Rozdíly

Zde můžete vidět rozdíly mezi vybranou verzí a aktuální verzí dané stránky.

Odkaz na výstup diff

Obě strany předchozí revize Předchozí verze
Následující verze
Předchozí verze
system_spravy_dokumentu [2019/09/06 15:18] – [Řídící dokumenty] Tomáš Šedivecnap:system_spravy_dokumentu [2024/03/20 14:18] (aktuální) Tomáš Šedivec
Řádek 1: Řádek 1:
-<title>Systémy správy dokumentů</title>+======Systémy správy dokumentů======
  
-<note important>Konkrétní implementační kroky a způsoby zapracování do informační koncepce OVS jsou popsány v kapitole [[:nap:pravidla_pro_funkcni_celky_architektury_jednotlivych_uradu#Pravidla pro System_spravy_dokumentu|Pravidla pro funkční celky architektury jednotlivých úřadů]]</note>+===== Popis Systému správy dokumentů ===== 
 +==== Obecně o spisové službě ====
  
-===== Obecně o spisové službě =====+Podle [[http://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|zákona č. 499/2004 Sb.]] vykonávají spisovou službu tzv. určení původci, přičemž zákon rovněž stanoví, pro které subjekty je povinnost výkonu spisové služby v elektronické podobě v informačních systémech spravujících dokumenty (dále jen „ISSD“), tedy v systémech elektronické spisové služby (eSSL) a v samostatných evidencích dokumentů. Výkonem spisové služby se rozumí „zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností“. Zákon archivnictví a spisové službě definuje pojem „dokument“ jako každou písemnou, obrazovou, zvukovou nebo jinou zaznamenanou informaci, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena. Zákon o archivnictví a spisové službě definuje též pojem „metadata“ jako data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času.
  
 +Nařízení (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES (dále jen „eIDAS“) definuje pojem „elektronický dokument" jako jakýkoli obsah uchovávaný v elektronické podobě, zejména jako text nebo zvukovou, vizuální nebo audiovizuální nahrávku.
  
-Orgány veřejné moci další subjektykteré jsou podle příslušné legislativy zahrnuty do skupiny takzvaných "veřejnoprávních vodců"mají za povinnost realizovat správu svých dokumentů formou výkonu spisové služby. Spisovou službou se rozumí veškeré činnosti procesy týkající se evidence, správy vyřizování dokumentů. Jedná se o dokumenty analogové podobě (například listinné dokumenty) a také digitální podobě (například elektronické dokumenty).+Legislativní rámec pro výkon spisové služby určuje [[http://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|zákon č. 499/2004 Sb.]], o archivnictví spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále též „Zákon“) a prováděcí [[http://www.zakonyprolidi.cz/cs/2012-259|vyhláška č. 259/2012 Sb.o podrobnostech výkonu spisové služby]]Národní standard pro eSSL (dále též „NSESSS“) vydaný Ministerstvem vnitra a publikovaný ve [[https://www.mvcr.cz/clanek/vestnik-ministerstva-vnitra-vestnik-ministerstva-vnitra.aspx|Věstníku Ministerstva vnitra]] pak stanovuje podrobné technické požadavky na aplikační byznysové funkce eSSL samostatných evidencí dokumentů. Novelizací Zákona z roku 2021 byla zavedena povinnost atestací pro eSSL (blíže podkapitole týkající se atestací), ovšem platnost této novely byla několikrát odložena, resp. došlo k odsunu termínů, kdy tato povinnost začne platit. Aktuálně (březen 2024je ve sněmovně před schválením další novela, která stanovuje tyto termíny: 
 +  * Od 1. ledna 2025 již nebude možné nabízet dodávat veřejnoprávním původcům neatestované eSSL 
 +  * Od 1. ledna 2027 již bude muset tšina veřejnoprávních původců využívat výlučně atestované eSSL
  
-Legislativní rámec pro výkon spisové služby obsahuje [[http://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě]] a [[http://www.zakonyprolidi.cz/cs/2012-259|Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby]].  
-Národní standard pro ESSL vydaný ministerstvem vnitra pak stanovuje podrobné technické požadavky na aplikační a byznysové funkce ESSL a ISSD systémů. 
  
-U analogových dokumentů je hlavním cílem výkonu spisové služby evidence a správa metadat o těchto dokumentech a veškerých úloh a transakcí, které se s dokumenty činí. U digitálních dokumentů se pak jedná nejen o evidenci správu metadat, ale také samotných souborů digitálních dokumentů, kterým se v odborné terminologii říká komponentyNavíc obecně platí teze stanovená prováděcí vyhláškou o spisové službě, že nebrání-li tomu nic podstatného, měly by se na vstupu do organizace analogové dokumenty digitalizovat a dále by se s nimi mělo pracovat jako s digitálními.+Z hlediska „nosiče“ můžeme pak dokumenty rozdělit na skupinu analogových (typicky dokument vyhotovený na papíru) na skupinu elektronických dokumentů (viz nařízení eIDAS)Pojem elektronický dokument je v tomto kontextu shodný s pojmem digitální dokument.
  
-Každý povinný subjekt musí  +Zákon zavádí pojem „výstupní datové formáty dokumentů“tjformátyve kterých musí původce ukládat íslušné typy digitálních dokumentů. Definice výstupních datových formátů je uvedena § 23 vyhlášky č. 259/2012 SbVýstupní datové formáty jsou aktuálně definovány pro nejčastější typy digitálních dokumentů.
-  - Vykonávat spisovou službu takže eviduje dokumenty v elektronickém systému spisové služby, nebo v samostatné evidenci naplňující požadavky ESSL. +
-  - Mít (alespoň jeden) elektronický systém spisové službynebo více ESSL. +
-  - Zajistit integraci ostatních systémů na ESSL pro správu metadat a realizaci úkonů spojených s dokumenty. +
-  - Vést jmenný rejstřík a iřazovat subjektům bezvýznamové identifikátory v něm. +
-  - Řádně uchovávat a spravovat digitální dokumenty a jejich komponenty. +
-  - Provádět evidenci metadat o spisech a dokumentech a evidenci transakcí u dokumentů v ESSL či v samostatné evidenci splňující požadavky. +
-  - Realizovat správně procesy při příjmu a odesílání dokumentů, zejména k jejich důvěryhodnosti (ověřovat elektronické podpisy, elektronicky podepisovat, opatřovat časovými razítky, apod.). +
-  - Prostřednictvím modulu podatelny přijímat a evidovat veškeré doručené dokumenty a zajišťovat odesílání. +
-  - Zajistit digitální kontinuity evidovaných digitálních dokumentů po celou dobu jejich evidence. +
-  - Provozovat digitální spisovnu a zajistit uchování také digitálních dokumentů po dobu skartační lhůty. +
-  - Předávat digitální dokumenty do digitálního archivu s jejich metadaty ve správném tvaru a se všemi požadovanými metadaty.+
  
 +Zákon ě v § 3, odst. 5) stanoví podmínky pro dokumenty v digitální podobě, kde se jejich uchováváním rozumí rovněž zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, tvorba a správa metadat náležejících k těmto dokumentům v souladu s tímto zákonem a připojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase. Tyto vlastnosti musí být zachovány do doby provedení výběru archiválií.
  
-===== Řídící dokumenty =====+Zákon též stanoví specifické podmínky pro práci s dokumenty v digitální podobě jako je například převod mezi analogovou a digitální podobou nebo změna datového formátu. 
 + 
 +Zákon též pamatuje na situace, kdy mohou veřejnoprávní původci plnit své povinnosti evidencí dokumentů i mimo systémy spisových služeb v tzv. samostatných evidencích dokumentů, kdy tyto evidence obdobně jako systémy elektronické spisové služby musí splňovat požadavky Národního standardu. 
 + 
 +Shrneme-li základní požadavky, pak povinné subjekty musí: 
 + 
 +  - Vykonávat spisovou službu tak, že eviduje dokumenty v eSSL nebo v samostatné evidenci dokumentů. 
 +  - Zajistit soulad eSSL a všech samostatných evidencí dokumentů vedených v elektronické podobě s požadavky NSESSS. 
 +  - Mít alespoň jeden eSSL. 
 +  - Zajistit integraci mezi ISSD dle požadavků NSESSS. 
 +  - Vést jmenný rejstřík, přiřazovat subjektům bezvýznamové identifikátory a vytvářet a spravovat vazby všech dokumentů obsahujících osobní údaje na osoby ve jmenném rejstříku. 
 +  - Řádně uchovávat a spravovat digitální dokumenty a jejich komponenty v eSSL nebo samostatné evidenci dokumentů. 
 +  - Provádět evidenci metadat o spisech, dokumentech a dalších entitách a zajistit evidenci všech transakcí a definovaných operací v eSSL či v samostatné evidenci dokumentů v souladu s požadavky NSESSS. 
 +  - Zajistit příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování dokumentů ve skartačním řízení v souladu se Zákonem, vyhláškou č. 259/2012 Sb, a NSESSS 
 +  - Zajistit řádné ověření autenticity a integrity doručených dokumentů v digitální podobě v souladu s nařízením eIDAS a zákonem č. 297/2016 Sb. a zajistit v souladu s uvedenými předpisy řádné připojení autentizačních a autorizačních prvků na dokumenty v digitální podobě vyhotovené původcem 
 +  - Uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií, vybrané archiválie v analogové podobě předávat k uložení příslušnému archivu a archiválie v digitální podobě předávat k uložení příslušnému digitálnímu archivu. 
 + 
 +==== Digitální kontinuita ==== 
 + 
 +**Digitální kontinuita** je soubor procesů, opatření a prostředků nutných k tomu, aby byl původce schopen zajistit dlouhodobou důvěryhodnost informací a dokumentů. S ohledem na odlišný charakter činnosti soukromoprávních původců dokumentů a veřejnoprávních původců je u veřejnoprávních původců situace jednodušší. Pro obě skupiny původců lze však vycházet ze základních principů obsažených v ISO normách, zejména pak v ČSN ISO 30300 Systémy správy dokumentů, ČSN ISO 15489 Správa dokumentů, ČSN ISO 16363 Audit a certifikace důvěryhodných digitálních úložišť. Výše uvedené normy upravují vazby podnikových procesů a dokumentů, zajištění vypovídací hodnoty, koncepty a principy správy dokumentů od zrodu až k uložení a zajištění dlouhodobé důvěryhodnosti. 
 + 
 +**Autenticitou dokumentů** se rozumí otázka, zda jde o původní dokument: dokument je autentický, pokud nedošlo k žádné jeho změně. V případě elektronických dokumentů dokáží jejich neměnnost (označovanou též jako integritu) zajistit všechny druhy kryptografických elektronických podpisů, pečetí a časových razítek. Tedy zaručený elektronický podpis, stejně jako všechny vyšší druhy elektronických podpisů (zaručený elektronický podpis, založený na kvalifikovaném certifikátu, i kvalifikovaný elektronický podpis), zaručená elektronická pečeť, stejně jako všechny vyšší druhy elektronických pečetí, a také elektronické časové razítko. 
 + 
 +**Pravostí dokumentu** se rozumí otázka, zda dokument pochází od toho, koho považujeme za jeho původce, a obecně se dovozuje z autentizačních prvků, kterými je dokument opatřen. V případě elektronických dokumentů jde o elektronické podpisy, elektronické pečeti a elektronická časová razítka. U nich se nejprve zkoumá (ověřuje) jejich platnost, která je technickým pojmem a je závislá na splnění určitých technických podmínek (podrobněji popsaných v článku 32, resp. 40 nařízení eIDAS). Teprve v případě prokázání jejich platnosti je možné, v závislosti na druhu elektronického podpisu či pečeti, z technické platnosti dovozovat i právní pravost příslušných autentizačních prvků (podpisů a pečetí), a z ní následně i pravost elektronického dokumentu jako takového. 
 + 
 +V souvislosti s tím je nutné zdůraznit, že možnost ověřit (technickou) platnost elektronických podpisů a pečetí, stejně jako časových razítek, se s postupem času ztrácí. Jde o základní vlastnost, jakousi časovou pojistku, charakteristickou pro všechny zaručené (a vyšší) druhy elektronických podpisů, pečetí a razítek. Jejím účelem je chránit již vytvořené elektronické dokumenty před zastaráváním a oslabováním kryptografických postupů a algoritmů, použitých u jejich podpisů (ale i pečetí a časových razítek). Bez této časovém pojistky by po uplynutí určité doby již nebylo možné z technické platnosti dovozovat právní pravost podpisů, a tím ani celých dokumentů: vzhledem k oslabení kryptografických algoritmů, použitých u původně podepsaného dokumentu, by již bylo možné reálně najít (vypočítat) jiný dokument, který je tzv. kolizní vůči původně podepsanému dokumentu. Tedy takový dokument, který má jiný obsah, ale stejný elektronický podpis. Pak by bylo možné přenést elektronický podpis z původně podepsaného dokumentu na onen později vytvořený kolizní dokument, a v obou případech by byl takovýto podpis ověřen jako (technicky) platný – a nebylo by tak již možné spolehlivě prokázat, který dokument je pravý (který byl původně podepsán). 
 + 
 +Problematika digitální kontinuity elektronických dokumentů naopak nezahrnuje otázku jejich pravdivosti neboli správnosti obsahu těchto elektronických dokumentů. Požadavek na dlouhodobě zajištění, resp. dlouhodobé udržování digitální kontinuity elektronických dokumentů se v praxi týká jen těch elektronických dokumentů, u kterých je nějaký důvod pro zachování možnosti prokázat jejich autenticitu a pravost. 
 + 
 +==== Výběr a dlouhodobá archivace digitálních dat ==== 
 + 
 +Výběr a dlouhodobá archivace digitálních dat (dokumentů) probíhá [[https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499|dle zákona o archivnictví č. 499/2004 Sb.]], kde je dokument definován v § 2 písm. e) jako „každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, která byla původcem vytvořena nebo byla původci doručena“. 
 + 
 +Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií má naprostá většina právnických osob působících v ČR. Tyto subjekty označuje archivní zákon jako původce dokumentů (viz § 3 Zákona). Chystaná novela Zákona z roku 2024 zavádí navíc § 3a, dle kterého by veřejnoprávní původci měli evidovat dokumenty a umožnit jejich výběr (export dle standardu stanoveným Národním archivem) nejen ze systémů eSSL, ale i z dalších informačních systémů, které využívají. De facto se tedy jedná o zavedení standardu Archiving by Design.  
 + 
 +Archivně relevantní informace se vyskytují také řadě dalších prostředí, ať jsou to **databáze, specializované IS** (např. GIS, CAD, BIM), **webové stránky či sociální sítě, ze kterých se také provádí výběr a jsou trvale ukládány v prostředí digitálního archivu**. 
 + 
 +Problematiku výběru dokumentů (informací) trvalé hodnoty, tedy archiválií, a jejich exportu do digitálního archivu řeší také připravovaná **vyhláška o dlouhodobém řízení ISVS**. Již při vzniku systémů je třeba pamatovat na možnost exportu dat z nich a to jak pro účely migrace dat do jiného systému nebo pro archivní účely. Archiváři by měli mít možnost již při vzniku systému definovat archivně cenné informace, podobu jejich výstupu a proces přenosu do digitálního archivu (//**Archiving by Design**//). 
 + 
 + 
 +==== Řídící dokumenty ====
  
  
Řádek 35: Řádek 67:
     - Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě     - Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
     - Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby     - Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
-  *  Technické a architektonické požadavky 
     - Národní standard pro elektronické systémy spisové služby     - Národní standard pro elektronické systémy spisové služby
 +  *  Technické a architektonické požadavky
     - Národní architektonický plán     - Národní architektonický plán
   * Vnitřní řídící dokumenty úřadu   * Vnitřní řídící dokumenty úřadu
-    - Spisový řád +    - Spisový řád (jehož součástí je spisový a skartační plán a podpisový řád)
-    - Spisový plán+
     - Informační koncepce úřadu     - Informační koncepce úřadu
   * Dokumentace k elektronickému systému spisové služby   * Dokumentace k elektronickému systému spisové služby
-    - Dokumentace k ESSL +    - Dokumentace k ISSD 
-    - Dokumentace k integracím ESSL+    - Dokumentace k integracím ESSL a jiných ISSD, popř. integracím mezi ISSD
     - Dokumentace související s výkonem spisové služby     - Dokumentace související s výkonem spisové služby
  
  
-===== Architektonická řešení =====+==== Další zdroje ====
  
 +V souvislosti s výkonem spisové služby existuje celá řada dalších zdrojů informací a metodických dokumentů publikovaných zejména Odborem archivnictví a spisové služby (OAS) Ministerstva vnitra a Národním archivem (např. [[https://www.nacr.cz/verejnost/2-predarchivni-pece/verejnopravni-puvodci/informacni-list|INFORMAČNÍ LIST pro otázky elektronické spisové služby a dokumentů v digitální podobě]]).
  
-==== Architektura spisové služby ====+==== Pohled na systém správy dokumentů ====
  
 +{{ :nap-dokument:egov_essl_l1.png |}}
  
-Spisovou službu považujeme za +===== Pravidla pro Informační systémy spravující dokumenty ===== 
-společnou schopnost na úrovni úřadu (capability), kde většina principů +Spisovou službu považujeme za společnou schopnost na úrovni úřadu (capability), kde většina principů je shodných napříč celým úřadem (motivační vrstva, aplikační vrstva eSSL a integrace, byznysová vrstva procesů a funkcí a interakcí) a na úrovni jednotlivých agend se odlišuje dle výkonu dané agendy minimálně. Architekturu výkonu spisové služby tedy je třeba zahrnout do mapy schopností úřadu.
-je shodných napříč celým úřadem (motivační vrstva, aplikační vrstva ESSL +
-a integrace, byznysová vrstva procesů a funkcí a interakcí) a na úrovni +
-jednotlivých agend se odlišuje dle výkonu dané agendy minimálně. +
-Architekturu výkonu spisové služby tedy zahrneme do capability mapy +
-úřadu a do architektury vykonávaných schopností.+
  
-Při zpracování Enterprise architektury úřadu i při zpracování a +Při zpracování Enterprise architektury úřadu i při zpracování a realizaci jednotlivých architekturtýkajících se ať už agend nebo schopností, nebo jejich řešení, je nutno zahrnout spisovou službu jako obecnou schopnost a správným způsobem řešit její realizaci. Je přitom nutno zvážit, do jaké míry je faktický i technický výkon spisové služby společný v rámci celé organizace a jestli a jakým způsobem se bude lišit v rámci jednotlivých agend či řešení. Jednoznačným doporučením je mít jeden eSSL a u ostatních informačních systémů, včetně samostatných evidencí dokumentů (informačních systémů veřejné správy i provozních informačních systémů), zajistit úkony spojené se správou dokumentů (příloh k transakcím) výkonem spisové služby formou integrace na eSSL rozhraním.
-realizaci jednotlivých architektur týkajících se ať už agend nebo +
-schopností, nebo řešení, je nutno zahrnout spisovou službu jako obecnou +
-schopnost a správným způsobem řešit její realizaci. Je přitom nutno +
-zvážit, do jaké míry je faktický i technický výkon spisové služby +
-společný v rámci celé organizace a jestli a jakým způsobem se bude lišit +
-v rámci jednotlivých agend či řešení. Jednoznačným doporučením je mít +
-jeden elektronický systém spisové služby a u ostatních informačních +
-systémů, včetně agendových informačních systémů provozních +
-informačních systémů, zajistit úkony spojené se správou dokumentů a +
-výkonem spisové služby formou integrace na elektronický systém spisové +
-služby předepsaným rozhraním.+
  
-Součástí architektury úřadu by tedy z pohledu spisové služby měly být +Součástí architektury úřadu by tedy z pohledu spisové služby měly být vždy alespoň následující elementy:
-vždy alespoň následující elementy:+
  
-  * Elektronický systém spisové služby (splňující požadavky Národního standardu) +  * Elektronický systém spisové služby (splňující požadavky NSESSS) včetně modulů podatelny a výpravny umožňující příjem a odesílání i digitálních dokumentů správnými komunikačními kanály 
-    * včetně modulů podatelny a výpravny umožňující příjem a odesílání i digitálních dokumentů správnými komunikačními kanály +  Jmenný rejstřík (může být i samostatnou komponentou), nejlépe integrovaný na rejstřík kmenových dat klientů úřadu, notifikovaný ze základních registrů. 
-    včetně Jmenného rejstříku (může být i samostatnou komponentou) +  * Spisovna pro uchování uzavřených spisů a vyřízených digitálních dokumentů po dobu skartační lhůty (eSSL je spisovnou pro dokumenty v digitální podobě) 
-  * Spisovna pro uchování uzavřených spisů a vyřízených digitálních dokumentů po dobu skartační lhůty +  * Rozhraní eSSL zajišťující úkony spojené s dokumenty a procesy evidence dokumentů a správy jejich metadat v eSSL formou aplikačních služeb pro další informační systémy úřadu (samostatné evidence dokumentů i systémy, které dokumenty nespravují) 
-  * Rozhraní ESSL zajišťující úkony spojené s dokumenty a procesy evidence dokumentů a správy jejich metadat v ESSL a dalších systémech +  * Samostatné evidence dokumentů integrované na rozhraní eSSL
-  * Informační systémy spravující dokumenty integrované na rozhraní ESSL+
  
-Vzhledem k tomu, žlegislativa obecně počítá s tím, že v rámci úřadu je +Jelikož legislativa obecně počítá s tím, že v rámci úřadu je vždy provozován jeden eSSL a ostatní ISSD jsou na něj integrovány a úkony spojené s dokumenty se realizují formou rozhraní eSSL, měla by v úřadu být implementována integrace všech samostatných evidencí dokumentů (pokud samy nezajišťují minimální požadavky stanovené NSESSS pro samostatné evidence dokumentů) s eSSL a samotný eSSL navázán na úložiště pro uchovávání komponent digitálních dokumentů. Na obrázku níže je znázorněn obecný stav pochopení integrace eSSL za využití jednoho centrálního úložiště pro digitální dokumenty.
-vždy alespoň jeden ESSL a ostatní agendové a provozní informační systémy jsou na něj +
-integrovány a úkony spojené s dokumenty se realizují formou rozhraní +
-ESSL, měla by v úřadu být implementována integrace všech informačních +
-systémů spravujících dokumenty (pokud nejsou sami ESSL) s ESSL a samotný ESSL navázán na úložiště +
-pro uchovávání komponent digitálních dokumentů. Na obrázku níže je +
-znázorněn obecný stav pochopení integrace elektronického systému spisové +
-služby za využití jednoho centrálního úložiště pro digitální dokumenty.+
  
-Hovoříme-li o integraci informačního systému elektronickým systémem +Hovoříme-li o integraci samostatné evidence dokumentů eSSL a o správě úkonů spojených s dokumentem, může tato integrace být na úrovni byznysových objektů a jejich metadat řešena v souladu s následujícími pravidly:
-spisové služby a o správě úkonů spojených s dokumentem, může tato +
-integrace být na úrovni byznysových objektů a jejich metadat řešena +
-následujícími způsoby:+
  
   - Digitální dokument, respektive jeho komponenty a datové soubory, jsou uloženy v úložišti digitálních dokumentů, které zajišťuje péči o digitální soubory   - Digitální dokument, respektive jeho komponenty a datové soubory, jsou uloženy v úložišti digitálních dokumentů, které zajišťuje péči o digitální soubory
   - Metadata o dokumentu jsou spravována evidenčním nástrojem, tedy:   - Metadata o dokumentu jsou spravována evidenčním nástrojem, tedy:
-    - Elektronickým systémem spisové služby, nebo +    * eSSL, nebo 
-    informačním systémem, který plní funkci samostatné evidence+    informačním systémem, který plní funkci samostatné evidence
   - Se soubory v úložišti jsou oprávněny pracovat:   - Se soubory v úložišti jsou oprávněny pracovat:
-    * elektronický systém spisové služby, nebo +    * eSSL, nebo 
-    * informační systém sloužící jako samostatná evidence, nebo +    * samostatná evidence dokumentů, nebo 
-    * informační systém integrovaný na ESSL prostřednictvím ESSL+    * samostatná evidence dokumentů integrovaná na eSSL prostřednictvím rozhraní eSSL
   - Ve Jmenném rejstříku se vede evidence údajů o subjektech, jejichž se týkají dokumenty evidované ve spisové službě   - Ve Jmenném rejstříku se vede evidence údajů o subjektech, jejichž se týkají dokumenty evidované ve spisové službě
  
-==== Vazby na architekturu  agendového informačního systému ====+==== Atestace eSSL ====
  
 +Novelou Zákona z roku 2021 (§ 69b-d) bylo stanoveno, že veřejnoprávní původci budou postupně muset přejít a využívat výhradně systémy eSSL, které jsou atestované. Atestace budou prováděny atestačním střediskem, které určí Ministerstvo vnitra (v současnosti je určena agentura ČAS), případně pokud není určeno, tak samotným ministerstvem. Proces atestace není pouze formální, ale spočívá v tom, že atestační středisko provede funkční testy dle stanovených atestačních scénářů . Atestační scénáře jsou veřejně dostupné na stránkách agentury ČAS . V případě, že eSSL splňuje podmínky stanovené Zákonem, vyhláškou a NSESSS, tak středisko vydá vystaví žadateli písemný atest (platný 2 roky), který je následně zveřejněn, jak na stránkách střediska, tak i ve Věstníku MV.
 +Chystaná novelizace z roku 2024 přináší několik zásadních změn:
 +  * Posun lhůt
 +    * Od 1. ledna 2025 zákaz nabídky a dodávky neatestovaných eSSL veřejnoprávním původcům
 +    * Od 1. ledna 2027 bude muset většina veřejnoprávních původců již využívat výhradně atestovaný eSSL
 +  * Vyjmutí malých obcí a škol z povinnosti mít atestovaný eSSL
 +  * Vyjmutí a úprava povinností IS bezpečnostních složek v oblasti atestace eSSL
 +  * Veřejnoprávní původci, resp. jejich IS (nejenom eSSL), budou muset umět dokumenty opatřovat strojově čitelnými metadaty
 +  * Reatestace zůstává 1x za 2 roky a pokud se v tomto období změní legislativa či technické podmínky (např. uvolnění nového releasu, ovšem bez zásadních změn), tak je možné daný eSSL využívat až do konce platnosti původního atestu a reatestovat ho až v další dvouroční lhůtě
 +    * MV může v případě pochybností (např. na základě kontroly) zažádat středisko o reatest
  
-V rámci architektury 
-každého informačního systému veřejné správy sloužícího pro podporu 
-výkonu činností agendy veřejné správy je nutno myslet také na oblast 
-výkonu spisové služby. Vzhledem k tomu, že prakticky v každé agendě 
-veřejné správy se buď vytváří, nebo zpracovávají, nebo odesílají, nebo 
-evidují dokumenty, anebo u ní dochází k zápisu záznamu do spisu (z 
-pohledu legislativy týkající se spisové služby), je nutno zajistit úkony 
-spojené se spisem a dokumentem. Vesměs existují dvě formy, jak zajistit 
-povinnosti výkonu spisové služby v souvislosti s daným AISem, a to 
-následující: 
  
-  - Integrovat AIS na ESSL prostřednictvím předepsaného rozhraní a zajistit, aby úkony spojené s dokumentem vykonával AIS prostřednictvím tohoto rozhraní. +==== Vazby na architekturu informačního systému veřejné správy ====
-  - Zajistit, aby daný AIS splňoval požadavky Národního standardu pro ESSL kladené na tzv. „samostatnou evidenci“ a vykonávat úkony spojené s dokumenty a všechny procesy týkající se výkonu spisové služby v samostatné evidenci tímto systémem.+
  
 +V rámci architektury každého informačního systému veřejné správy sloužícího pro podporu výkonu činností agendy veřejné správy je nutno myslet také na oblast výkonu spisové služby. Vzhledem k tomu, že prakticky v každé agendě veřejné správy se buď vytváří, nebo zpracovávají, nebo odesílají, nebo evidují dokumenty, anebo u ní dochází k zápisu záznamu do spisu (z pohledu legislativy týkající se spisové služby), je nutno zajistit úkony spojené se spisem a dokumentem. Vesměs existují dvě formy, jak zajistit povinnosti výkonu spisové služby v souvislosti s daným ISSD, a to následující:
 +
 +  - Integrovat samostatnou evidenci dokumentů na eSSL prostřednictvím předepsaného rozhraní a zajistit, aby úkony spojené s dokumentem vykonávala samostatná evidence dokumentů prostřednictvím tohoto rozhraní.
 +  - Zajistit, aby daný ISSD splňoval požadavky NSESSS kladené na samostatnou evidenci dokumentů a vykonávat úkony spojené s dokumenty a všechny procesy týkající se výkonu spisové služby v samostatné evidenci tímto systémem.
  
 ==== Vazby na architekturu provozních systémů ==== ==== Vazby na architekturu provozních systémů ====
  
 +Velice často se zapomíná na to, že výkon spisové služby se týká všech dokumentů, a tedy nejen úředních dokumentů typu podání a rozhodnutí v rámci výkonu agend veřejné správy. U veřejnoprávních původců se jedná o evidenci a správu veškerých dokumentů (s výjimkou těch, které si daný původce odůvodněně vyňal z evidence ve svém spisovém řádu), a tedy je nutno zajistit výkon spisové služby v elektronické podobě také pro pracovní a provozní dokumenty. To se týká jak dokumentů pracovního charakteru (zápisy z porad, organizační a řídící dokumenty, řídící akty, interní sdělení), tak ale také všech dokumentů ekonomického a provozního charakteru (faktury, objednávky, smlouvy ekonomické doklady, personální dokumentace, žádanky, závěrky a výkazy apod.).
  
-Velice často se zapomíná na to, že +V případě provozních informačních systémů jednoznačně doporučujeme jejich integraci na eSSL. Zejména u ekonomických informačních systémů, systému pro řízení personalistiky mezd a zdrojů a dalších manažerských informačních systémů týkajících se různých žádanekevidencí, a workflow procesů, se dost často na výkon spisové služby zapomíná. Zde je vhodná integrace na eSSL, neboť zajištění splnění všech požadavků NSESSS na samostatné evidence pro tyto systémy by s sebou přineslo neúměrné finanční náklady spojené s pořízením rozvojem těchto provozních IS. Integrací na eSSL se také zajistí řádné realizování skartačních řízení u těchto druhů dokumentů.
-výkon spisové služby se týká všech dokumentů, a tedy nejen úředních +
-dokumentů typu podání rozhodnutí v rámci výkonu agend veřejné správy. +
-U veřejnoprávních původců se jedná o evidenci správu veškerých +
-dokumentů (s výjimkou těchkteré si daný původce odůvodněně vyňal z +
-evidence ve svém spisovém řádu)a tedy je nutno zajistit výkon spisové +
-služby v elektronické podobě také pro pracovní a provozní a neúřední +
-dokumenty. To se týká jak dokumentů pracovního charakteru (zápisy z +
-porad, organizační a řídící dokumenty, řídící akty, interní sdělení), +
-tak ale také všech dokumentů ekonomického a provozního charakteru +
-(faktury, objednávky, smlouvy ekonomické doklady, personální +
-dokumentace, žádanky, závěrky a výkazy apod.).+
  
-V případě provozních informačních systémů jednoznačně doporučujeme +==== Souvislosti architekturou údajů o subjektech ====
-jejich integraci na elektronický systém spisové služby. Zejména u +
-ekonomických informačních systémů, systému pro řízení personalistiky a +
-mezd a zdrojů a dalších manažerských informačních systémů týkajících se +
-různých žádanek, evidencí, a workflow procesů, se dost často na výkon +
-spisové služby zapomíná. Zde je vhodná integrace na ESSL, neboť +
-zajištění splnění všech požadavků Národního standardu na samostatné +
-evidence pro tyto systémy by sebou přineslo neúměrné finanční náklady +
-spojené s pořízením a rozvojem těchto provozních IS. Integrací na ESSL +
-se také zajistí řádné realizování skartačních řízení u těchto druhů +
-dokumentů.+
  
 +Určení původci, kteří vykonávají spisovou službu v elektronické podobě, musejí podle [[http://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499#p64-4|§ 64, odst. 4 až 8, Zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě]] provozovat jako samostatnou komponentu takzvaný "Jmenný rejstřík", kam zapisují určené minimální údaje o všech subjektech, kterých se týkají jimi evidované dokumenty.
  
-==== Souvislosti s architekturou údajů o subjektech ====+Realizace propojení jmenného rejstříku a ostatních komponent, respektive realizace procesů evidence subjektů je následující:
  
 +  * V úřadu je u každého eSSL jako logická komponenta i Jmenný rejstřík. Funkce Jmenného rejstříku může za splnění všech dalších podmínek zastávat i zdroj evidence subjektů.
 +  * Do jmenného rejstříku se evidují údaje o všech subjektech, kterých se týkají evidované dokumenty a to s využitím AIFO fyzických osob v agendě spisové služby, nikoliv v agendách, ve kterých se o osobách úřaduje. Pro vazby jmenného rejstříku na eSSL a další evidence dokumentů je třeba využívat interní identifikátor, nikoliv AIFO.
 +  * Evidence subjektů ve Jmenném rejstříku a evidence subjektů za účelem úřadování v agendě jsou dvě oddělené věci, proto je nutno dbát na správné postupy, viz související kapitoly k [[https://archi.gov.cz/nap:evidence_udaju_o_subjektech|evidenci subjektů a identifikátorům]].
  
-Určení původci jež vykonávají spisovou službu v elektronické podobě musejí podle [[http://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499#p64-4|§ 64, odst. 4 až 8, Zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě]] provozovat jako samostatnou komponentu takzvaný "Jmenný rejstřík", kam źapisují určené minimální údaje o všech subjektech, kterých se týkají jimi evidované dokumenty. +==== Výbědlouhodobá archivace digitálních dat ====
  
-Realizace propojení jmenného rejstříku ostatních komponentrespektive realizace procesů evidence subjektů je následující:+**Výběr** archiválií z dokumentů provádí příslušný archiv podle své působnosti to nejpozději po uplynutí uschovacích (skartačních) lhůt s tímže ideální je označit podstatná data za archiválie mnohem dříve. Kritériem výběru je trvalá hodnota dokumentu daná mj. jeho hospodářským, právním, politickým, informačním, historickým, kulturním nebo vědeckým významem. Veškeré archiválie jsou **evidovány** jako součást národního archivního dědictví. Úkolem archivů je dále trvalé **uložení** archiválií a jejich **ochrana**, archivní **zpracování a zpřístupnění**. 
 + 
 +**Digitální archiválie lze uchovávat pouze v akreditovaném digitálním archivu** [[https://www.mvcr.cz/clanek/metodiky.aspx?q=Y2hudW09MQ%3d%3d|metodika]]. Od roku 2015 je zatím jedinou infrastrukturou tohoto typu **Národní digitální archiv (NDA)** provozovaný [[http://www.nacr.cz/|Národním archivem.]] Ten na [[https://portal.nacr.cz/cro|Národním archivním portále (NArP)]] mj. nabízí nástroje pro skartační řízení a přejímku digitálních archiválií. 
 + 
 +**Výstupní formáty** dle pravidel stanovených vyhláškou č. 259/2012 Sb. pokrývají nejběžnější typy dokumentů . U původců se však mohou vyskytovat i jiné typy dokumentů, u kterých není výstupní formát vyhláškou určen. Mimo jiné i proto, že na jeho stanovení není všeobecná shoda. Z hlediska dlouhodobé archivace i potřeb veřejné správy by však bylo přínosné, kdyby existoval registr formátů shrnující vhodnost používání určitého formátu. Proto také vznikl [[znalostni_baze:archivni_formaty|Národní standard formátů pro archivaci]], který určuje, jaký formát je pro různé typy dokumentů (dokument tak, jak jej definuje zákon o archivnictví) vhodný k archivaci. 
 + 
 +Důležitým zdrojem pro výběr archiválií jsou dokumenty spravované v eSSL. Archivy provádějí dohled nad vedením eSSL a následně dokumenty vybírají ve [[https://portal.nacr.cz/cro/pro-puvodce/navody/|skartačním řízení k trvalému uložení.]] Dalšími zdroji dokumentů pro výběr archiválií jsou **samostatné evidence dokumentů**, na něž se také vztahuje [[https://www.mvcr.cz/clanek/narodni-standard-pro-elektronicke-systemy-spisove-sluzby.aspx|NSESSS.]] 
 + 
 +==== Možné způsoby zajištění digitální kontinuity dokumentů ==== 
 + 
 +Je velmi důležité pamatovat na problematiku digitální kontinuity a o své elektronické dokumenty se aktivně starat. Veřejnoprávní původci musí zajistit evidenci dokumentů a to buď v systému spisové služby, nebo v samostatných evidencích dokumentů. Oba výše uvedené způsoby pak musí splňovat požadavky Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb. Zaměříme-li se na elektronické dokumenty ve smyslu nařízení eIDAS, pak budeme hovořit o elektronickém systému spisové služby a elektronických evidencích dokumentů. Jedním z klíčových požadavků Národního standardu je existence tzv. transakčního protokolu – zápisu provedených operací uskutečněných v rámci elektronického systému spisové služby nebo v rámci samostatné evidence dokumentů v elektronické podobě. Transakční protokol v případě elektronických dokumentů zajišťuje, že od okamžiku zaevidování dokumentu až do okamžiku jeho předání do archivu nebo okamžiku vyřazení a zničení je systematicky evidována jakákoliv operace týkající se evidovaného dokumentu. Tímto je zcela jednoznačně po dobu životního cyklu dokumentu zajištěno, že lze v rámci evidenčního systému garantovat určité vlastnosti elektronického dokumentu, zejména pak věrohodnost původu a neporušenost obsahu. U každého elektronického dokumentu musí být rovněž zajištěna po celou dobu životního cyklu jeho čitelnost, a to jak v technickém slova smyslu, tak z pohledu jeho uživatelsky vnímatelné podoby. 
 + 
 +U veřejnoprávních původců je s ohledem na výše zmíněný požadavek prokázání věrohodnosti původu a neporušitelnosti obsahu dokumentu stanovena zákonná povinnost ověřování elektronických podpisů, elektronických pečetí a elektronických časových razítek, pokud je příchozí elektronický dokument obsahuje. Uvedení původci jsou ze zákona povinni výsledky ověření zaznamenat ve svých evidenčních systémech, které jak bylo uvedeno výše, musí splňovat zákonem stanovené požadavky, včetně požadavku na vedení transakčního protokolu. Proto není nutné po prvotním ověření u veřejnoprávních původců používat takové metody, jaké se používají běžně pro zajištění „věrohodnosti původu“ u soukromoprávních původců - například není nutné opětovně opatřovat elektronické dokumenty časovými razítky před jejich expirací a podobně - věrohodnost původu elektronických dokumentů je u veřejnoprávních původců zajištěna řádnou systematickou evidencí dokumentů v určených systémech, kde je navíc pomocí transakčního protokolu možné po celou dobu životního cyklu dokumentu prokázat veškeré operace, které se s evidovaným dokumentem uskutečnily - tj. pro prokázání věrohodnosti původu je zcela dostačující systematická evidence a transakční protokol((Může být v rozporu eIDAS ver 2.0, recitál 33 a 33a a článek 45 g a článek 45ga (jde o draft) [[https://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-14959-2022-INIT/cs/pdf|https:%%//%%data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-14959-2022-INIT/cs/pdf]] 
 +)). 
 + 
 +Výše uvedené lze u veřejnoprávních původců i snadno ověřit – audit systémů zajišťujících vedení spisové služby je možné realizovat v průběhu času a každý veřejnoprávní původce má zákonem stanovenou povinnost kontroly těchto činností. Elektronické systémy spisové služby, ale i některé významné samostatné evidence dokumentů (typicky informační systémy veřejné správy), splňují z pohledu zákona o kybernetické bezpečnosti charakteristiku tzv. významného informačního systému, neboť v případě jejich výpadku nebo nesprávného fungování by veřejnoprávní původci nemohli plnit řádně a souvisle svůj výkon. S ohledem na to by tyto měly být jako významné informační systémy identifikovány a oznámeny Národnímu úřadu pro kybernetickou a informační společnost procedurou dle kybernetického zákona. Tím se tyto systémy dostanou rovněž pod pravidelný dohled útvarů zajišťujících kybernetickou bezpečnost. 
 + 
 +Elektronické systémy spisové služby a samostatné evidence dokumentů též zpracovávají osobní údaje fyzických osob, proto veřejnoprávní původci nad těmito systémy mají s ohledem na povinnosti vyplývající z obecného nařízení na ochranu osobních údajů a ze zákona o zpracování osobních údajů řadu povinností, které též zvyšují celkovou důvěryhodnost systémů, ve kterých veřejnoprávní původci evidují své dokumenty. 
 + 
 +Výše uvedenými opatřeními lze u veřejnoprávních původců zcela spolehlivě prokázat věrohodnost původu a to i u přijatých dokumentů obsahující elektronické podpisy, elektronické pečetě a elektronická časová razítka a to bez nutnosti jejich opětovného opatřování časovými razítky nebo jinými autentizačními či autorizačními prvky. 
 + 
 +=== Možné problémy ===
  
-  *  V úřadu je u každého ESSL jako logická komponenta i Jmenný rejstřík. Funkce Jmenného rejstříku může za splnění všech dalších podmínek zastávat i zdroj evidence subjektů. +Možným rizikem zajištění digitální kontinuity založeného na základě transakčních protokolů eSSL je problematika kolizních dokumentů. Jedná se o situaci, kdy je do transakčního protokolu souladu NSESSS poznamenán otisk (tzv. hash) dokumentu spolu s označení použitého hashovacího algoritmu, ovšem stejný hash může odpovídat i jiným dokumentům. Následně není možpředevším u přijatých dokumentů, dovodit o jakém dokumentu (skrze jeho hash) transakční protokol pojednávácož výrazně komplikuje ípadné dosvědčení právní validity.
-  *  Do jmenného rejstříku se evidují údaje o všech subjektech kterých se týkají evidované dokumenty a to využitím AIFO fyzických osob v agendě spisové službynikoliv v agendách, ve kterých se o osobách úřaduje. +
-  * Ve jmenném rejstříku se neuchovávají žádné jiné identifikátory než AIFO agendy spisové služby (fyzických osob). U právnických osob je třeba evidovat i vazbová AIFO fyzických osob. +
-  * Při íjmu či odeslání dokumentu příslušný systém (buď ESSLnebo AIS) provede evod AIFO a opět zapíše/aktualizuje údaje ve Jmenném rejstříku pod AIFO agendy spisová služba.+
  
-POZOR: Evidence subjektů ve Jmenném rejstříku evidence subjektů za účelem úřadování v agendě jsou dvě oddělené věciproto je nutno dbát na správné postupyviz související kapitoly evidenci subjektů a identifikátorům+Pro eliminaci tohoto rizika, lze využít postupy, kterými se prodlužuje ověřitelnost podle standardu ETSI (The European Telecommunications Standards Institute) a který odpovídá předpisům eIDAS. Jde tedy o opakovaného přidávání kvalifikovaných elektronických časových razítek validačních informací sloužící k prodlužování možnosti ověření platnosti podpisů a pečetí na elektronických dokumentech. Zjednodušeně lze říci, že tato opatření mají charakter nového elektronického podepsání, nového zapečetění či nového opatření kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem. Tyto možnosti totiž znamenají, že se na autentizaci původního dokumentu použijí aktuálně dostatečně silné kryptografické postupy a algoritmy (konkrétně dostatečně robustní hashovací funkce a dostatečně velké klíče)a tím je – opět na určitou dobu – dostatečně ztíženo hledání kolizních dokumentů. Vzhledem k různým právním účinkům elektronických podpisů (představujících projev vůle), elektronických pečetí (představujících vyjádření původu) a časových razítek (představujících „fixaci v čase“) se v praxi, k prodloužení možnosti ověření platnosti původních podpisů a pečetí, využívají právě kvalifikovaná elektronická časová razítka. Důležité je, aby každý jednotlivý krok tohoto dlouhodobého procesu byl proveden včas. Tedy aby další časové razítko bylo přidáno ještě dříve, než zaúčinkuje tzv. časová pojistka (než skončí v čase omezená možnost ověření původního podpisu či pečeti). Případně promeškání nejzazšího okamžiku způsobí, že pozdě přidané časové razítko již nemá prodlužující účinek.
  
-===== Další zdroje =====+V praxi přitom není nutné (včas) přidávat časová razítka k jednotlivým dokumentům. Vhodnými postupy je možné minimalizovat spotřebu časových razítek, například společným umístěním více dokumentů (či pouze jejich otisků) do vhodného kontejneru (ASiC), a časovými razítky opatřovat pouze kontejner jako takový. Sdružování do kontejnerů je vhodné dle logického spojení dokumentů, například do úrovně spisů. Stejně tak není podstatné, kdo podniká výše naznačená opatření, nutná pro zajištění digitální kontinuity dokumentů.
  
-V souvislosti s výkonem spisové služby existuje celá +**Je však nutné konstatovat, že ač riziko kolizních dokumentů existuje, současné legislativní prostředí nedává veřejnoprávním původcům dostatečný prostor k rozhodnutí vlastnímu zvážení rizik a dodatečné připojování elektronických pečetí či časových razítek by mohlo být v rozporu s péčí řádného hospodáře, neboť u nákladů na zajištění takového postupu by se mohlo jednat o neúčelně vynaložené prostředky veřejného rozpočtu.**
-řada dalších zdrojů informací a metodických dokumentů zejména +
-Ministerstva vnitra Národního archivu ČR. V rámci Ministerstva vnitra +
-je gestorem Odbor archivnictví a spisové služby (OAS).+
  
-Centrála CzechPOINT Centrální systém obsluhující všechny služby CzechPOINT Aplikační komponenta 123 CzechPOINT@office Rozhraní určené pro úředníky zprostředkující edem definované služby Aplikační rozhraní 456 CzechPOINT Rozhraní určené pro asistované služby veřejné správyJe využíváno asistentem na žádost klienta Aplikační rozhraní 789+Dalším možným řešení je edávání transakčních protokolů do archivu v krátké lhůtě.
  
 +{{tag>eSSL "Spisová služba" "Funkční celek" "spisovka"}}