Total cost of ownership (Celkové náklady vlastnictví)

Pro hodnocení projektových záměrů, pro porovnání různých variant řešení ICT projektů mezi sebou, pro sledování a řízení nákladů služeb aktuálně provozovaných ICT řešení a další manažerské účely se ve veřejné správě ČR využívá metoda výpočtu celkových nákladů vlastnictví (TCO), resp. u externě provozovaných ICT služeb metodika de facto celkových nákladů užití ICT služby.

TCO objasňuje úplnou strukturu nákladů, spojených s životním cyklem ICT řešení a jejich služeb. Přináší nový pohled na řízení informatiky VS, vnáší tak do sledování a řízení ICT jednotný nákladů řád, umožňuje manažerům ICT se v problematice orientovat a rozvíjet tzv. controlling ICT služeb. Podstatou controllingu obecně (jako manažerského, interního účetnictví) je doplnění řízení peněžních výdajů v externím účetnictví (rozpočetnictví) o mnohem účinnější řízení spotřeby zdrojů, viz následující kapitola. Zaměřuje pozornost manažerů od okamžiků a míst, kdy a kde odcházejí výdaje do okamžiků a míst, kdy a kde se spotřebovávají zdroje. Snížením spotřeby zdrojů dojde následně (příště) ke snížení výdajů.

Zde uvedený popis představuje jednotnou znalostní základnu pro všechny případy a účely hodnocení a interpretace hodnoty ICT služeb, řešení či projektů ve VS ČR. Jedním z klíčových principů je, že samotné výdaje nebo celkové náklady na pořízení ICT služby musí být počítány tak, aby umožňovaly z tohoto pohledu rovnost a srovnatelnost všech způsobů pořízení služby, ať již jako investici do řešení nebo nákup software jako služby (SaaS) nebo libovolné kombinace nebo mezistupně mezi těmito formami pořízení a užívání ICT služby. Aby byly služby a investice lépe srovnatelné, je uvažováno vždy standardně 5 leté období užívání služby (v odůvodněných případech období kratší), do něhož je možné rozložit výši vstupních výdajů řešení budovaného jako majetek (investice).

Celkové náklady TCO musí pokrývat všechny kategorie nákladů dle jejich účelového členění podle všech životních fází s projektem (záměrem) spojeného řešení za dobu přípravy, pořízení, realizace (vývoje), úprav a zavedení ICT služeb předmětného řešení a za těchto 5 let jeho užívání, provozu, údržby a rozvoje, s výjimkou těch kategorií, které metodika TCO pro tento účel pro zjednodušení záměrně opomíjí.

Pro jednotlivé účely použití se stanovuje různá míru zjednodušení, přičemž se některé kategorie nákladů záměrně nezahrnují do výpočtu, například režijní a další typy nákladů na zdroje, které se sice podílejí na každé interně zajišťované ICT službě, ale které by byly obtížně zjistitelné nebo obtížně rozpočítatelné z paušální částky na jednotlivé ICT služby. Jde o některé provozní režie (například náklady na elektrickou energii, vytápění a chlazení datových center, datovou konektivitu, na spotřební materiál) a správní režie (například náklady na management instituce a ICT, na správu budov atd.).

Náklad. kategorie	Nákladová komponenta	Nákladový prvek
A. Předběžné analýzy, tvorba zadání, výběr řešení a dodavatele – náklady nákupního procesu	A1. Projektový záměr a úvodní studie (studie proveditelnosti, feasibility study, zadávací dokumentace, marketingový průzkum trhu)
A2. Práce spojené s výběrem SW aplikace a jejího dodavatele a výběrem HW a jeho dodavatelů
B. Nákup SW a HW pro projekt (ne v případě SaaS)	B1. Stavební, provozní a komunikační infrastruktura	B1.1 Stavební infrastruktura
B1.2 Provozní technologie (vytápění, chlazení, zabezpečení, apod.)
B1.3 Napojení na externí komunikační sítě
B2. IT technologie (HW a interní sítě)	B2.1 Výpočetní HW
B2.2 Interní síťový HW
B2.3 Koncová zařízení uživatele
B3. Licence systémového SW – základní SW nutný pro provoz aplikace (OS, SŘBD atd.)	B3.1 Serverový systémový SW
B3.2 Systémový SW pro koncová zařízení uživatele
B4. Licence vývojového SW prostředí pro vývoj aplikace, nebo pro úpravy standardního SW
B5. Pořízení aplikačního SW	B5.1 Licence balíkového řešení
B5.2 Nákup vývoje na míru
B5.3 Vývoj vlastními silami
C. Analýza, vývoj, implementace a zkušební provoz	C1. Vedení projektu vývoje a implementace na straně instituce VS (i dodavatele)
C2. Vypracování celkové architektury řešení, vč. návrhu procesního chování budoucího řešení
C3. Náklady organizačních a procesních změn vyvolaných zavedením ICT služby
C4. Oživení HW a systémového SW vývojového a implementačního prostředí
C5. Vývoj a programové úpravy aplikace
C6. Customizace (nastavení parametrů) aplikace
C7. Integrace aplikace na ostatní aplikace
C8. Pořízení dat, migrace dat
C9. Testování (funkcionality, vazeb na jiné aplikace, výkonu, spolehlivosti, bezpečnosti)
C10. Školení uživatelův projektu (započítávají se pouze náklady na vlastní školení, nikoliv časová ztráta školených zaměstnanců)
C11. Akceptace a ověřovací provoz
D. Provoz a podpora řešení HW a SW (ne v případě SaaS)	D1. Provoz a podpora aplikací (service desk / podpora uživatelů při provozu aplikace – řešení incidentů a problémů)	Aplikační monitoring
Administrace aplikací
Problém management aplikací
Software Change Management aplikací
Aplikační Service Desk &
Incident Management
Všeobecné a administrativní náklady pro provoz aplikací
D2. Provoz a podpora IT technologií (administrátoři, správci, technici na administraci aplikace, systému a sítě, řízení konfigurace a kapacit, řízení dostupnosti a dalších dohodnutých parametrů služby)	System Monitoring
System Administration
System Problem Management
Software Change Management
System Service Desk &
Incident Management
General/Administrative Costs
for System Operations
D3. Provoz a podpora technologie datových center a komunikační infrastruktury
E. Hardware/Software údržba a průběžné úpravy (ne v případě SaaS)	E1. Poplatky za roční standardní údržbu (maintenance) HW a prvků infrastruktury
E2. Poplatky za roční standardní údržbu (maintenance, typicky právo upgrade) vývojového, provozního i systémového SW
E3. Poplatky za roční standardní údržbu (maintenance, typicky právo upgrade) aplikačního SW
E4. Úpravy/rozvoj aplikace (nad standardní údržbu) – průběžné (interní, liniově řízené)
F. Projekty postupné inovace a zlepšování	F1. Funkční (procesní) inovační rozvojové projekty
F2. Technologické rozvojové projekty
(plánované)	F3. Roll-out projekty (rozšíření na další uživatele, organizace)
F4. Projekty optimalizace řešení (např. konsolidace HW)
G. Projekty upgrade (pokud jsou plánovány)	G1. Projekty aplikačního upgrade
G2. Projekty upgrade systémového SW
G3. Projekty technologického upgrade
G2. Projekty infrastrukturního upgrade
H. Zvýšené náklady užívání řešení (pokud se vyskytnou)	H1. Náklady ze ztráty produktivity	H1.1 Tréninky
H1.2 Odstávky a výpadky
H2. Náklady spojené s užíváním řešení	H2.1 Pokles výkonnosti a efektivity v souvislosti s novým řešením
I. Útlum, konzervace a ukončení řešení	I1. Archivace, zakonzervování a útlum řešení
I2. Příprava dat pro migraci z řešení při ukončení
I1. Likvidace komponent řešení
X. Licence, HW, provoz, podpora, údržba, průběžný rozvoj - vše v subskripci (pouze SaaS)	X1. Předplatné služby
Z. Ostatní, do fází životního cyklu nerozlišitelné režijní náklady	Z1. Provozní režie, Z2. Správní režie

Případ užití TCO pro porovnání ekonomické výhodnosti provozu informačního systému

Hlavním cílem užití TCO pro pořízení a provoz ICT služeb v rámci Government Cloudu je vytvořit praktický nástroj pro potřeby zákazníků eGC k posouzení ekonomické výhodnosti pořízení a provozu požadované ICT služby v prostředí eGC. Dílčí cíle vedoucí k naplnění hlavního cíle jsou:

Přehledné vymezení (definice) všech relevantních nákladů, které jsou uplatňovány jak při pořízení, tak při provozu ICT služeb v režimu on-premise (tzn. pořízení veškerého HW a SW potřebného pro poskytování dané ICT služby do vlastního majetku.)

Popis nákladových položek, který bude plnit roli návodu a umožní zákazníkovi eGC stanovit relevantní hodnoty jako vstupy do kalkulace ekonomické výhodnosti.

Stanovení hodnot pro ty nákladové položky, které lze obecně uplatnit pro každou kalkulaci ICT služby napříč potřebami všech zákazníků eGC. Tyto údaje mají doporučující charakter a vycházejí z příkladů praxe, zkušeností některých potenciálních zákazníků eGC s kalkulací nákladů ICT služeb v předešlých letech, nebo z legislativního vymezení.

Porovnání ekonomické výhodnosti ICT služby v režimu on-premise s provozem ICT služby v prostředí eGC, a to na všech požadovaných úrovních (SaaS, PaaS, IaaS – podle povahy ICT služby).

Určení celkové ekonomické hodnoty požadované ICT služby, která bude podkladem pro zadávací dokumentaci a následnou veřejnou zakázku na ICT služby.

Forma je založená na přehledném kalkulátoru nákladů ICT služeb, umístněných v logických nákladových skupinách. Nákladové skupiny vycházejí z metodiky procesního modelování agend Kalkulace TCO a posouzení ekonomické výhodnosti jednotlivých variant je povinným vstupem před každým plánovaným pořízením ICT služby u všech zákazníků eGC.

Zvýrazněné položky jsou odlišné od obecné definice TCO.

Náklad. kategorie	Nákladová komponenta	Nákladový prvek
A. Předběžné analýzy, tvorba zadání, výběr řešení a dodavatele – náklady nákupního procesu	A1. Projektový záměr a úvodní studie (studie proveditelnosti, feasibility study, zadávací dokumentace, marketingový průzkum trhu)
A2. Práce spojené s výběrem SW aplikace a jejího dodavatele a výběrem HW a jeho dodavatelů
B. Nákup SW a HW pro projekt (ne v případě SaaS)	B1. Stavební, provozní a komunikační infrastruktura	B1.1 Stavební infrastruktura
B1.2 Provozní technologie (vytápění, chlazení, zabezpečení, apod.)
B1.3 Napojení na externí komunikační sítě
B2. IT technologie (HW a interní sítě)	B2.1 Výpočetní HW
B2.2 Interní síťový HW
B2.3 Koncová zařízení uživatele
B3. Licence systémového SW – základní SW nutný pro provoz aplikace (OS, SŘBD atd.)	B3.1 Serverový systémový SW
B3.2 Systémový SW pro koncová zařízení uživatele
B4. Licence vývojového SW prostředí pro vývoj aplikace, nebo pro úpravy standardního SW
B5. Pořízení aplikačního SW	B5.1 Licence balíkového řešení
B5.2 Nákup vývoje na míru
B5.3 Vývoj vlastními silami
C. Analýza, vývoj, implementace a zkušební provoz	C1. Vedení projektu vývoje a implementace na straně instituce VS (i dodavatele)
C2. Vypracování celkové architektury řešení, vč. návrhu procesního chování budoucího řešení
C3. Náklady organizačních a procesních změn vyvolaných zavedením ICT služby
C4. Oživení HW a systémového SW vývojového a implementačního prostředí
C5. Vývoj a programové úpravy aplikace
C6. Customizace (nastavení parametrů) aplikace
C7. Integrace aplikace na ostatní aplikace
C8. Pořízení dat, migrace dat
C9. Testování (funkcionality, vazeb na jiné aplikace, výkonu, spolehlivosti, bezpečnosti)
C10. Školení uživatelův projektu (započítávají se pouze náklady na vlastní školení, nikoliv časová ztráta školených zaměstnanců)
C11. Akceptace a ověřovací provoz
C.12 Kybernetická bezpečnost
C.13 Ostatní – externí náklady na implementaci v cloudu
D. Provoz a podpora řešení HW a SW (ne v případě SaaS)	D1. Provoz a podpora aplikací (service desk / podpora uživatelů při provozu aplikace – řešení incidentů a problémů)	Aplikační monitoring
Administrace aplikací
Problém management aplikací
Software Change Management aplikací
Aplikační Service Desk &
Incident Management
Všeobecné a administrativní náklady pro provoz aplikací
D2. Provoz a podpora IT technologií (administrátoři, správci, technici na administraci aplikace, systému a sítě, řízení konfigurace a kapacit, řízení dostupnosti a dalších dohodnutých parametrů služby)	System Monitoring
System Administration
System Problem Management
Software Change Management
System Service Desk &
Incident Management
General/Administrative Costs
for System Operations
D3. Provoz a podpora technologie datových center a komunikační infrastruktury
E. Hardware/Software údržba a průběžné úpravy (ne v případě SaaS)	E1. Poplatky za roční standardní údržbu (maintenance) HW a prvků infrastruktury
E2. Poplatky za roční standardní údržbu (maintenance, typicky právo upgrade) vývojového, provozního i systémového SW
E3. Poplatky za roční standardní údržbu (maintenance, typicky právo upgrade) aplikačního SW
E4. Úpravy/rozvoj aplikace (nad standardní údržbu) – průběžné (interní, liniově řízené)
E.5 Poplatky za roční standardní údržbu komunikační infrastruktury
E.6 Poplatky za roční údržbu HW/SW Appliance
E.7 Poplatky za roční údržbu Databáze
E.8 Poplatky za roční údržbu Middleware
E.9 Poplatky za roční údržbu Vývojového software
F. Projekty postupné inovace a zlepšování	F1. Funkční (procesní) inovační rozvojové projekty
F2. Technologické rozvojové projekty
(plánované)	F3. Roll-out projekty (rozšíření na další uživatele, organizace)
F4. Projekty optimalizace řešení (např. konsolidace HW)
G. Projekty upgrade (pokud jsou plánovány)	G1. Projekty aplikačního upgrade
G2. Projekty upgrade systémového SW
G3. Projekty technologického upgrade
G2. Projekty infrastrukturního upgrade
H. Zvýšené náklady užívání řešení (pokud se vyskytnou)	H1. Náklady ze ztráty produktivity	H1.1 Tréninky
H1.2 Odstávky a výpadky
H2. Náklady spojené s užíváním řešení	H2.1 Pokles výkonnosti a efektivity v souvislosti s novým řešením
I. Útlum, konzervace a ukončení řešení	I1. Archivace, zakonzervování a útlum řešení
I2. Příprava dat pro migraci z řešení při ukončení
I1. Likvidace komponent řešení
X. Licence, HW, provoz, podpora, údržba, průběžný rozvoj - vše v subskripci (pouze SaaS)	X1. Předplatné služby
Z. Ostatní, do fází životního cyklu nerozlišitelné režijní náklady	Z1. Provozní režie, Z2. Správní režie, Z3. Kybernetická bezpečnost	Původně zahrnutá provozní a správní režie (Z1. a Z2.) jsou součástí nákladů na jednotlivé role viz kalkulátor „Úvodní parametry“.

Rozhodujícím kritériem pro využití služeb eGC je kalkulace a porovnání TCO jednotlivých IS v modelu provozu on-premise (na vlastní infrastruktuře) a s využitím služeb eGC. K oběma způsobům stanovení bezpečnosti a ekonomické náročnosti vznikly metodické pomůcky pro její stanovení:

Metodika

Pomocný excel

Případ užití TCO pro žádost o stanovisko odboru Hlavního architekta eGovernmentu

Tento případ užití se vztahuje na potřebu a povinnost, která je blíže rozpracována v Informacích ke schvalování projektů eGovernmentu. Týká se především orgánů veřejné správy a ústředních správních úřadů včetně organizací v jejich působnosti. Celkový popis je uveden v samostatné metodice.

Náklad. kategorie	Nákladová komponenta	Nákladový prvek
A. Předběžné analýzy, tvorba zadání, výběr řešení a dodavatele – náklady nákupního procesu	A1. Projektový záměr a úvodní studie (studie proveditelnosti, feasibility study, zadávací dokumentace, marketingový průzkum trhu)
A2. Práce spojené s výběrem SW aplikace a jejího dodavatele a výběrem HW a jeho dodavatelů
B. Nákup SW a HW pro projekt (ne v případě SaaS)	B1. Stavební, provozní a komunikační infrastruktura	B1.1 Stavební infrastruktura
B1.2 Provozní technologie (vytápění, chlazení, zabezpečení, apod.)
B1.3 Napojení na externí komunikační sítě
B2. IT technologie (HW a interní sítě)	B2.1 Výpočetní HW
B2.2 Interní síťový HW
B2.3 Koncová zařízení uživatele
B3. Licence systémového SW – základní SW nutný pro provoz aplikace (OS, SŘBD atd.)	B3.1 Serverový systémový SW
B3.2 Systémový SW pro koncová zařízení uživatele
B4. Licence vývojového SW prostředí pro vývoj aplikace, nebo pro úpravy standardního SW
B5. Pořízení aplikačního SW	B5.1 Licence balíkového řešení
B5.2 Nákup vývoje na míru
B5.3 Vývoj vlastními silami
C. Analýza, vývoj, implementace a zkušební provoz	C1. Vedení projektu vývoje a implementace na straně instituce VS (i dodavatele)
C2. Vypracování celkové architektury řešení, vč. návrhu procesního chování budoucího řešení
C3. Náklady organizačních a procesních změn vyvolaných zavedením ICT služby
C4. Oživení HW a systémového SW vývojového a implementačního prostředí
C5. Vývoj a programové úpravy aplikace
C6. Customizace (nastavení parametrů) aplikace
C7. Integrace aplikace na ostatní aplikace
C8. Pořízení dat, migrace dat
C9. Testování (funkcionality, vazeb na jiné aplikace, výkonu, spolehlivosti, bezpečnosti)
C10. Školení uživatelův projektu (započítávají se pouze náklady na vlastní školení, nikoliv časová ztráta školených zaměstnanců)
C11. Akceptace a ověřovací provoz
D. Provoz a podpora řešení HW a SW (ne v případě SaaS)	D1. Provoz a podpora aplikací (service desk / podpora uživatelů při provozu aplikace – řešení incidentů a problémů)	Aplikační monitoring
Administrace aplikací
Problém management aplikací
Software Change Management aplikací
Aplikační Service Desk &
Incident Management
Všeobecné a administrativní náklady pro provoz aplikací
D2. Provoz a podpora IT technologií (administrátoři, správci, technici na administraci aplikace, systému a sítě, řízení konfigurace a kapacit, řízení dostupnosti a dalších dohodnutých parametrů služby)	System Monitoring
System Administration
System Problem Management
Software Change Management
System Service Desk &
Incident Management
General/Administrative Costs
for System Operations
D3. Provoz a podpora technologie datových center a komunikační infrastruktury
E. Hardware/Software údržba a průběžné úpravy (ne v případě SaaS)	E1. Poplatky za roční standardní údržbu (maintenance) HW a prvků infrastruktury
E2. Poplatky za roční standardní údržbu (maintenance, typicky právo upgrade) vývojového, provozního i systémového SW
E3. Poplatky za roční standardní údržbu (maintenance, typicky právo upgrade) aplikačního SW
E4. Úpravy/rozvoj aplikace (nad standardní údržbu) – průběžné (interní, liniově řízené)
F. Projekty postupné inovace a zlepšování	F1. Funkční (procesní) inovační rozvojové projekty
F2. Technologické rozvojové projekty
(plánované)	F3. Roll-out projekty (rozšíření na další uživatele, organizace)
F4. Projekty optimalizace řešení (např. konsolidace HW)
G. Projekty upgrade (pokud jsou plánovány)	G1. Projekty aplikačního upgrade
G2. Projekty upgrade systémového SW
G3. Projekty technologického upgrade
G2. Projekty infrastrukturního upgrade
H. Zvýšené náklady užívání řešení (pokud se vyskytnou)	H1. Náklady ze ztráty produktivity	H1.1 Tréninky
H1.2 Odstávky a výpadky
H2. Náklady spojené s užíváním řešení	H2.1 Pokles výkonnosti a efektivity v souvislosti s novým řešením
I. Útlum, konzervace a ukončení řešení	I1. Archivace, zakonzervování a útlum řešení
I2. Příprava dat pro migraci z řešení při ukončení
I1. Likvidace komponent řešení
X. Licence, HW, provoz, podpora, údržba, průběžný rozvoj - vše v subskripci (pouze SaaS)	X1. Předplatné služby
Z. Ostatní, do fází životního cyklu nerozlišitelné režijní náklady	Z1. Provozní režie, Z2. Správní režie