Metodický pokyn k řízení záměru (projektu) IT/ICT pro digitální zmocněnce Ústředními správní úřady

Primárně je materiál určen „Digitálním zmocněncům“ ústředních správních úřadů a vedoucím pracovníkům IT:

• Ředitel IT odboru
• Vedoucí IT oddělení

Materiál je ovšem doporučen k seznámení dalším pracovníkům v členění dle pozic/rolí níže:

• Digitální zmocněnec
• Enterprise Architekt, konzultant, analytik
• Manažer kvality (QA)
• Manažer kybernetické bezpečnosti
• Manažer provozu
• Právník
• Projektový manažer
• Rozpočtový specialista
• Vedení úřadu (předseda, státní tajemník, náměstek ekonomické sekce)
• Vlastník agendy/procesu
• Zakázkář

Tento dokument má několik hlavních cílů:

• Sjednotit pohled na IT záměr pojmenováním hlavních procesních resp. pracovních kroků od detekce potřeby změny přes přípravu, realizaci, provoz až po ukončení provozu (tyto kroky lze rovněž pojmenovat „pracovními balíčky“).
• Jasně nastavit pravidla pro vedení závazných centrálních evidencí v jednotlivých krocích vlákna, nezbytných pro řízení Informační koncepce ČR (IKČR) i Informační koncepce ústředního správního úřadu. Zároveň poskytnout informaci o stavu jednotlivých systémů, které zajišťují/budou zajišťovat koordinaci a řízení IKČR/eGovernmentu.
• Vytvořit informační rozcestník vazeb vlákna záměru na hlavní legislativní dokumenty a důležité metodiky.
• Popsat vlákno záměru v kontextu metod řízení Informačních koncepcí ČR/úřadu a v kontextu celkového řízení IT/ICT, ve kterém probíhá současně svazek takových vláken v různých stavech, včetně vazby na další metodické dokumenty (např. „Metody řízení ICT“, normy ITIL a IT4IT atd.).

• Klíčovým pojmem pro tento materiál je tzv. „vlákno záměru“. Vláknem záměru nazýváme základní proces konkrétní změny v IT, který je samostatně řiditelný, samostatně rozpočtovaný a definovaný svým výstupem – typicky novým informačním systémem, významnou změnou stávajícího informačního systému, jeho dílčí části, způsobu provozování IS (přechod na cloud), změnou procesů podporovaných informačním systémem apod. Vše co podléhá usnesení vlády č.86/2020 je předmětem záměru, který je dokumentován v katalogu Digitálního Česka.
• Vlákno záměru – logická posloupnost procesních resp. pracovních kroků (činností, aktivit a jejich výstupů) spouští typicky požadavek vedení na změnu IT podpory klientů úřadu (digitální služba), nebo změna podpory vnitřní agendy/procesu úřadu. Vlákno je v praxi často vyvoláno změnou legislativy.
• Pro vlákno platí, že některé kroky pro některé záměry nemusí být relevantní (např. změna legislativy) a některé kroky lze provádět souběžně, ale nelze měnit pořadí kroků.
• Zároveň platí, že následující krok „dědí“ vlastnosti a výstupy kroku předcházejícího. Např. je-li legislativní předpis relevantní pro krok 3, přirozeně se předpokládá jeho relevance pro výstupy kroků 4, 5, 6 atd.
• Celkové řízení digitální transformace/IT je pak cyklický proces (smyčka), zahrnující strategické řízení (řízení informační koncepce), řízení celého svazku všech vláken v různých stavech (různých krocích), podpůrných procesů (řízení zdrojů, kvality, celková kybernetická bezpečnost) a uzavření smyčky zpětné vazby (z měření a hodnocení zpět ke změně koncepce a plánování). Tento cyklus a řízení celkového svazku vláken je v souladu s „Metodami řízení ICT“, vydanými MV ČR viz. diagram v příloze.

Mapa celkového kontextu vlákna

V této kapitole jsou popsány povinnosti a doporučení, které se vážou na jednotlivé evidence spojené s řízením vlákna. Většina, nikoli však všechny, jsou uvedené na předchozím schématu.

Popis je proveden v číslovaném seznamu, který je totožný s jednotlivými kroky/etapami cyklu:

1. V rámci prvního kroku se úřadům doporučuje zavést jednotnou (strukturovanou) evidenci požadavků na změny v oblasti digitalizace. Evidence by měla detekovat připravované změny v legislativě vč. předpokládaného termínu účinnosti změny. Rovněž by měla zahrnovat vnější požadavky na změny, a to ze zpětné vazby od klientů služeb úřadu (vč. jiných úřadů), i požadavků vyplývajících z povinností dobrého hospodáře (hodnocení efektivity a výkonnosti agend a procesů úřadu), nebo ze změny strategií a koncepčních dokumentů (např. Informační koncepce ČR, Informační koncepce úřadu a dalších obdobných dokumentů). Správcem takové evidence by měl být digitální zmocněnec úřadu, do evidence by měly přispívat všechny organizační složky úřadu a obsah by měl být předmětem jednání vedení úřadu alespoň 1x za čtvrtletí. Doporučuje se rovněž tyto požadavky – pokud z nich již vyplývá záměr změny (byť prozatím částečně nejasný) – přeformulovat do záměru a tento zaevidovat ve formě evidenčního listu záměru v katalogu „Digitální Česko“, ve stavu D - „Námět“. To umožní konzultovat a zpřesňovat záměr s pracovníky „Kompetenčního centra programu Digitální Česko“. Z hlediska struktury popisu záměru postačuje název záměru, nepovinně pak jeho popis a kontaktní osobu.
2. Druhým krokem je kvalifikace záměru, převážně, ale nikoli výlučně, uvnitř úřadu. Záměr je v této etapě nutné podrobněji strukturovaně popsat, vč. identifikace spolupracujících úřadů. Záměr získává v katalogu Digitálního Česka stav C – „Koncept“. Kvalifikaci schvaluje obvykle vedení úřadu na návrh digitálního zmocněnce. Kvalifikované záměry (koncepty) již vstupují do implementačních plánů Digitálního Česka, proto je dokumentace záměru ve stavu konceptu (C) v katalogu „Digitální Česko“ povinná. Strukturovaný popis záměru ve stavu konceptu musí minimálně obsahovat tyto údaje:
   • Název záměru
   • Stručný popis záměru
   • Časové rozlišení realizace změny (datum od-do s přesností odhadu na čtvrtletí)
   • Cíl „Digitálního Česka“ (více cílů), který záměr plní. Pozn. V rámci návazné interní evidence úřadu je důležité záměr navázat na cíle informační koncepce úřadu, popř. cíle jiných strategických a koncepčních dokumentů.
   • Gesční úřad (výčet spolupracujících úřadů, je-li relevantní)
   • Odpovědnou a kontaktní osobu
   • Odhad celkových externích výdajů na realizaci změny
   • Odhad externích výdajů na udržitelnost po dobu provozu (na 4 roky od ukončení realizace)
3. Úprava legislativy – krok nemusí být součástí životního cyklu všech záměrů. Je potřeba dodržovat Legislativní pravidla vlády a související Obecné zásady pro hodnocení dopadů (RIA) a postupovat podle Zásad pro tvorbu digitálně přívětivé legislativy.
   • Evidence v gesci Legislativní rady vlády
     • Pokud je v plánu zpracování nové zákonné normy, musí být záměr zanesen do Plánu legislativních prací vlády, popř. do Výhledu legislativních prací vlády
     • Pokud záměr souvisí s implementací Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU), potom má být součástí Přehledu implementačních prací vlády
     • Pokud je potřeba vytvořit nebo změnit vyhlášku, je potřeba ji zařadit do Plánu přípravy vyhlášek
   • Evidence dopadů změny legislativy v rámci katalogu programu Digitální Česko
     • Podle postupu prací aktualizujte a zpřesňujete evidované údaje v Katalogu záměrů, zejména případné změny v termínech realizace.
     • Doplňte k záměru úlohu (ticket) RIA a připojte do něj zpracovaný formulář RIA viz https://ria.vlada.cz/dokumenty/
   • Významné milníky z hlediska životního cyklu záměru:
     • Schválení návrhu nové legislativy vládou jako vládního návrhu – je možné postoupit k dalším pracím, které jsou spojeny s přípravou investičních výdajů
     • Schválení legislativy Parlamentem České republiky a podepsání Prezidentem České republiky – je nutné kontrolovat změny, mezi vládou schváleným návrhem a finálním znění legislativy a zohlednit tyto změny při další realizaci
4. Kvalifikace záměru v kontextu IKČR a OHA – příprava podkladů pro rozhodnutí OHA. Tento krok je rovněž závislý na povaze záměru. Zpracování formuláře OHA a získání stanoviska OHA MV se řídí ustanoveními zákona 365/2000 Sb. (viz tabulka v další kapitole). V případě nejasností konzultujte záměr s Odborem hlavního architekta MV ČR. Zpracované formuláře v současnosti nemají vazbu na evidenci záměru v katalogu Digitální Česko, nicméně se do budoucna počítá s elektronizací formulářů OHA a integrací obou evidencí.
5. Alokace finančních zdrojů pro záměr (rozpočet vs. ESF fondy, provozní vs. investiční výdaje), ohlášení vládě. V tomto kroku je nutné znát způsob financování záměru (rozpočtová kapitola, ESF+nezpůsobilé výdaje v rozpočtu, nadpožadavky..). Z hlediska evidence v katalogu DČ je důležité znát nejen realizační výdaje, ale rovněž výdaje na udržitelnost záměru, pracnost realizace (interní) a pracnost udržitelnosti (interní). Z těchto podkladů lze poté kalkulovat celkové náklady na vlastnictví (TCO). Nutnou součástí evidence je formulář ohlášení záměru učinit výdaj dle usnesení vlády č.86/2020. Formulář lze vygenerovat jako úlohu v katalogu DČ.
6. Příprava realizace (další nutná stanoviska, veřejná soutěž). V tomto kroku dominuje většinou příprava zadávací dokumentace dle ZVZ. Důležitou součástí mohou být analýzy a stanoviska týkající se kybernetické bezpečnosti záměru jako celku a podklady pro rozhodnutí o realizaci záměru v Cloudu nebo On Premise.
7. Realizace záměru (projektové řízení realizace). Pro všechny záměry evidované v evidenci DČ záměry je nezbytné jmenovat odpovědnou osobu za realizaci a doporučuje se aplikace standardní metodiky řízení projektu v souladu s mezinárodními standardy (PMI, PRINCE2).
8. Ukončením realizace se uzavírá hlavní implementační část záměru, ve které musí proběhnout především předem stanovené akceptační testy. Akceptační testy nesmí být pouhou formalitou, ale musí otestovat skutečnou funkčnost výstupu záměru, který bude věcný správce přebírat. S ukončením realizace souvisí také dopracování dokumentace, předání výsledků projektu do provozu, převzetí realizovaného záměru od projektového týmu provozním týmem. Viz doporučení ITIL procesní blok č. 3.Vždy by měly obsahovat:
   • Název akceptačního testu
   • Popis akceptačního testu
   • Soubor kroků a milníků akceptačního testu s očekávaným vstupem a výstupem
   • Zodpovědnou osobu za akceptaci
9. V tomto kroku je nutné dopracovat provozní dokumentaci, a to dle požadavků zákona 365/2000 Sb. a vyhlášky 360/2023 Sb. https://www.e-sbirka.cz/sb/2023/360 a nastavit odpovědnosti za provozní činnosti (procesy). V této etapě se také začínají sledovat stanovená SLA, KPI a další ukazatele, které hodnotí, zda výstup záměru pracuje tak, jak bylo navrženo a odsouhlaseno akceptačními testy. Viz. ITIL procesní blok č. 4.
10. Provoz, provozní dohled, realizace drobných změn a provozní podpora. Pro provoz je doporučením řídit se standardy ITIL (řízení kontinuity, konfigurací, incidentů, problémů atd.)
11. Hodnocení provozu. Součástí hodnocení provozu by měla být hodnotící zpráva.
12. Ukončení životního cyklu a vyřazení. Důležité je zejména vyřazení z evidence ISVS v RPP.

Relevance dokumentu ke kroku vlákna je označena křížkem, následující kroky tuto relevanci dědí:

„Povinné“ zapojení je označeno „P“, doporučené zapojení je označeno „D“:

Tento check-list shrnuje jednotlivé pracovní balíčky definované v „životním cyklu záměru ICT“. Ačkoliv jsou jednotlivé balíčky očíslované a seřazeny tak, aby byla zřejmá jejich souslednost, nemusí každý ICT záměr splnit každý pracovní balíček. Důležité je pouze je projít a zajistit všechny potřebné výstupy a vstupy, pokud jsou pro daný ICT záměr relevantní.