Využívání oprávnění na údaje jiných informačních systémů

Níže uvedený text je shrnutím některých právních souvislostí předávání a využívání a údajů z informačních systémů veřejné správy mezi orgány veřejné moci, zpracovaný Digitální a informační agenturou jakožto správcem základního registru agend, orgánů veřejné moci, soukromoprávních uživatelů údajů a některých práv a povinností (dále jen „základní registr práv a povinností“ nebo „RPP“).

Oprávnění pro využívání údajů z informačních systémů veřejné správy orgány veřejné moci, a to ve vztahu k základním registrům i agendovým informačním systémům, je nyní dáno ustanovením § 5 odst. 1, větou první, zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech. Je vhodné uvést historické i současné znění předmětného ustanovení. Ustanovení ve znění účinném do 31. ledna 2022 znělo takto:

„Orgán veřejné moci využívá při své činnosti referenční údaje obsažené v příslušném základním registru v rozsahu, v jakém je oprávněn tyto údaje využívat podle tohoto zákona nebo podle jiných právních předpisů, a to aniž by ověřoval jejich správnost.“

Ustanovení ve znění účinném od 1. února 2022, zavedené do zákona o základních registrech částí osmou, bodem 13., zákona č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby, zní takto:

„Orgán veřejné moci využívá údaje vedené v základním registru nebo agendovém informačním systému v rozsahu potřebném k provedení úkonu orgánu veřejné moci a v rámci výčtu údajů zpřístupněných orgánu veřejné moci pro výkon agendy, v jejímž rámci je úkon orgánu veřejné moci prováděný a pro jejíž výkon je orgán veřejné moci registrovaný.“

Na zmíněnou změnu navázal zákon č. 261/2021 Sb., změna zákonů v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci (tzv. DEPO), který z více než 140 právních předpisů odstranil konkrétní zmocnění k využívání konkrétních údajů pro konkrétní orgán veřejné moci (tzv. položková skladba).

K důvodům opuštění konceptu tzv. položkové skladby důvodová zpráva k zákonu č. 261/2021 Sb. uvádí:

“Část oprávnění je řešena rigorózním výčtem údajů, který má sice tu výhodu, že je zcela transparentní, na druhé straně je však neoperativní, neboť identifikuje-li praktická zkušenost s výkonem agendy potřebu využití i jiného údaje (neuvedeného ve výčtu), orgán veřejné moci získá k tomuto údaji přístup až po změně právní úpravy. Podstatná část oprávnění k využívání údajů však vyplývá z obecných součinnostních ustanovení, z hlediska subjektů údajů je proto velmi nepřehledná a z pohledu orgánů veřejné moci, které mají oprávněný zájem na využití údajů z „cizích“ agendových informačních systémů, zatížená přílišným subjektivismem správců těchto systémů. Stávající legislativně-technická praxe de facto neumožňuje rozšíření sdílení údajů vedených v různých informačních systémech veřejné správy, neboť již tak rozsáhlá ustanovení zákonů regulující využívání údajů by bylo nutno znásobit doplněním dalších v úvahu připadajících informačních systémů veřejné správy. Tato praxe představuje překážku i nevyhnutelné centralizaci informačních systémů veřejné správy, neboť sloučení informačních systémů veřejné správy, které poskytují v nich vedené údaje více agendám, je podmíněno provedením změn nejen v zákonech, které tyto systémy zřizují, nýbrž i v zákonech, které upravují jiné agendy, v nichž se s využitím těchto informačních systémů veřejné správy počítá. Nutno podotknout, že výčtová metoda využívání údajů z různých databází obdobná té, která je doposud využívána v právním řádu České republiky, nebyla v legislativní praxi jiných států identifikována.“

K postupu podle nynějšího znění § 5 odst. 1, věty první, zákona o základních registrech, důvodová zpráva k zákonu č. 261/2021 Sb., uvádí:

„Zákon o právu na digitální služby a o změně některých zákonů zavádí novou koncepci využívání údajů ze základních registrů a agendových informačních systémů. Oprávnění jednotlivých orgánů veřejné moci k čerpání údajů ze základních registrů a agendových informačních systémů se bude nově odvíjet od registrace agendy v registru práv a povinností a registrace působnosti konkrétního orgánu veřejné moci v agendě. Ústřední správní úřad ohlašující agendu (gestor agendy) vyhodnotí, které údaje ze kterých informačních systémů veřejné správy bude potřeba pro výkon jím ohlašované agendy využívat, přičemž potřebu těchto údajů odůvodní. Množina těchto údajů bude v rámci procesu ohlášení agendy předána Ministerstvu vnitra1) Od 1. dubna 2023 Digitální a informační agentuře , jakožto orgánu veřejné moci provádějícímu registraci všech agend, které ji zašle ke stanovisku správci příslušného základního registru nebo agendového informačního systému a správci referenčního rozhraní. Správce příslušného základního registru nebo agendového informačního systému posoudí vhodnost zpřístupnění navrhovaných údajů a v případě nutnosti navrhne redukci či naopak rozšíření. Nebude-li ohlašovatel agendy s touto modifikací souhlasit, rozhodne v případě těch ohlašovatelů, kteří jsou podřízeni vládě, o konečném rozsahu údajů vláda jako vrcholný orgán moci výkonné a subjekt odpovědný Poslanecké sněmovně mj. za výkon veřejné správy, a to s využitím stanoviska Úřadu pro ochranu osobních údajů. V případě ostatních ohlašovatelů agend bude množina údajů stanovena podle stanoviska správce příslušného informačního systému veřejné správy.“

Z výše uvedeného je zjevné, že k využívání údajů již není nutné výslovné zákonné zmocnění pro konkrétní využívající orgán veřejné moci v rozsahu konkrétních údajů (tzv. položková skladba) , v návaznosti na to byly položkové skladby ve většině zákonů zákonem č. 261/2021 Sb. zrušeny. Rozsah § 5 odst. 1, věta první, zákona o základních registrech, byl nadto oproti znění účinnému do 31. ledna 2022 rozšířen ze základních registrů též na agendové informační systémy, a z referenčních údajů na všechny údaje.

Pokud hodlá orgán veřejné moci využívat údaje z určitého informačního systému veřejné správy, které potřebuje pro vedení údajů v jiném informačním systému veřejné správy, jehož je sám správcem, tj. jedná se o informační systém veřejné správy v pozici tzv. čtenáře, tvoří, není-li zakotvena položková skladba, právní základ pro potřebnost, o níž ustanovení § 5 odst. 1, věty první, zákona o základních registrech hovoří, zákonné ustanovení, které předpokládá, že je v informačním systému veřejné správy v pozici tzv. čtenáře takový údaj veden.

Pro příklad lze uvést situaci, kdy Ministerstvo dopravy využívá ze základního registru obyvatel údaj o jméně pro potřebu vedení registru silničních vozidel (§ 4 a násl. zákona č. 56/2001 Sb., o podmínkách provozu vozidel na pozemních komunikacích). V době do 31. ledna 2022 byla právním základem pro využívání tohoto údaje ustanovení § 4a odst. 1 písm. a) a odst. 2 písm. a) a b) zákona o podmínkách provozu vozidel na pozemních komunikacích, která obsahovala položkovou skladbu. V době od 1. února 2022 je tímto právním základem § 5 odst. 1, větou první zákonem o základních registrech, a to ve spojení s ustanoveními § 4 odst. 1 písm. a) a odst. 2 písm. a) bod 1. zákona o podmínkách provozu vozidel na pozemních komunikacích. Hovorově řečeno – veduli u sebe nějaký údaj, mám právo ho využívat ze systému, kde se vede primárně.

Právním základem pro využívání určitého údaje nemusí být jen vedení tohoto údaje v agendovém informačním systému v pozici tzv. čtenáře. Může se též jednat o situaci, kdy je tento údaj potřeba využívat např. pro potřeby různých typů řízení, popř. pro jiné činnosti. Jak je již uvedeno výše, konkrétní posouzení potřebnosti využívání provádí v rámci řízení u Digitální a informační agentury správci informačních systémů veřejné správy, ze kterých má být příslušný údaj využíván.

Popsané úzce souvisí s některými ustanoveními zákona o právu na digitální služby. Podle § 7 tohoto zákona platí, že orgán veřejné moci nevyžaduje údaje vedené v základním registru nebo agendovém informačním systému, které jsou mu zpřístupněné pro výkon agendy nebo na základě souhlasu uživatele služby. Podle § 9 odst. 1 a 2 tohoto zákona platí, že uživatel digitální služby má právo prokázat nebo osvědčit právní skutečnost výpisem z informačního systému veřejné správy nebo odkazem na údaje v něm obsažené, a není povinen je prokazovat dokladem. S ohledem na účel a smysl tohoto ustanovení, jakož i s ohledem na obecné oprávnění podle § 5 odst. 1, věty první, zákona o základních registrech, mám za to, že nelze považovat vyžadování údajů či dokladů za oprávněné nejen v případě, kdy orgán veřejné moci má údaje zpřístupněné pro výkon svých agend, ale ani tehdy, pokud na tyto údaje má právo, ale o zpřístupnění výše popsaným postupem nepožádal.

S ohledem na uvedené platí, že pokud v agendovém právním předpise položková skladba neexistuje, nelze ze strany správců informačních systémů veřejné správy, a to ani základních registrů ani agendových informačních systémů, podmiňovat oprávnění jiných orgánů veřejné moci k využívání konkrétního údaje (tj. oprávnění ke čtení) existencí zákonného ustanovení, které by oprávnění k využívání konkrétního údaje z konkrétního informačního systému veřejné správy výslovně stanovovalo. Pokud je položková skladba zachována, využívají se údaje v rozsahu položkové skladby a odkazuje se na příslušné ustanovení s položkovou skladbou. Jak již uvádí výše citovaná důvodová zpráva, je v případě absence položkové skladby na správcích informačních systémů veřejné správy, z něhož mají být údaje využívány, aby posoudili oprávněnost žádosti konkrétního orgánu veřejné moci o využívání (o čtení) údajů v rámci registrace agendy nebo v rámci již existující agendy. Zároveň pro orgány, které údaje využívají, platí, že nejsou oprávněny údaje vyžadovat po osobách jen proto, že ač jsou k jejich využívání (ke čtení) oprávněny, o toto oprávnění si nepožádaly, přičemž toto nevyužívání nelze odůvodnit absencí zákonného ustanovení, které by oprávnění k využívání konkrétního údaje z konkrétního informačního systému veřejné správy stanovovalo výslovně.

Informace související zejména ve věci registrace agendy či využívání údajů v rámci existující agendy můžete nalézt v rozšiřující znalostní bázi.