, měla by v úřadu být implementována integrace všech informačních systémů spravujících dokumenty (pokud nejsou samy samostatnou evidencí |
- | výkonem spisové služby připomínáme, že jednou ze zásadních úloh spisové | + | |
- | služby je správa dokumentů jak přijatých, tak odesílaných. To se týká | + | |
- | dokumentů | + | |
- | Při příjmu a odesílání dokumentů je třeba naplnit všechny povinnosti | + | Hovoříme-li o integraci informačního systému |
- | stanovené legislativou týkající se spisové služby, včetně jejich | + | |
- | evidence v rámci podatelny a jejich následné evidence a zpracování buď v | + | |
- | elektronickém | + | |
- | splňujícím příslušné požadavky. To se týká i odesílání dokumentů. Mezi | + | |
- | odesílané dokumenty patří dokumenty zveřejňované, | + | |
- | zveřejňovaných na internetových stránkách. Také se to ale pochopitelně | + | |
- | týká i elektronické úřední desky a na ní umisťovaných dokumentů. | + | |
- | ===Další zdroje=== V souvislosti s výkonem | + | - Digitální dokument, respektive jeho komponenty a datové soubory, jsou uloženy v úložišti digitálních dokumentů, které zajišťuje péči o digitální soubory |
- | řada dalších zdrojů informací a metodických dokumentů zejména | + | - Metadata o dokumentu jsou spravována evidenčním nástrojem, tedy: |
- | Ministerstva vnitra a Národního archivu ČR. V rámci Ministerstva vnitra | + | * Elektronickým systémem |
- | je gestorem Odbor archivnictví a spisové služby | + | * informačním systémem, který plní funkci samostatné evidence |
+ | - Se soubory v úložišti jsou oprávněny pracovat: | ||
+ | * elektronický systém | ||
+ | * informační systém sloužící jako samostatná evidence, nebo | ||
+ | * informační systém integrovaný na ESSL prostřednictvím ESSL | ||
+ | - Ve Jmenném rejstříku se vede evidence údajů o subjektech, jejichž se týkají dokumenty evidované ve spisové službě | ||
+ | ==== Vazby na architekturu | ||
- | ===== Odkazy na další zdroje ke spisové službě ===== | ||
+ | V rámci architektury každého informačního systému veřejné správy sloužícího pro podporu výkonu činností agendy veřejné správy je nutno myslet také na oblast výkonu spisové služby. Vzhledem k tomu, že prakticky v každé agendě veřejné správy se buď vytváří, nebo zpracovávají, | ||
- | {{:Odkazy:Odkazy ke spisové službě}} | + | - Integrovat AIS na ESSL prostřednictvím předepsaného rozhraní a zajistit, aby úkony spojené s dokumentem vykonával AIS prostřednictvím tohoto rozhraní. |
+ | - Zajistit, aby daný AIS splňoval požadavky Národního standardu pro ESSL kladené na tzv. „samostatnou evidenci“ a vykonávat úkony spojené s dokumenty a všechny procesy týkající se výkonu spisové služby v samostatné evidenci tímto systémem. | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== Vazby na architekturu provozních systémů ==== | ||
+ | |||
+ | |||
+ | Velice často se zapomíná na to, že výkon spisové služby se týká všech dokumentů, a tedy nejen úředních dokumentů typu podání a rozhodnutí v rámci výkonu agend veřejné správy. U veřejnoprávních původců se jedná o evidenci a správu veškerých dokumentů (s výjimkou těch, které si daný původce odůvodněně vyňal z evidence ve svém spisovém řádu), a tedy je nutno zajistit výkon spisové služby v elektronické podobě také pro pracovní a provozní a neúřední dokumenty. To se týká jak dokumentů pracovního charakteru (zápisy z porad, organizační a řídící dokumenty, řídící akty, interní sdělení), tak ale také všech dokumentů ekonomického a provozního charakteru (faktury, objednávky, | ||
+ | |||
+ | V případě provozních informačních systémů jednoznačně doporučujeme jejich integraci na elektronický systém spisové služby. Zejména u ekonomických informačních systémů, systému pro řízení personalistiky a mezd a zdrojů a dalších manažerských informačních systémů týkajících se různých žádanek, evidencí, a workflow procesů, se dost často na výkon spisové služby zapomíná. Zde je vhodná integrace na ESSL, neboť zajištění splnění všech požadavků Národního standardu na samostatné evidence pro tyto systémy by s sebou přineslo neúměrné finanční náklady spojené s pořízením a rozvojem těchto provozních IS. Integrací na ESSL se také zajistí řádné realizování skartačních řízení u těchto druhů dokumentů. | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== Souvislosti s architekturou údajů o subjektech ==== | ||
+ | |||
+ | |||
+ | Určení původci jež vykonávají spisovou službu v elektronické podobě musejí podle [[http:// | ||
+ | |||
+ | Realizace propojení jmenného rejstříku a ostatních komponent, respektive realizace procesů evidence subjektů je následující: | ||
+ | |||
+ | * V úřadu je u každého ESSL jako logická komponenta i Jmenný rejstřík. Funkce Jmenného rejstříku může za splnění všech dalších podmínek zastávat i zdroj evidence subjektů. | ||
+ | * Do jmenného rejstříku se evidují údaje o všech subjektech kterých se týkají evidované dokumenty a to s využitím AIFO fyzických osob v agendě | ||
+ | * Evidence subjektů ve Jmenném rejstříku a evidence subjektů za účelem úřadování v agendě jsou dvě oddělené věci, proto je nutno dbát na správné postupy, viz související kapitoly k [[nap: | ||
+ | |||
+ | ==== Výběr a dlouhodobá archivace digitálních dat ==== | ||
+ | |||
+ | **Výběr** archiválií z dokumentů provádí příslušný archiv podle své působnosti. Kritériem výběru je trvalá hodnota dokumentu daná mj. jeho hospodářským, | ||
+ | |||
+ | **Digitální archiválie lze uchovávat pouze v akreditovaném digitálním archivu** [[https:// | ||
+ | |||
+ | Důležitým zdrojem pro výběr archiválií jsou [[https:// | ||
+ | |||
+ | ==== Možné způsoby zajištění digitální kontinuity dokumentů ==== | ||
+ | |||
+ | Je velmi důležité pamatovat na problematiku digitální kontinuity a o své elektronické dokumenty se aktivně starat. Veřejnoprávní původci musí zajistit evidenci dokumentů a to buď v systému spisové služby, nebo v samostatných evidencích dokumentů. Oba výše uvedené způsoby pak musí splňovat požadavky Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb. Zaměříme-li se na elektronické dokumenty ve smyslu nařízení eIDAS, pak budeme hovořit o elektronickém systému spisové služby a elektronických evidencích dokumentů. Jedním z klíčových požadavků Národního standardu je existence tzv. transakčního protokolu – zápisu provedených operací uskutečněných v rámci elektronického systému spisové služby nebo v rámci samostatné evidence dokumentů v elektronické podobě. Transakční protokol v případě elektronických dokumentů zajišťuje, | ||
+ | |||
+ | U veřejnoprávních původců je s ohledem na výše zmíněný požadavek prokázání věrohodnosti původu a neporušitelnosti obsahu dokumentu stanovena zákonná povinnost ověřování elektronických podpisů, elektronických pečetí a elektronických časových razítek, pokud je příchozí elektronický dokument obsahuje. Uvedení původci jsou ze zákona povinni výsledky ověření zaznamenat ve svých evidenčních systémech, které jak bylo uvedeno výše, musí splňovat zákonem stanovené požadavky, včetně požadavku na vedení transakčního protokolu. Proto není nutné po prvotním ověření u veřejnoprávních původců používat | ||
+ | |||
+ | Výše uvedené lze u veřejnoprávních původců i snadno ověřit – audit systémů zajišťujících vedení spisové služby je možné realizovat v průběhu času a každý veřejnoprávní původce má zákonem stanovenou povinnost kontroly těchto činností. Elektronické systémy spisové služby, ale i některé významné samostatné evidence dokumentů (typicky agendové informační systémy), splňují z pohledu zákona o kybernetické bezpečnosti charakteristiku tzv. významného informačního systému, neboť v případě jejich výpadku nebo nesprávného fungování by veřejnoprávní původci nemohli plnit řádně a souvisle svůj výkon. S ohledem na to by tyto měly být jako významné informační systémy identifikovány a oznámeny Národnímu úřadu pro kybernetickou a informační společnost procedurou dle kybernetického zákona. Tím se tyto systémy dostanou rovněž pod pravidelný dohled útvarů zajišťujících kybernetickou bezpečnost. | ||
+ | |||
+ | Elektronické systémy spisové služby a samostatné evidence dokumentů též zpracovávají osobní údaje fyzických osob, proto veřejnoprávní původci nad těmito systémy mají s ohledem na povinnosti vyplývající | ||
+ | |||
+ | Výše uvedenými opatřeními lze u veřejnoprávních původců zcela spolehlivě prokázat věrohodnost původu a to i u přijatých dokumentů obsahující elektronické podpisy, elektronické pečetě a elektronická časová razítka a to bez nutnosti jejich opětovného opatřování časovými razítky nebo jinými autentizačními či autorizačními prvky. | ||
+ | |||
+ | === Možné problémy === | ||
+ | |||
+ | Možným rizikem zajištění digitální kontinuity založeného na základě transakčních protokolů eSSL je problematika kolizních dokumentů. Jedná se o situaci, kdy je do transakčního protokolu v souladu s NSeSSS poznamenán otisk (tzv. hash) dokumentu spolu s označení použitého hashovacího algoritmu, ovšem stejný hash může odpovídat i jiným dokumentům. Následně není možné, především u přijatých dokumentů, dovodit o jakém dokumentu (skrze jeho hash) transakční protokol pojednává, | ||
+ | |||
+ | Pro eliminaci tohoto rizika, lze využít postupy, kterými se prodlužuje ověřitelnost podle standardu ETSI (The European Telecommunications Standards Institute) a který odpovídá předpisům eIDAS. Jde tedy o opakovaného přidávání kvalifikovaných elektronických časových razítek a validačních informací sloužící k prodlužování možnosti ověření platnosti podpisů a pečetí na elektronických dokumentech. Zjednodušeně lze říci, že tato opatření mají charakter nového elektronického podepsání, | ||
+ | |||
+ | V praxi přitom není nutné (včas) přidávat časová razítka k jednotlivým dokumentům. Vhodnými postupy je možné minimalizovat spotřebu časových razítek, například společným umístěním více dokumentů (či pouze jejich otisků) do vhodného kontejneru (ASiC), a časovými razítky opatřovat pouze kontejner jako takový. Sdružování do kontejnerů je vhodné dle logického spojení dokumentů, například do úrovně spisů. Stejně tak není podstatné, kdo podniká výše naznačená opatření, nutná pro zajištění digitální kontinuity dokumentů. | ||
+ | |||
+ | **Je však nutné konstatovat, | ||
+ | |||
+ | |||
+ | |||
+ | |||
+ | {{tag> | ||