Open source software v české státní správě

Státní správa a politická reprezentace mnoha států demokratického světa si začíná více uvědomovat rizika plynoucí z přílišného spoléhání se na proprietární software pro výkon svých agend. Software s otevřeným zdrojovým kódem (dále také „open source software“ či „OSS“) se jeví jako možná cesta pro snížení závislosti na dodavatelích proprietárního software a eliminaci s tím spojených rizik. Tento text by v ideálním případě mohl posloužit k popisu možností využití otevřeného software ve státní správě.

V úvodní kapitole jsou identifikovány hlavní rozdíly mezi proprietárním a open source softwarem, jejich výhody a nevýhody. Dále je text zaměřen výhradně na OSS, jsou popsány možnosti jeho využití ve státní správě i příklady dobré praxe. Vzhledem k tomu, že se pohybujeme v českém kontextu, tak se další kapitola zaměřuje na legislativní rámec a omezení z něj plynoucí pro potenciální aplikaci OSS v české státní správě. Zároveň jsou představeny konkrétní projekty a iniciativy, které OSS v české státní správě využívají, případně podporují jeho využívání na různých úrovních správy. V následující kapitole je představen německý vládní projekt openDesk a poslední kapitoly jsou zaměřeny na možnosti jeho aplikace v jednotlivých úrovních české státní správy, vč. návrhu akčního plánu a potenciálních KPI.

Zaprvé je nutné od sebe oddělit jednotlivé druhy software, vzhledem k zaměření této práce využijeme dělení dle stupně otevřenosti zdrojového kódu a z něho plynoucího možnost software upravovat. Na základě tohoto hlediska je možné identifikovat tyto druhy software:

• Software s otevřeným zdrojovým kódem (open source software)
• Software s uzavřeným zdrojovým kódem (closed source software, proprietární software)

Kromě samotné otevřenosti software je poté důležitá i licenční politika se softwarem spojená. I v rámci otevřeného softwaru by tedy měly být dodrženy licenční podmínky stanovené autorem daného software. Open source projekty jsou obvykle licencovány pod svobodnými licencemi, jako je GPL, MIT nebo Apache, které uživatelům dávají právo software používat, měnit a sdílet. U proprietárního softwaru platí uživatel za licenci, která často omezuje použití softwaru pouze na určité účely, zařízení nebo časové období, a jakékoliv úpravy jsou zakázány.

Z hlediska vývoje a inovací je open source software často vyvíjen komunitou dobrovolníků i profesionálů z různých organizací. Tento přístup může urychlit inovace a zvyšovat bezpečnost díky tomu, že kód je veřejně přístupný a může být zkontrolován více lidmi. Proprietární software je vyvíjen interně danou firmou, která má plnou kontrolu nad vývojem i aktualizacemi, což může vést k větší stabilitě, ale i pomalejší reakci na chyby či nové požadavky.

Z pohledu podpory a záruk se open source může spoléhat na komunitní podporu, fóra a dokumentaci, zatímco proprietární software většinou nabízí oficiální technickou podporu, SLA (service level agreements) a pravidelné aktualizace, což může být výhodné zejména pro firmy s kriticky důležitými aplikacemi. Zároveň i open source software může být poskytová s placenou technickou podporou, pravidelnými aktualizacemi a zaručenými SLA. Uživatel však může do software libovolně zasahovat a upravovat si ho dle svých potřeb, pokud má potřebné technické znalosti.

Open source software nabízí řadu výhod, které z něj činí atraktivní volbu pro jednotlivce, firmy i veřejné instituce. Mezi hlavní možnosti patří především flexibilita a přizpůsobitelnost – díky otevřenému zdrojovému kódu lze software upravit podle vlastních potřeb, integrovat s jinými systémy nebo přidat specifické funkce. Další výhodou je nezávislost na jednom dodavateli (tzv. vendor lock-in), což uživatelům dává větší kontrolu nad tím, jak software používají a rozvíjejí.

Open source je také často bezplatný nebo výrazně levnější než proprietární řešení, což umožňuje ušetřit náklady na licence, zejména ve větších organizacích. Aktivní komunita okolo mnoha open source projektů zajišťuje rychlý vývoj, časté aktualizace a možnost získat podporu prostřednictvím fór, wiki stránek či přímého kontaktu s vývojáři. Díky transparentnosti může být open source software i bezpečnější – kód je veřejný a může být nezávisle auditován z hlediska bezpečnostních zranitelností.

Na druhé straně je třeba počítat i s určitými riziky. Ne každý open source projekt je aktivně udržován – některé mohou být opuštěné, zastaralé nebo s nedostatečnou dokumentací, což komplikuje nasazení a údržbu. Podpora není vždy zaručena a spoléhání se na komunitní pomoc může být v krizových situacích nedostatečné. Kromě toho vyžaduje používání a správa open source softwaru často vyšší technické znalosti in-house, zejména pokud jde o úpravy kódu nebo řešení problémů.

Z bezpečnostního hlediska může být open source výhodný i rizikový zároveň. I když je kód přístupný pro audit, zranitelnosti mohou zůstat dlouho neodhaleny, pokud absentuje dostatečně velká a aktivní komunita. Také neexistuje centrální zodpovědnost – pokud nastane problém, není vždy jasné, na koho se obrátit pro podporu. Organizace proto musí pečlivě zvažovat, jaký open source software nasazují, jakým způsobem jej spravují a jak zajistí jeho bezpečnost a dlouhodobou udržitelnost. Tyto nedostatky je možné do značné míry eliminovat správným definováním parametrů veřejné zakázky.

Celkově vzato, open source software představuje silný nástroj s velkým potenciálem, ale je důležité přistupovat k jeho využití strategicky a s vědomím možných omezení.

Aplikace open source softwaru ve státní správě nabízí řadu významných příležitostí, které mohou vést ke zvýšení efektivity, transparentnosti i hospodárnosti veřejné správy. Jednou z hlavních výhod je snížení závislosti na konkrétních dodavatelích softwaru – tzv. vendor lock-in –, což státním institucím umožňuje větší kontrolu nad vlastními IT systémy a lepší vyjednávací pozici při správě a rozvoji softwarových řešení. Díky otevřenému kódu je možné software upravovat na míru konkrétním potřebám úřadů, sdílet řešení mezi různými institucemi a znovu použít již existující nástroje bez nutnosti platit za nové licence.

Další významnou příležitostí je posílení transparentnosti a důvěry veřejnosti. Pokud státní správa využívá open source software, může být kód veřejně přístupný, což umožňuje nezávislé audity, zvyšuje bezpečnost a dává občanům možnost lépe porozumět digitálním nástrojům, které stát využívá. Open source také podporuje spolupráci a inovace – veřejné instituce mohou spolupracovat s univerzitami, vývojáři či neziskovým sektorem na vývoji společných řešení, čímž se zvyšuje efektivita investic do digitalizace.

Využití open source softwaru ve veřejném sektoru může taktéž přinést významné finanční benefity, především v oblasti úspor na licenčních poplatcích. Oproti proprietárnímu softwaru, kde je nutné platit za každou licenci, často opakovaně a vázaně na konkrétní zařízení nebo uživatele, je většina open source řešení dostupná zdarma. To umožňuje státním institucím efektivněji spravovat rozpočty a alokovat prostředky na další klíčové oblasti, například na vývoj vlastních funkcionalit, zajištění bezpečnosti nebo školení zaměstnanců. Další finanční výhodou je možnost sdílet jednou vyvinutá řešení mezi různými institucemi, čímž se snižuje duplicita výdajů. Navíc otevřený charakter softwaru podporuje konkurenci mezi dodavateli služeb, což může vést k nižším nákladům na implementaci, správu a rozvoj informačních systémů.

Na druhé straně existují i určitá rizika a výzvy, které je třeba pečlivě zvážit. Ne každý open source projekt je vhodný pro nasazení ve státní správě – některé mohou být nestabilní, nedostatečně dokumentované nebo bez dlouhodobé podpory. Správné vyhodnocení kvality a životaschopnosti open source řešení vyžaduje odborné kapacity a znalosti, které nemusí být v některých institucích dostupné. Také chybějící oficiální technická podpora může být problém v případě výpadků nebo bezpečnostních incidentů, zejména u kritických systémů.

Bezpečnost je dalším zásadním aspektem – ačkoli je transparentnost výhodou, veřejně dostupný kód může být zneužit, pokud není pravidelně auditován a aktualizován. Je tedy klíčové, aby instituce měly nastaveny procesy pro správu aktualizací, auditování kódu a zajištění kybernetické bezpečnosti. V neposlední řadě může být překážkou i kulturní či organizační odpor ke změně, protože přechod z proprietárních řešení na open source často vyžaduje nové dovednosti a změnu zaběhlých postupů.

Závěrem lze říci, že open source software představuje pro státní správu velkou příležitost ke zlepšení efektivity, transparentnosti a soběstačnosti. Úspěšné využití těchto výhod ale vyžaduje promyšlený přístup, odborné zázemí a strategii, která zohlední jak přínosy, tak možná rizika.

Pojďme si nyní krátce představit konkrétní projekty ze zahraničí na národní a regionální úrovni, ve kterých se povedlo implementovat open source software ve státní správě.

Na národní úrovni stojí za zmínku například poměrně velký projekt GendBuntu. Konkrétně je GendBuntu verzí Ubuntu upravená na míru potřebám francouzského Národního četnictva (Gendarmerie Nationale), což je jedna z personálně nejpočetnějších státních institucí v rámci Francie. Začátek celého procesu přechodu četnictva k open source je možné datovat až do roku 2001, kdy byla identifikována potřeba větší modularity operačních systémů, kterou do té doby používaný MS Windows neumožňoval. Nicméně v té době ještě nebyly k dispozici uživatelsky přívětivé open source alternativy, které by byly v takto velké instituci implementovatelné bez negativních dopadů a rizik. V roce 2005 dochází k prvnímu hmatatelnému kroku, kdy je kancelářský balík MS Office v rámci četnictva postupně nahrazen balíkem OpenOffice. Následující rok dochází k nahrazení MS Outlook a Internetu Explorer Thunderbirdem, resp. Mozillou Firefox. V roce 2008 už byla situace příznivější a použitelnost/uživatelská přívětivost GNU/Linux distribucí postupně dorovnala úroveň MS Windows, padlo tedy rozhodnutí k migraci všech pracovních stanic četnictva na Ubuntu, které bylo i postupně realizováno.¹⁾

Z hlediska koncového uživatele proběhla migrace velmi hladce, což bylo dáno jednak tím, že klíčové aplikace (prohlížeč, kancelářský software) zůstaly, díky dřívější migraci na open source, stejné a tím, že UI Ubuntu je uživatelsky přívětivé. Hladký průběh byl dán také vnějšími okolnostmi. Četnictvo je velmi centralizovaná instituce, což umožňuje velmi rychle přijmout a realizovat rozhodnutí napříč celou organizací. Zároveň nebylo potřeba realizovat nějaké zvláštní právní kroky, jelikož celý proces nevyžadoval žádné další investice nad rámec interních zdrojů organizace. Tato situace nastala až v momentu, kdy četnictvo realizovalo veřejnou zakázku na externí podporu od subjektu soukromého sektoru.²⁾

Na regionální úrovni stojí za zmínku aktivita německé spolkové země Šlesvicko-Holštýnsko, ve které v dubnu 2024 došlo k rozhodnutí, že veřejná správa (30 000 zaměstnanců) bude migrovat svoje systémy na open source řešení. Open source budou jak operační systémy (Linux), tak software pro práci s dokumenty (Libre Office) a mailový klient (Thunderbird). Celý proces je podrobně popsán ve strategickém dokumentu Open Innovation and Open Source Strategy of Land Schleswig-Holstein, kterou si tato spolková země sama stanovila.³⁾

Celý projekt digitálně suverénního IT pracovního prostředí stojí na 6 pilířích:

• Nahrazení OS MS Windows open source alternativou Linux
• Nahrazení MS Office open source alternativou LibreOffice
• Nahrazení MS Sharepoint a Exchange/Outlook open source alternativami Nextcloud, Open-Xchange / Thunderbird
• Infrastruktura založená na kombinaci open source a proprietárních řešeních, nahrazení MS Active Directory open source adresářovým řešením
• Specializované administrativní procedury nezávislé na platformě (ideálně přístupné skrze prohlížeč)
• Nově vyvíjená IP telefonie založená na open source komunikační architektuře (OSKAR)⁴⁾

Projekt je momentálně ve fázi realizace a probíhá v několika souběžně běžících etapách. Konkrétně pro oblast kancelářského software byl klíčový přechod na povinný formát ODF v rámci dokumentů státní správy, který platí od 1. srpna 2024. Zároveň minimálně do skončení podpory MS Office, tj. do konce října 2025 mohou úředníci paralelně využívat jak LibreOffice, tak MS Office. Zároveň pro specifické procesy (méně než 30 % use cases) mohou nadále vyžadovat využití MS Office.⁵⁾

Ve Francii je realizován a rozvíjen projekt La Suite⁶⁾, který se velmi podobá projektu openDesk (viz dále). Jedná se o open source sadu nástrojů pro spolupráci ve veřejném sektoru, která by měla být propojená a dostupná po jediném ověření pomocí poskytovatele identity ProConnect.⁷⁾ V současnosti jsou součástí této sady následující komponenty:

• Tchap – chatovací aplikace
• France Transfert – přenos velkých souborů
• Webinaire, Webconf a Audioconf – audio a video konference
• Visio – rychlé videokonference
• Resana – ukládání souborů
• Grist – správa databází
• Docs – společná úprava textových dokumentů
• Messagerie – synchronizace emailů a kalendářů, s OpenExchange.

Obecně napříč Evropou probíhají v rámci veřejného sektoru různé projekty a iniciativy, které se snaží v menším či větším měřítku implementovat open source software a snížit tak míru závislosti na libovůli dodavatelů proprietárního software. Velmi často se jedná o využití open source kancelářských balíků, komunikačních nástrojů, případně operačních systémů. Stručný přehled konkrétních zemí a dalších projektů nabízí Wikipedie.⁸⁾

Právní rámec využití open source v české státní správě není stanoven jedním konkrétním předpisem, nicméně existuje několik důležitých legislativních a strategických dokumentů, které pro tuto oblast nastavují alespoň obecná pravidla. Do budoucna je nicméně žádoucí a potřebné, aby využití open source ve státní správě bylo legislativně upraveno v rámci některého zákona (jako potenciální nosič se tematicky nabízí např. zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy). Zejména by měla být stanovena zodpovědnost toho, kdo kód poskytuje k využití, konkrétně v případě zodpovědnosti za údržbu kódu (aktualizace, záplaty apod.).

V první řadě je důležitou normou zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy⁹⁾. Mj. dává orgánům veřejné správy povinnost provádět hodnocení ekonomické výhodnosti způsobu provozu jimi spravovaných systémů. Stanovuje také orgánům veřejné správy povinnost při pořízení nového informačního systému veřejné správy, příp. realizaci architektonické změny, zažádat o stanovisko Digitální a informační agenturu. Ta mimo jiné posuzuje i to, zda je systém v souladu s architektonickými principy stanovenými Informační koncepcí ČR, které podporují využití open source (viz princip 19 – Otevřená řešení¹⁰⁾).

Dalším klíčovým předpisem je zákon č. 181/2014 Sb., o kybernetické bezpečnosti¹¹⁾ a jeho prováděcí vyhláška č. 316/2014 Sb. Je nutné zmínit, že od 1. listopadu 2025 bude vcházet v účinnost nový zákon o kybernetické bezpečnosti (zákon č. 264/2025 Sb.)¹²⁾, který nahradí ten stávající.

Obecný rámec zadávání veřejných zakázek stanovuje zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek¹³⁾. Open source tedy lze pořídit pokud je v souladu s těmito zásadami, nesmí být automaticky preferován (zásada nediskriminace a rovného zacházení), nicméně v rámci samotné zakázky lze stanovit požadavky na otevřenost kódu, interoperabilitu či absenci licenčních poplatků.

Ke zveřejnění je možné využít státní GIT repozitář¹⁴⁾. Národní úřad pro kybernetickou a informační bezpečnost (NÚKIB) ve spolupráci s Ministerstvem vnitra poté vydal metodický dokument „Bezpečnostní doporučení pro vývoj otevřeného software“¹⁵⁾.

V České republice v současnosti existuje hned několik projektů, které jsou nějakým způsobem zaměřeny na open source software. Fungují zde minimálně dvě zastřešující organizace s celorepublikovou působností, které se zaměřují na zvyšování povědomí o možnostech využití open source software ve veřejné správě a poskytují i odbornou pomoc.

První z nich je nezisková organizace Otevřená města, resp. její iniciativa Česká programová kancelář Open Source (Czech OSPO), jejímž cílem je vytvořit „národní síť odborníků na Open Source, která umožní udržitelné využívání Open Source ve veřejném sektoru a na akademické půdě“.¹⁶⁾ Tato kancelář navazuje na činnost komunity Česko.Digital, sdružující IT odborníky pomáhající státu s digitalizací, a doplňuje ji.¹⁷⁾ Organizace Otevřená města pomáhá samosprávám s digitalizací a v současné době poskytuje i sedm otevřených a modulárních řešení, které mohou obce či kraje využít:¹⁸⁾

• Cityvizor – vizualizace rozpočtu obce s detailními daty, která jsou získávána přímo z účetních systémů
• DSW2 – nástroj umožňující příjem, zpracování a správu žádostí o dotace pro obce, městské části, dotační úřady a další subjekty
• Průběžné skenování zranitelnosti – software, který průběžně vyhledává bezpečnostní zranitelnosti a upozorňuje na tyto hrozby zapojené obce
• Open Energoman – software pro evidenci budov, odběrných míst a smluv s dodavateli, který sbírá data o stavech energometrů a dále je přehledně vizualizuje
• PAROZ – platforma pro participativní rozpočet, od sběru návrhů, prezentaci projektů až po hlasování
• Platební portál – platební portál, který umožňuje občanům zaplatit za poplatky a služby v rámci jejich obce, kraje či regionu
• CSGOV – systém pro jednoduchou tvorbu, správu a údržbu obecních webů

Druhou relevantní organizací je spolek BISON, jehož jedním z cílů je „vytvořit jednotnou, jasně definovanou platformu pro rozvoj a šíření open-source software projektů v rámci veřejné správy, a to za účelem podpory co nejkvalitnějšího výkonu veřejné správy a optimalizace zdrojů nutných pro další vývoj otevřených a sdílených softwarových řešení ve veřejné správě.“¹⁹⁾ Spolek je založen výhradně „na spolupráci veřejného sektoru za účelem maximálního využití zdrojů investovaných do vývoje SW využívaného primárně za účelem výkonu veřejné správy.“²⁰⁾ V současnosti spolek nabízí k využití tyto nástroje:²¹⁾

• COBY – aplikace pro pedagogicko-psychologické poradny a speciálně pedagogická centra, umožňuje přehlednou správu informací o klientech, vč. diagnostiky a doporučení
• Interní audit – aplikace pro automatizaci procesů interního auditu
• Projektové řízení – nástroj pro řízení současných i budoucích rozvojových aktivity a projektů organizace, zaměřeno primárně na fáze plánování a realizace
• TEDDY:TIME – aplikace pro vykazování činností a správu výkazů práce
• Portál příspěvkových organizací – nástroj pro zajištění oboustranné komunikace a spolupráce mezi zřizovatelem a jeho příspěvkovými organizacemi
• Výkazy sociálních služeb – nástroj pro kraje, který usnadňuje sledování a správu sociálních služeb a přispívá k efektivnímu využívaní prostředků (dotace, výkazy apod.)
• Evidence smluv – nástroj pro správu smluvních vztahů (smlouvy připravované, uzavřené i jejich dodatky), umí pracovat s různými druhy smluv (kupní, nájemní, objednávky aj.)
• Náhradní rodinná péče – nástroj pro on-line evidenci náhradní rodinné péče, evidence a sdílení dat mezi krajskými úřady a obcemi s rozšířenou působností v této oblasti
• TECHNET – nástroj pro evidenci a správu IT aktiv, vč. aplikací, serverů, instancí a databází
• AWAY – nástroj pro správu a vyúčtování nepřítomností zaměstnanců (pracovní cesty, dovolené, indispoziční volna, propustky k lékaři)
• ALUŠKA - systém pro elektronické vedení školní matriky v mateřské škole.

OpenDesk je projekt německého vládního Centra pro digitální suverenitu (ZenDiS - Zentrum für Digitale Souveränität) spadajícího pod německé Spolkové ministerstvo vnitra. Historie ZenDiS sahá zhruba do roku 2019, kdy německá spolková vláda, konkrétně Spolkové ministerstvo vnitra, nechala zpracovat studii,²²⁾ ze které vyplynula přílišná závislost vládního IT na komerčních (proprietárních) softwarových produktech od velmi úzkého množství dodavatelů. To sebou nese rizika podkopávající digitální suverenitu, která byla popsána i ve druhé kapitole tohoto textu (vendor lock-in, vysoké náklady, velmi nízká míra autonomie nad vývojem a podobou software, obavy ze zabezpečení dat atd.).²³⁾ Na základě této premisy v prosinci roku 2022 dochází ke vzniku ZenDiS, které by mělo být hlavním centrálním koordinačním orgánem pro podporu a zavádění open source software v rámci německé státní správy a zajištění digitální suverenity a autonomie.²⁴⁾

V současnosti jsou nejviditelnějšími projekty ZenDiS openCode a openDesk. OpenCode je repozitář open source software a projektů využívaných a využitelných v rámci (německé) státní správy, vč. potřebné dokumentace. V současnosti se zde nachází zhruba 3600 projektů, od malých podpůrných jednoúčelových programů po komplexní specializované aplikace.²⁵⁾

OpenDesk je poté komplexní balík open source web-based kancelářských a kolaborativních aplikací, který by měl nahradit většinu funkcionalit, které nabízí proprietární řešení typu Microsoft 365 a Teams, ale také Cofluence a Jira.²⁶⁾ Jedná se v podstatě o materializaci konceptu „suverénního pracoviště“ (Sovereign Workplace), který definovalo německé Spolkové ministerstvo vnitra. Je využitelné na spolkové, státní i lokální úrovni, nezávislé na konkrétním poskytovateli a fungující v jakémkoli prohlížeči a na jakémkoliv zařízení.²⁷⁾

Provozní modely využití openDesk jsou následující:²⁸⁾

Community Edition je nabízena zcela zdarma komukoliv, kdo má zájem a nabízí stejné funkcionality jako verze Enterprise. Může sloužit k prvotnímu vyzkoušení jednotlivých funkcionalit na svém vlastním hardware.

Enterprise verze je již placená, díky čemuž je zajištěn další rozvoj aplikací a je určena primárně pro velké organizace s více než 500 uživateli. V rámci této edice je dostupná profesionální podpora se smluvně zaručenými SLA (je možná až nepřetržitá podpora v režimu 24/7), unifikované uživatelské rozhraní a škálovatelnost. Uživatelé dostávají pravidelné aktualizace a profesionální podporu. V rámci této verze jsou dostupné tyto modely provozu:

• On premise – se zajištěním SLA a podpory
• openDesk jako SaaS – funguje v rámci německého národního hyperscaleru
• openDesk v rámci zabezpečeného důvěrného cloudu – primárně určeno pro organizace působící na mezinárodní úrovni, mezinárodní hyperscaler

OpenDesk v současnosti²⁹⁾ obsahuje následující komponenty a aplikace, které je možné implementovat i samostatně dle potřeb konkrétního úřadu:

Vzhledem k tomu, že verze openDesk 1.0 byla oficiálně vydána v říjnu 2024, tak zatím nejsou k dispozici podrobnější případové studie implementace. Pilotní projekty byly v posledním roce spuštěny v rámci Insitutu Roberta Kocha (RKI) a BWI GmbH, což je poskytovatel IT služeb Bundeswehru, který je vlastněný německým Spolkovým ministerstvem obrany.³⁰⁾ Do března 2025 ZenDiS obdržel zhruba 1500 dotazů na openDesk od úřadů a institucí z celého Německa.³¹⁾

V případě RKI došlo k podpisu smlouvy v červnu 2025, openDesk by měl být integrován do komunikační platformy Agora veřejné zdravotní služby. Hlavním cílem by mělo být zlepšení digitální a meziresortní spolupráce v tomto sektoru mezi RKI, Spolkovým ministerstvem zdravotnictví a dalšími spolkovými úřady. OpenDesk bude k dispozici všem zaměstnancům jako hlavní pracovní prostředí, celkem se jedná o zhruba 7000 uživatelů. Zároveň Zendis speciálně pro potřeby RKI přidal komponentu diskusního fóra.³²⁾

V dubnu 2025 došlo k podpisu rámcové smlouvy mezi ZenDiS a BWI, na základě které bude BWI poskytován openDesk a bude realizován jeho další vývoj na míru potřeb německých ozbrojených sil po dobu 7 let. BWI bude využívat celou paletu nabízených komponent, dojde i k integraci BundesMessengeru (založený na platformě Matrix), který německé ozbrojené síly již v současnosti využívají k zasílání zpráv.³³⁾

Z předchozího textu poměrně jasně plyne, že trend implementace open source nástrojů ve státní správě má vzestupnou tendenci. Státy si velmi dobře začínají uvědomovat rizika plynoucí ze spoléhání se výhradně na proprietární software (primárně vendor lock-in) a objevují možnosti, které nabízí otevřený software. Pro Českou republiku by využitím openDesk, případně některých jeho komponent, mohla vzniknout konkurenční výhoda a svými potenciálními zkušenostmi z implementace bychom mohli přispět k dalšímu rozvoji open source software a povědomí o možnostech jeho aplikace ve státní správě celkově.

Na celostátní úrovni, kam spadají ministerstva a jiné ústřední správní úřady s celostátní působností (potenciálně i bezpečnostní a záchranné složky a armáda), by openDesk mohl sloužit jako jednotný, nezávislý kancelářský balík pro orgány státní správy. Díky modulární architektuře a otevřeným standardům lze řešení nasadit postupně (po jednotlivých komponentách), zbavit se vendor lock-inu a integrovat je s národními systémy v prostředí provozovaném státem či jeho poskytovateli, včetně on-prem nebo státního cloudu. Pro vládu to vytváří prostor pro standardizaci pracovních nástrojů, společné katalogy služeb a podpory, snížení nákladů díky využití sdílené infrastruktury a rychlejší zavádění aplikací pro spolupráci napříč rezorty.

Největší výzvou je zajištění interoperability s již existujícími komplexními systémy státní správy a jejich často proprietárními řešeními, což by vyžadovalo náročné úpravy a integrace. Kritickým faktorem je i kybernetická bezpečnost – centralizovaná platforma představuje atraktivní cíl útoků a vyžaduje robustní ochranná opatření, auditní mechanismy a splnění požadavků zákona o kybernetické bezpečnosti. Problémem může být i odpor uživatelů vůči změně, potřeba rozsáhlého školení desítek tisíc státních zaměstnanců a nutnost vytvořit jednotnou podporu a servisní model napříč rezorty. Rizikem je také koordinace mezi ministerstvy, které mají odlišné procesy a priority, a legislativní omezení spojená s nakládáním s osobními a citlivými daty. V neposlední řadě je nutné zvážit finanční a časovou náročnost celostátní migrace, která by mohla vést k dočasnému zpomalení chodu úřadů.

Na krajské úrovni by openDesk mohl fungovat jako jednotná platforma pro interní komunikaci, sdílení a spolupráci mezi krajským úřadem, příspěvkovými organizacemi a samosprávnými orgány. Díky různým modulům openDesk by bylo možné vytvořit bezpečné prostředí, které nahradí roztříštěné komerční služby a zlepší efektivitu spolupráce mezi odbory, krajskými příspěvkovými organizacemi, ale i mezi krajem a obcemi. Propojení s krajskými informačními systémy (GIS, ekonomické systémy) přes otevřené standardy by potenciálně umožnilo snadnější správu dat a koordinaci služeb. Výhodou je také možnost hostování v krajském datovém centru nebo státním cloudu, čímž se posílí suverenita nad daty a zvýší se úroveň kybernetické bezpečnosti. OpenDesk by tak krajům umožnil vytvořit konzistentní digitální pracovní prostředí, které bude podporovat otevřenost, sdílení a jednotnou správu uživatelů napříč organizacemi.

Na krajské úrovni může implementace openDesk narážet na problémy zejména v rozdílné technické vybavenosti a připravenosti jednotlivých krajských úřadů i jejich příspěvkových organizací. Potíže mohou vzniknout při integraci s již používanými lokálními informačními systémy (např. ekonomickými či personálními), které často fungují na proprietárních platformách a nemusí být připravené na otevřené standardy. Výzvou je také zajištění dostatečných kapacit pro správu a bezpečnost – menší kraje nemusí mít vlastní odborníky a budou muset spoléhat na externí podporu, což může prodražit provoz. Rizikem je rovněž odlišná míra digitalizační vyspělosti mezi kraji, která může vést k nerovnoměrnému zavádění řešení a komplikovat sdílení dobré praxe. Neméně důležitým problémem je i management změn – přesvědčit stovky zaměstnanců, aby přešli na nové nástroje, vyžaduje čas, školení a stabilní podporu, jinak hrozí odpor k využívání platformy a návrat k paralelním nástrojům.

Na místní/obecní úrovni by openDesk mohl poskytnout obcím a městům dostupné a bezpečné digitální pracovní prostředí, které by sjednotilo základní kancelářské nástroje bez nutnosti drahých proprietárních řešení. Menší úřady by mohly využívat Nextcloud pro sdílení dokumentů a bezpečnou výměnu souborů mezi úředníky a občany, Collabora Online pro přípravu a úpravy úředních dokumentů, Element (Matrix) pro interní i meziměstskou komunikaci či OpenProject pro řízení menších projektů, například v oblasti rozvoje obce nebo dotačních programů. Obzvláště využitím Collabora Online místo MS Office by mohlo dojít v malých obcích ke značné úspoře nákladů a implementace by nemusela být ani příliš složitá, uživatelské rozhraní obou aplikací je navíc velmi podobné a přechod by pro zaměstnance nebyl příliš náročný. Díky možnosti hostování v obecním datovém centru, společném regionálním cloudu nebo jako službu sdílenou mezi více obcemi by se snížily náklady na IT infrastrukturu a zároveň posílila kontrola nad daty. OpenDesk by tak obcím umožnil jednoduše digitalizovat běžnou agendu, zefektivnit spolupráci mezi odbory i s občany a zvýšit transparentnost místní samosprávy.

Na místní úrovni mohou implementaci openDesk komplikovat především omezené finanční a personální zdroje menších obcí, které často nemají vlastní IT oddělení ani odborníky schopné platformu samostatně spravovat. Problémem může být i nedostatečná technická infrastruktura, například zastaralé počítače, pomalé internetové připojení nebo chybějící zabezpečené servery, což by mohlo omezit spolehlivý provoz. Další výzvou je nízká digitální gramotnost části zaměstnanců obecních úřadů, která může zpomalit adaptaci na nové nástroje a vyžadovat rozsáhlé školení. U menších samospráv hrozí také riziko, že při zavedení openDesk budou i nadále využívat paralelní komerční nebo neformální nástroje (např. e-mailové služby zdarma), což by snižovalo efektivitu a bezpečnost celého řešení. V neposlední řadě může bránit hladkému zavedení i neochota měnit dlouhodobě zažité postupy, zvlášť v prostředí, kde digitalizace není vnímána jako priorita. I přes uvedená rizika se právě malé obce jeví jako subjekty, které by z openDesku mohly těžit nejvíce. Obzvláště to platí u modulu Collabora Online, kterým by mohly jednoduše nahradit v současnosti využívaný balík MS Office a pokud by se jim tento modul osvědčil, tak mohou postupně implementovat další části.

Jako pilotní projekt by mohlo sloužit, pokud by se v rámci omezeného prostoru buď DIA, případně pouze sekce Hlavního architekta, relevantní komponenty vyzkoušely v reálné praxi. Nabízí se například komponenta Element pro chat. V současnosti na DIA není využívána jedna konkrétní aplikace pro instant messaging a jeho funkci částečně supluje MS Teams, nicméně pro operativní domluvu s kolegy v rámci úřadu není MS Teams příliš praktický vzhledem k příliš širokému záběru (videokonference, sdílení dokumentů apod.) a poměrně nepřehlednému seskupování do týmů. V tomto ohledu se tedy Element jeví jako velmi zajímavá alternativa, kterou by bylo minimálně zajímavé otestovat, třeba i v rámci menšího týmu.

Za vyzkoušení by jistě stála i komponenta Collabora Online, díky které bychom mohli posoudit její reálnou využitelnost v praxi. V současnosti je v rámci DIA, ale troufám si říct i v drtivé většině české státní správy, využíván Microsoft Office, který nabízí poměrně širokou paletu možností v oblasti práce s textem, tvorbou prezentací a tabulek. Klíčovým prvkem je poté možnost online spolupráce v reálném čase na konkrétním dokumentu a s tím související průběžné ukládání rozdělané práce do cloudu. Jedná se o zásadní vlastnosti, které velmi usnadňují práci a rozhodně by bylo zajímavé zjistit, zda open source alternativa tyto funkcionality taktéž obsahuje a na kolik jsou spolehlivé. Z hlediska úředníka je kancelářský software hlavním pracovním nástrojem a jeho ergonomie a použitelnost je pro jeho produktivitu nesmírně důležitá.

Třetím klíčovým prvkem práce úředníka je e-mail. OpenDesk v této oblasti nabízí 3 komponenty, které by potenciálně mohly nahradit v současnosti zřejmě nejvíce využívaný Microsoft Outlook. Konkrétně se jedná o OX Calendar, OX Contacts a OX App Suite.

Na základě předchozí kapitoly nabízím návrh konkrétní roadmapy / akčního plánu aktivit, které by bylo možné realizovat v následujícím období.

Fáze 1 – Ověření v praxi (0 – 12 měsíců) Vybrat 1-2 komponenty k provedení pilotu (např. Element pro chat nebo Collabora Online pro dokumenty). Pilotně nasadit v malém rozsahu – např. v rámci jednoho odboru na DIA. Zajistit základní školení uživatelů a jednoduchý helpdesk pro řešení problémů. Sledovat základní metriky: počet aktivních uživatelů, spokojenost, technické problémy. Vyhodnotit, zda komponenty odpovídají potřebám úředníků.

Fáze 2 – Rozšíření pilotu (12 – 24 měsíců) Rozšířit testování na několik útvarů v rámci DIA + zapojit 1 ministerstvo či krajský úřad. Ověřit integrace s běžně využívanými systémy (e-mail, sdílení souborů, spisová služba). Připravit jednoduchou metodiku nasazení – krátký manuál s doporučeným postupem. Zajistit menší workshop pro další úřady, aby se sdílely zkušenosti.

Fáze 3 – Dobrovolné zapojování dalších institucí (24 – 36 měsíců) Umožnit dalším ministerstvům, ústředním správním úřadům, krajům a obcím, které mají zájem, připojit se a vyzkoušet vybrané komponenty. Stanovit a nabídnout centrální podporu hostingu (např. přes státní cloud nebo krajské datové centrum). Poskytnout školení správcům IT a vybraným uživatelům. Sledovat, jaké jsou úspory a kde se objevují hlavní bariéry.

Fáze 4 – Vyhodnocení a další rozhodnutí (36 a více měsíců) Vyhodnotit reálné přínosy (náklady, spokojenost, využívání). Rozhodnout, zda openDesk má smysl rozšiřovat systematicky, nebo ponechat jako doporučenou alternativu pro zájemce. Pokud se osvědčí: připravit postupný plán adopce na dalších ministerstvech a úřadech.

Pro jednotlivé fáze by bylo možné využít následující KPI, díky kterým by bylo možné sledovat a vyhodnocovat úspěšnost zavádění jednotlivých komponent a realizaci souvisejících aktivit.

Fáze 1 – cíl: Ověřit použitelnost vybraných komponent

Fáze 2 – cíl: Testovat integrace a připravit metodiku

Fáze 3 – cíl: Umožnit dalším úřadům, krajům a obcím openDesk vyzkoušet

Fáze 4 – cíl: Vyhodnotit přínosy a rozhodnout o dalším rozšíření

Software s otevřeným zdrojovým kódem dnes nabízí daleko větší možnosti než v minulosti a úroveň jeho použitelnosti v rámci státní správy se v posledních letech značně zvyšuje. Státy si postupně uvědomují rizika plynoucí z přílišné závislosti na proprietárním software a jeho dodavatelích. Projekt openDesk by mohl být velmi dobře využitelný i v rámci české státní správy a aplikace ať už celého balíku, případně pouze některých komponent, by mohl mít pozitivní dopad jak na veřejné rozpočty, tak i na snížení závislosti na současných dodavatelích software. Česká státní správa by mohla být nezávislejší a zároveň by mohla být dobrým příkladem ostatním zemím v rámci EU. To by vedlo k rozšiřování komunity open source software, jejíž velikost je naprosto klíčová pro udržování softwaru při životě, jeho další rozvoj a poskytování zpětné vazby vývojářům.

Některé kapitoly byly částečně zpracovány za využití ChatGPT.