Otevřená data jsou:

• Volně přístupná na webu jako datové soubory ke stažení ve strojově čitelném a otevřeném formátu - CSV, XML, JSON, RDF (JSON-LD, Turtle, …) a další formáty s otevřenou specifikací.
• Opatřená podmínkami užití neomezujícími jejich užití.
• Evidovaná v Národním katalogu otevřených dat (NKOD) jako datové sady opatřené přímými odkazy na datové soubory, které je tvoří.
• Opatřená úplnou dokumentací.
• Opatřená kontaktem na kurátora pro zpětnou vazbu (chyby, žádost o rozšíření, apod.).
• Jsou publikovány dle otevřených formálních norem ve smyslu § 4b odst. 1 zákona č. 106/1999 Sb. o svobodném přístupu k informacím.

Nejsou stanovené žádné požadavky na způsoby použití publikovaných otevřených dat, data lze libovolně importovat do vhodných aplikací a informačních systémů. Publikovaná data jsou zpřístupněna prostřednictvím NKOD (POD) a lze je získat jako soubory s datovými sadami. K datům lze také přistupovat s využitím aplikací třetích stran, které příslušné data využívají.

Zásadní je zajištění přístupu k datům IS. Provozovaný IS tedy musí:

• umožňovat přístup k databázi nebo
• mít možnost stahovat volitelně strukturovaná data (tabulky) z reportingového modulu systému, nebo
• nabídnout API, ze kterého se dají pravidelně získávat kompletní data v podobě datových souborů.

Vhodné otevřené formáty:

• tabulková data - CSV, XML, JSON, RDF (JSON-LD, Turtle, …),
• hierarchická data - XML, JSON, RDF (JSON-LD, Turtle, …),
• grafová data - RDF (JSON-LD, Turtle, …),
• geodata(prostorová data) - GeoJSON, ESRI Shapefile, OGC GML, OGC GeoPackage.

Struktura dat musí být zdokumentována lidsky čitelným dokumentem, ale také strojově čitelným schématem. Doporučené jazyky pro definici schémat schémata:

• CSV - schéma CSV on the Web,
• XML - XML Schema,
• JSON - JSON schema,
• RDF - RDFS, OWL, SHACL

Při dodržení výše uvedených bodů jsou získaná kompletní data z IS připravena k publikaci formou otevřených dat.

Pokud se jedná o rozšíření existujícího IS, který neumožňuje export dat nebo nenabízí API ve strojově čitelném a otevřeném formátu a takovou úpravu nelze v IS provést, využije se stávající export či API, které již systém nabízí (např. do MS Excel), a tento výstup se dále zpracuje do otevřeného formátu pomocí dalších nástrojů tak, aby bylo dosaženo stavu jako v případě přímého exportu do otevřeného formátu.

Data získaná z IS jedním z popsaných způsobů je následně třeba publikovat jako otevřená data. To znamená minimálně:

1. V případě API zajistit jeho vytěžení pro získání kompletních dat k publikaci (tj. případná přímá publikace API nenaplňuje podmínky otevřených dat)
2. Zajistit pravidelnou aktualizaci získaných dat (dle charakteru dat to může být ve frekvenci např. denně, měsíčně nebo ročně)
3. Publikovat získaná data na web ke stažení a následně publikovat každou jejich aktualizaci
4. Opatřit je dokumentací, podmínkami užití a kontaktem na kurátora
5. Katalogizovat je v Národním katalogu otevřených dat (NKOD)

K tomu lze využít nástrojů pro přípravu, publikaci a katalogizaci otevřených dat, jako je třeba LinkedPipes ETL. Publikace otevřených dat by měla být zajištěna koncepčně na úrovni celé organizace. Kompletní postupy jsou k dispozici na POD, včetně vyžadovaných standardů.

Ve VDF jsou poskytována otevřená data, která jsou určena mj. k využití jinými OVS při výkonu veřejné správy i mimo jejich rozsah práv a povinností zachycených v RPP. Nad rámec otevřených dat platí pro otevřená data ve VDF následující:

• Pokud OVS využívá data z VDF, považuje je za správná a nemusí ověřovat jejich správnost.
• Poskytovatel dat do VDF garantuje správnost, kvalitu, aktuálnost a pravidelnou aktualizaci údajů publikovaných ve VDF.
• Poskytovatel dat do VDF zajišťuje automatickou notifikaci všech změn v údajích publikovaných ve VDF zaregistrovaným zájemcům s využitím funkcionality Portálu otevřených dat.

Při výkonu veřejné správy může OVS potřebovat údaje jiných OVS, kterým ale nemá přístup v rámci rozsahu stanoveného v RPP. Pokud se jedná o veřejné údaje, přistupuje k nim prostřednictvím VDF. Jsou-li data ve VDF dostupná, není žádný jiný způsob přístupu k datům a sdílení dat povolen. Typicky jsou data z VDF využívána následujícím způsobem:

• ruční vyhledání potřebných datových sad v NKOD a zjištění odkazů ke stažení dat,
• nastavení skriptů k pravidelnému importu nalezených datových sad do vlastního IS ze zjištěných odkazů,
• import datových sad do IS VS,
• registrace v Notifikačním hubu k pravidelnému a strojovému získávání aktualizací,
• nastavení skriptů k importu změn získaných z Notifikačního hubu do IS VS.

Pro publikaci otevřených dat do VDF platí stejná pravidla jako pro publikaci otevřených dat uvedená výše. Navíc musí být dodržená následující pravidla:

• Publikovaná data jsou popsána sémantickým slovníkem pojmů, který je vytvořen na základě údajů v RPP. Popis dat sémantickým slovníkem pojmů je vytvořen a publikován dle otevřené formální normy “Popis dat sémantickým slovníkem pojmů”. Sémantický slovník pojmů je tvořen a publikován dle otevřené formální normy “Sémantický slovník pojmů”.
• K identifikaci entit, o nichž jsou publikovány údaje ve VDF, jsou použita IRI dle otevřené formální normy “Propojená data”.
• V publikovaných datech se nepublikují duplicitní údaje s již publikovanými údaji ve VDF. V případě, že OVS publikuje údaje o entitě, o níž již publikuje ve VDF údaje jiný OVS, publikuje OVS pouze nové doplňující údaje k této entitě. V případě, že zavádí vlastní IRI k identifikaci entity než jiný OVS, propojí vlastní IRI s původním dle otevřené formální normy “Propojená data”.
• Souvislosti mezi entitami v datech stejného poskytovatele i různých poskytovatelů jsou reprezentovány dle otevřené formální normy “Propojená data”. Poskytovatel údajů ve VDF se snaží maximálně propojit entity, o nichž publikuje údaje, na entity, o nichž publikují údaje jiné OVS.

Ve VDF jsou jako otevřená data povinně zveřejňovány následující údaje:

Zapojení VDF do výkonu veřejné správy vyžaduje publikaci skutečně právně závazných, platných a pravidelně aktualizovaných datových sad s jasně definovanou zodpovědností OVS za takové sady. Publikující organizace musí pro splnění uvedených požadavků realizovat vhodná organizační opatření, přiřadit pracovníkům příslušné procesní role a implementovat činnosti publikačních procesů do pracovních náplní pracovníků. Jako minimum je vyžadováno přiřazení těchto klíčových procesních rolí:

Koordinátor otevírání dat, do jehož kompetencí a povinností spadá:

• zajištění součinnosti a kontroly výstupů všech ostatních rolí, které se na otevírání dat podílejí,
• komunikace se všemi zapojenými pracovníky do publikace dat,
• externí komunikace s uživateli otevřených dat VS,
• komunikace a spolupráce s Národním koordinátorem otevřených dat,
• komunikace s Datovou kanceláří a s příslušným Chief data officer (CDO).

Kurátor dat - klíčová role pro:

• zajištění kvality, správnosti, aktuálnosti a tím i právní závaznosti dat konkrétní agendy,
• publikaci datových sad v souladu s platnými právními předpisy ČR a Standardy publikace a katalogizace otevřených dat VS ČR.

Kompletní doporučení, vhodné vzory interních dokumentů, všechny navržené procesní role a standardní publikační procesy jsou uvedeny na Portále otevřených dat.

Pokud jsou předmětem evidence informačního systému osobní údaje ve smyslu zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů a nařízení (EU) č. 2016/679, Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), neznamená to, že nelze ze systému publikovat otevřená data. V těchto případech platí následující doporučení.

1. V případě, že se jedná o veřejnou evidenci či rejstřík a zvláštní právní předpis nařizuje zveřejnění informací, lze zveřejnit osobní údaje v podobě otevřených dat.
2. Ochranu osobních údajů lze zajistit Anonymizací či Pseudonymizací. Z dat se odstraní osobní údaje a případně se nahradí bezvýznamovým umělým identifikátorem. Data bez osobních údajů se pak mohou zveřejnit v podobě otevřených dat. V závislosti na charakteru dat je ale nutné zkontrolovat, zda data ve své kombinaci neumožňují identifikaci konkrétní osoby i po odstranění zjevných osobních údajů. Může se jednat o kombinace typu město, věk a pohlaví a podobné.
3. Data, která není možné nebo vhodné zveřejnit dle předchozího bodu, lze zveřejnit v agregované podobě. Tedy v podobě statistik. V případě zveřejnění statistik je ale žádoucí použít co nejjemnější granularitu dat a časové členění.

Legislativní rámec otevřených dat v České republice tvoří jejich úprava obsažená v Zákoně č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím a v Nařízení vlády č. 425/2016 Sb., o seznamu informací zveřejňovaných jako otevřená data, které stanovuje vybraným orgánům veřejné správy povinnost zveřejňovat data z konkrétních jimi spravovaných informačních systémů ve formě otevřených dat. Podrobnější informace o strategických dokumentech, akčních plánech a souvisejících předpisech ČR i EU jsou k dispozici v aktualizované podobě na stránkách Portálu otevřených dat (POD).