Rozdíly
Zde můžete vidět rozdíly mezi vybranou verzí a aktuální verzí dané stránky.
Obě strany předchozí revize Předchozí verze Následující verze | Předchozí verze | ||
system_spravy_dokumentu [2019/09/06 15:18] – [Řídící dokumenty] Tomáš Šedivec | nap:system_spravy_dokumentu [2024/03/20 14:18] (aktuální) – Tomáš Šedivec | ||
---|---|---|---|
Řádek 1: | Řádek 1: | ||
- | < | + | ======Systémy správy dokumentů====== |
- | <note important> | + | ===== Popis Systému správy dokumentů ===== |
+ | ==== Obecně o spisové službě ==== | ||
- | ===== Obecně o spisové službě | + | Podle [[http:// |
+ | Nařízení (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES (dále jen „eIDAS“) definuje pojem „elektronický dokument" | ||
- | Orgány veřejné moci a další subjekty, které jsou podle příslušné legislativy zahrnuty do skupiny takzvaných "veřejnoprávních | + | Legislativní rámec pro výkon spisové služby určuje [[http:// |
+ | * Od 1. ledna 2025 již nebude možné nabízet | ||
+ | * Od 1. ledna 2027 již bude muset většina veřejnoprávních původců využívat výlučně atestované eSSL | ||
- | Legislativní rámec pro výkon spisové služby obsahuje [[http:// | ||
- | Národní standard pro ESSL vydaný ministerstvem vnitra pak stanovuje podrobné technické požadavky na aplikační a byznysové funkce ESSL a ISSD systémů. | ||
- | U analogových dokumentů je hlavním cílem výkonu spisové služby evidence a správa metadat o těchto dokumentech a veškerých úloh a transakcí, které se s dokumenty činí. U digitálních | + | Z hlediska „nosiče“ můžeme pak dokumenty rozdělit na skupinu analogových (typicky |
- | Každý povinný subjekt musí | + | Zákon zavádí pojem „výstupní datové formáty dokumentů“, tj. formáty, ve kterých musí původce ukládat |
- | - Vykonávat spisovou službu tak, že eviduje dokumenty v elektronickém systému spisové služby, nebo v samostatné evidenci naplňující požadavky ESSL. | + | |
- | - Mít (alespoň jeden) elektronický systém spisové služby, nebo více ESSL. | + | |
- | - Zajistit integraci ostatních systémů na ESSL pro správu metadat a realizaci úkonů spojených s dokumenty. | + | |
- | - Vést jmenný rejstřík a přiřazovat subjektům bezvýznamové identifikátory v něm. | + | |
- | - Řádně uchovávat a spravovat digitální dokumenty a jejich komponenty. | + | |
- | - Provádět evidenci metadat o spisech a dokumentech a evidenci transakcí u dokumentů | + | |
- | - Realizovat správně procesy při příjmu a odesílání dokumentů, zejména k jejich důvěryhodnosti (ověřovat elektronické podpisy, elektronicky podepisovat, | + | |
- | - Prostřednictvím modulu podatelny přijímat a evidovat veškeré doručené dokumenty a zajišťovat odesílání. | + | |
- | - Zajistit digitální kontinuity evidovaných | + | |
- | - Provozovat digitální spisovnu a zajistit uchování také digitálních dokumentů po dobu skartační lhůty. | + | |
- | - Předávat digitální dokumenty do digitálního archivu s jejich metadaty ve správném tvaru a se všemi požadovanými metadaty. | + | |
+ | Zákon ě v § 3, odst. 5) stanoví podmínky pro dokumenty v digitální podobě, kde se jejich uchováváním rozumí rovněž zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, | ||
- | ===== Řídící dokumenty | + | Zákon též stanoví specifické podmínky pro práci s dokumenty v digitální podobě jako je například převod mezi analogovou a digitální podobou nebo změna datového formátu. |
+ | |||
+ | Zákon též pamatuje na situace, kdy mohou veřejnoprávní původci plnit své povinnosti evidencí dokumentů i mimo systémy spisových služeb v tzv. samostatných evidencích dokumentů, kdy tyto evidence obdobně jako systémy elektronické spisové služby musí splňovat požadavky Národního standardu. | ||
+ | |||
+ | Shrneme-li základní požadavky, pak povinné subjekty musí: | ||
+ | |||
+ | - Vykonávat spisovou službu tak, že eviduje dokumenty v eSSL nebo v samostatné evidenci dokumentů. | ||
+ | - Zajistit soulad eSSL a všech samostatných evidencí dokumentů vedených v elektronické podobě s požadavky NSESSS. | ||
+ | - Mít alespoň jeden eSSL. | ||
+ | - Zajistit integraci mezi ISSD dle požadavků NSESSS. | ||
+ | - Vést jmenný rejstřík, přiřazovat subjektům bezvýznamové identifikátory a vytvářet a spravovat vazby všech dokumentů obsahujících osobní údaje na osoby ve jmenném rejstříku. | ||
+ | - Řádně uchovávat a spravovat digitální dokumenty a jejich komponenty v eSSL nebo samostatné evidenci dokumentů. | ||
+ | - Provádět evidenci metadat o spisech, dokumentech a dalších entitách a zajistit evidenci všech transakcí a definovaných operací v eSSL či v samostatné evidenci dokumentů v souladu s požadavky NSESSS. | ||
+ | - Zajistit příjem, evidenci, rozdělování, | ||
+ | - Zajistit řádné ověření autenticity a integrity doručených dokumentů v digitální podobě v souladu s nařízením eIDAS a zákonem č. 297/2016 Sb. a zajistit v souladu s uvedenými předpisy řádné připojení autentizačních a autorizačních prvků na dokumenty v digitální podobě vyhotovené původcem | ||
+ | - Uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií, | ||
+ | |||
+ | ==== Digitální kontinuita ==== | ||
+ | |||
+ | **Digitální kontinuita** je soubor procesů, opatření a prostředků nutných k tomu, aby byl původce schopen zajistit dlouhodobou důvěryhodnost informací a dokumentů. S ohledem na odlišný charakter činnosti soukromoprávních původců dokumentů a veřejnoprávních původců je u veřejnoprávních původců situace jednodušší. Pro obě skupiny původců lze však vycházet ze základních principů obsažených v ISO normách, zejména pak v ČSN ISO 30300 Systémy správy dokumentů, ČSN ISO 15489 Správa dokumentů, ČSN ISO 16363 Audit a certifikace důvěryhodných digitálních úložišť. Výše uvedené normy upravují vazby podnikových procesů a dokumentů, zajištění vypovídací hodnoty, koncepty a principy správy dokumentů od zrodu až k uložení a zajištění dlouhodobé důvěryhodnosti. | ||
+ | |||
+ | **Autenticitou dokumentů** se rozumí otázka, zda jde o původní dokument: dokument je autentický, | ||
+ | |||
+ | **Pravostí dokumentu** se rozumí otázka, zda dokument pochází od toho, koho považujeme za jeho původce, a obecně se dovozuje z autentizačních prvků, kterými je dokument opatřen. V případě elektronických dokumentů jde o elektronické podpisy, elektronické pečeti a elektronická časová razítka. U nich se nejprve zkoumá (ověřuje) jejich platnost, která je technickým pojmem a je závislá na splnění určitých technických podmínek (podrobněji popsaných v článku 32, resp. 40 nařízení eIDAS). Teprve v případě prokázání jejich platnosti je možné, v závislosti na druhu elektronického podpisu či pečeti, z technické platnosti dovozovat i právní pravost příslušných autentizačních prvků (podpisů a pečetí), a z ní následně i pravost elektronického dokumentu jako takového. | ||
+ | |||
+ | V souvislosti s tím je nutné zdůraznit, že možnost ověřit (technickou) platnost elektronických podpisů a pečetí, stejně jako časových razítek, se s postupem času ztrácí. Jde o základní vlastnost, jakousi časovou pojistku, charakteristickou pro všechny zaručené (a vyšší) druhy elektronických podpisů, pečetí a razítek. Jejím účelem je chránit již vytvořené elektronické dokumenty před zastaráváním a oslabováním kryptografických postupů a algoritmů, použitých u jejich podpisů (ale i pečetí a časových razítek). Bez této časovém pojistky by po uplynutí určité doby již nebylo možné z technické platnosti dovozovat právní pravost podpisů, a tím ani celých dokumentů: vzhledem k oslabení kryptografických algoritmů, použitých u původně podepsaného dokumentu, by již bylo možné reálně najít (vypočítat) jiný dokument, který je tzv. kolizní vůči původně podepsanému dokumentu. Tedy takový dokument, který má jiný obsah, ale stejný elektronický podpis. Pak by bylo možné přenést elektronický podpis z původně podepsaného dokumentu na onen později vytvořený kolizní dokument, a v obou případech by byl takovýto podpis ověřen jako (technicky) platný – a nebylo by tak již možné spolehlivě prokázat, který dokument je pravý (který byl původně podepsán). | ||
+ | |||
+ | Problematika digitální kontinuity elektronických dokumentů naopak nezahrnuje otázku jejich pravdivosti neboli správnosti obsahu těchto elektronických dokumentů. Požadavek na dlouhodobě zajištění, | ||
+ | |||
+ | ==== Výběr a dlouhodobá archivace digitálních dat ==== | ||
+ | |||
+ | Výběr a dlouhodobá archivace digitálních dat (dokumentů) probíhá [[https:// | ||
+ | |||
+ | Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií má naprostá většina právnických osob působících v ČR. Tyto subjekty označuje archivní zákon jako původce dokumentů (viz § 3 Zákona). Chystaná novela Zákona z roku 2024 zavádí navíc § 3a, dle kterého by veřejnoprávní původci měli evidovat dokumenty a umožnit jejich výběr (export dle standardu stanoveným Národním archivem) nejen ze systémů eSSL, ale i z dalších informačních systémů, které využívají. De facto se tedy jedná o zavedení standardu Archiving by Design. | ||
+ | |||
+ | Archivně relevantní informace se vyskytují také řadě dalších prostředí, | ||
+ | |||
+ | Problematiku výběru dokumentů (informací) trvalé hodnoty, tedy archiválií, | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== Řídící dokumenty ==== | ||
Řádek 35: | Řádek 67: | ||
- Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě | - Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě | ||
- Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby | - Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby | ||
- | * Technické a architektonické požadavky | ||
- Národní standard pro elektronické systémy spisové služby | - Národní standard pro elektronické systémy spisové služby | ||
+ | * Technické a architektonické požadavky | ||
- Národní architektonický plán | - Národní architektonický plán | ||
* Vnitřní řídící dokumenty úřadu | * Vnitřní řídící dokumenty úřadu | ||
- | - Spisový řád | + | - Spisový řád (jehož součástí je spisový a skartační |
- | - Spisový | + | |
- Informační koncepce úřadu | - Informační koncepce úřadu | ||
* Dokumentace k elektronickému systému spisové služby | * Dokumentace k elektronickému systému spisové služby | ||
- | - Dokumentace k ESSL | + | - Dokumentace k ISSD |
- | - Dokumentace k integracím ESSL | + | - Dokumentace k integracím ESSL a jiných ISSD, popř. integracím mezi ISSD |
- Dokumentace související s výkonem spisové služby | - Dokumentace související s výkonem spisové služby | ||
- | ===== Architektonická řešení ===== | + | ==== Další zdroje |
+ | V souvislosti s výkonem spisové služby existuje celá řada dalších zdrojů informací a metodických dokumentů publikovaných zejména Odborem archivnictví a spisové služby (OAS) Ministerstva vnitra a Národním archivem (např. [[https:// | ||
- | ==== Architektura spisové služby | + | ==== Pohled na systém správy dokumentů |
+ | {{ : | ||
- | Spisovou službu považujeme za | + | ===== Pravidla pro Informační systémy spravující dokumenty ===== |
- | společnou schopnost na úrovni úřadu (capability), | + | Spisovou službu považujeme za společnou schopnost na úrovni úřadu (capability), |
- | je shodných napříč celým úřadem (motivační vrstva, aplikační vrstva | + | |
- | a integrace, byznysová vrstva procesů a funkcí a interakcí) a na úrovni | + | |
- | jednotlivých agend se odlišuje dle výkonu dané agendy minimálně. | + | |
- | Architekturu výkonu spisové služby tedy zahrneme | + | |
- | úřadu | + | |
- | Při zpracování Enterprise architektury úřadu i při zpracování a | + | Při zpracování Enterprise architektury úřadu i při zpracování a realizaci jednotlivých architektur, týkajících se ať už agend nebo schopností, |
- | realizaci jednotlivých architektur týkajících se ať už agend nebo | + | |
- | schopností, | + | |
- | schopnost a správným způsobem řešit její realizaci. Je přitom nutno | + | |
- | zvážit, do jaké míry je faktický i technický výkon spisové služby | + | |
- | společný v rámci celé organizace a jestli a jakým způsobem se bude lišit | + | |
- | v rámci jednotlivých agend či řešení. Jednoznačným doporučením je mít | + | |
- | jeden elektronický systém spisové služby | + | |
- | systémů, včetně | + | |
- | informačních systémů, zajistit úkony spojené se správou dokumentů a | + | |
- | výkonem spisové služby formou integrace na elektronický systém spisové | + | |
- | služby předepsaným | + | |
- | Součástí architektury úřadu by tedy z pohledu spisové služby měly být | + | Součástí architektury úřadu by tedy z pohledu spisové služby měly být vždy alespoň následující elementy: |
- | vždy alespoň následující elementy: | + | |
- | * Elektronický systém spisové služby (splňující požadavky | + | * Elektronický systém spisové služby (splňující požadavky |
- | * včetně modulů podatelny a výpravny umožňující příjem a odesílání i digitálních dokumentů správnými komunikačními kanály | + | * Jmenný |
- | * včetně Jmenného | + | * Spisovna pro uchování uzavřených spisů a vyřízených digitálních dokumentů po dobu skartační lhůty |
- | * Spisovna pro uchování uzavřených spisů a vyřízených digitálních dokumentů po dobu skartační lhůty | + | * Rozhraní |
- | * Rozhraní | + | * Samostatné evidence dokumentů |
- | * Informační systémy | + | |
- | Vzhledem k tomu, že legislativa obecně počítá s tím, že v rámci úřadu je | + | Jelikož legislativa obecně počítá s tím, že v rámci úřadu je vždy provozován |
- | vždy alespoň | + | |
- | integrovány a úkony spojené s dokumenty se realizují formou rozhraní | + | |
- | ESSL, měla by v úřadu být implementována integrace všech | + | |
- | systémů spravujících dokumenty | + | |
- | pro uchovávání komponent digitálních dokumentů. Na obrázku níže je | + | |
- | znázorněn obecný stav pochopení integrace | + | |
- | služby | + | |
- | Hovoříme-li o integraci | + | Hovoříme-li o integraci |
- | spisové služby | + | |
- | integrace být na úrovni byznysových objektů a jejich metadat řešena | + | |
- | následujícími | + | |
- Digitální dokument, respektive jeho komponenty a datové soubory, jsou uloženy v úložišti digitálních dokumentů, které zajišťuje péči o digitální soubory | - Digitální dokument, respektive jeho komponenty a datové soubory, jsou uloženy v úložišti digitálních dokumentů, které zajišťuje péči o digitální soubory | ||
- Metadata o dokumentu jsou spravována evidenčním nástrojem, tedy: | - Metadata o dokumentu jsou spravována evidenčním nástrojem, tedy: | ||
- | | + | |
- | | + | |
- Se soubory v úložišti jsou oprávněny pracovat: | - Se soubory v úložišti jsou oprávněny pracovat: | ||
- | * elektronický systém spisové služby, nebo | + | * eSSL, nebo |
- | * informační systém sloužící jako samostatná evidence, nebo | + | * samostatná evidence |
- | * informační systém integrovaný | + | * samostatná evidence dokumentů integrovaná |
- Ve Jmenném rejstříku se vede evidence údajů o subjektech, jejichž se týkají dokumenty evidované ve spisové službě | - Ve Jmenném rejstříku se vede evidence údajů o subjektech, jejichž se týkají dokumenty evidované ve spisové službě | ||
- | ==== Vazby na architekturu | + | ==== Atestace eSSL ==== |
+ | Novelou Zákona z roku 2021 (§ 69b-d) bylo stanoveno, že veřejnoprávní původci budou postupně muset přejít a využívat výhradně systémy eSSL, které jsou atestované. Atestace budou prováděny atestačním střediskem, | ||
+ | Chystaná novelizace z roku 2024 přináší několik zásadních změn: | ||
+ | * Posun lhůt | ||
+ | * Od 1. ledna 2025 zákaz nabídky a dodávky neatestovaných eSSL veřejnoprávním původcům | ||
+ | * Od 1. ledna 2027 bude muset většina veřejnoprávních původců již využívat výhradně atestovaný eSSL | ||
+ | * Vyjmutí malých obcí a škol z povinnosti mít atestovaný eSSL | ||
+ | * Vyjmutí a úprava povinností IS bezpečnostních složek v oblasti atestace eSSL | ||
+ | * Veřejnoprávní původci, resp. jejich IS (nejenom eSSL), budou muset umět dokumenty opatřovat strojově čitelnými metadaty | ||
+ | * Reatestace zůstává 1x za 2 roky a pokud se v tomto období změní legislativa či technické podmínky (např. uvolnění nového releasu, ovšem bez zásadních změn), tak je možné daný eSSL využívat až do konce platnosti původního atestu a reatestovat ho až v další dvouroční lhůtě | ||
+ | * MV může v případě pochybností (např. na základě kontroly) zažádat středisko o reatest | ||
- | V rámci architektury | ||
- | každého informačního systému veřejné správy sloužícího pro podporu | ||
- | výkonu činností agendy veřejné správy je nutno myslet také na oblast | ||
- | výkonu spisové služby. Vzhledem k tomu, že prakticky v každé agendě | ||
- | veřejné správy se buď vytváří, nebo zpracovávají, | ||
- | evidují dokumenty, anebo u ní dochází k zápisu záznamu do spisu (z | ||
- | pohledu legislativy týkající se spisové služby), je nutno zajistit úkony | ||
- | spojené se spisem a dokumentem. Vesměs existují dvě formy, jak zajistit | ||
- | povinnosti výkonu spisové služby v souvislosti s daným AISem, a to | ||
- | následující: | ||
- | - Integrovat AIS na ESSL prostřednictvím předepsaného rozhraní a zajistit, aby úkony spojené s dokumentem vykonával AIS prostřednictvím tohoto rozhraní. | + | ==== Vazby na architekturu informačního systému veřejné správy ==== |
- | - Zajistit, aby daný AIS splňoval požadavky Národního standardu pro ESSL kladené na tzv. „samostatnou evidenci“ a vykonávat úkony spojené s dokumenty a všechny procesy týkající se výkonu spisové služby v samostatné evidenci tímto systémem. | + | |
+ | V rámci architektury každého informačního systému veřejné správy sloužícího pro podporu výkonu činností agendy veřejné správy je nutno myslet také na oblast výkonu spisové služby. Vzhledem k tomu, že prakticky v každé agendě veřejné správy se buď vytváří, nebo zpracovávají, | ||
+ | |||
+ | - Integrovat samostatnou evidenci dokumentů na eSSL prostřednictvím předepsaného rozhraní a zajistit, aby úkony spojené s dokumentem vykonávala samostatná evidence dokumentů prostřednictvím tohoto rozhraní. | ||
+ | - Zajistit, aby daný ISSD splňoval požadavky NSESSS kladené na samostatnou evidenci dokumentů a vykonávat úkony spojené s dokumenty a všechny procesy týkající se výkonu spisové služby v samostatné evidenci tímto systémem. | ||
==== Vazby na architekturu provozních systémů ==== | ==== Vazby na architekturu provozních systémů ==== | ||
+ | Velice často se zapomíná na to, že výkon spisové služby se týká všech dokumentů, a tedy nejen úředních dokumentů typu podání a rozhodnutí v rámci výkonu agend veřejné správy. U veřejnoprávních původců se jedná o evidenci a správu veškerých dokumentů (s výjimkou těch, které si daný původce odůvodněně vyňal z evidence ve svém spisovém řádu), a tedy je nutno zajistit výkon spisové služby v elektronické podobě také pro pracovní a provozní dokumenty. To se týká jak dokumentů pracovního charakteru (zápisy z porad, organizační a řídící dokumenty, řídící akty, interní sdělení), tak ale také všech dokumentů ekonomického a provozního charakteru (faktury, objednávky, | ||
- | Velice | + | V případě provozních informačních systémů jednoznačně doporučujeme jejich integraci |
- | výkon spisové služby se týká všech dokumentů, a tedy nejen úředních | + | |
- | dokumentů typu podání | + | |
- | U veřejnoprávních původců se jedná o evidenci | + | |
- | dokumentů (s výjimkou těch, které si daný původce odůvodněně vyňal z | + | |
- | evidence ve svém spisovém řádu), a tedy je nutno zajistit | + | |
- | služby v elektronické podobě také pro pracovní a provozní a neúřední | + | |
- | dokumenty. To se týká jak dokumentů pracovního charakteru (zápisy z | + | |
- | porad, organizační a řídící dokumenty, | + | |
- | tak ale také všech | + | |
- | (faktury, objednávky, | + | |
- | dokumentace, | + | |
- | V případě provozních informačních systémů jednoznačně doporučujeme | + | ==== Souvislosti |
- | jejich integraci na elektronický systém spisové služby. Zejména u | + | |
- | ekonomických informačních systémů, systému pro řízení personalistiky a | + | |
- | mezd a zdrojů a dalších manažerských informačních systémů týkajících se | + | |
- | různých žádanek, evidencí, a workflow procesů, se dost často na výkon | + | |
- | spisové služby zapomíná. Zde je vhodná integrace na ESSL, neboť | + | |
- | zajištění splnění všech požadavků Národního standardu na samostatné | + | |
- | evidence pro tyto systémy by s sebou přineslo neúměrné finanční náklady | + | |
- | spojené s pořízením a rozvojem těchto provozních IS. Integrací na ESSL | + | |
- | se také zajistí řádné realizování skartačních řízení u těchto druhů | + | |
- | dokumentů. | + | |
+ | Určení původci, kteří vykonávají spisovou službu v elektronické podobě, musejí podle [[http:// | ||
- | ==== Souvislosti s architekturou údajů o subjektech ==== | + | Realizace propojení jmenného rejstříku a ostatních komponent, respektive realizace procesů evidence subjektů je následující: |
+ | * V úřadu je u každého eSSL jako logická komponenta i Jmenný rejstřík. Funkce Jmenného rejstříku může za splnění všech dalších podmínek zastávat i zdroj evidence subjektů. | ||
+ | * Do jmenného rejstříku se evidují údaje o všech subjektech, kterých se týkají evidované dokumenty a to s využitím AIFO fyzických osob v agendě spisové služby, nikoliv v agendách, ve kterých se o osobách úřaduje. Pro vazby jmenného rejstříku na eSSL a další evidence dokumentů je třeba využívat interní identifikátor, | ||
+ | * Evidence subjektů ve Jmenném rejstříku a evidence subjektů za účelem úřadování v agendě jsou dvě oddělené věci, proto je nutno dbát na správné postupy, viz související kapitoly k [[https:// | ||
- | Určení původci jež vykonávají spisovou službu v elektronické podobě musejí podle [[http:// | + | ==== Výběr a dlouhodobá archivace digitálních dat ==== |
- | Realizace propojení jmenného rejstříku a ostatních komponent, respektive realizace procesů evidence | + | **Výběr** archiválií z dokumentů provádí příslušný archiv podle své působnosti |
+ | |||
+ | **Digitální archiválie lze uchovávat pouze v akreditovaném digitálním archivu** [[https:// | ||
+ | |||
+ | **Výstupní formáty** dle pravidel stanovených vyhláškou č. 259/2012 Sb. pokrývají nejběžnější typy dokumentů . U původců se však mohou vyskytovat i jiné typy dokumentů, u kterých není výstupní formát vyhláškou určen. Mimo jiné i proto, že na jeho stanovení není všeobecná shoda. Z hlediska dlouhodobé archivace i potřeb veřejné správy by však bylo přínosné, | ||
+ | |||
+ | Důležitým zdrojem pro výběr archiválií jsou dokumenty spravované v eSSL. Archivy provádějí dohled nad vedením eSSL a následně dokumenty vybírají ve [[https:// | ||
+ | |||
+ | ==== Možné způsoby zajištění digitální kontinuity dokumentů ==== | ||
+ | |||
+ | Je velmi důležité pamatovat na problematiku digitální kontinuity a o své elektronické dokumenty se aktivně starat. Veřejnoprávní původci musí zajistit evidenci dokumentů a to buď v systému spisové služby, nebo v samostatných evidencích dokumentů. Oba výše uvedené způsoby pak musí splňovat požadavky Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb. Zaměříme-li se na elektronické dokumenty ve smyslu nařízení eIDAS, pak budeme hovořit o elektronickém systému spisové služby a elektronických evidencích dokumentů. Jedním z klíčových požadavků Národního standardu | ||
+ | |||
+ | U veřejnoprávních původců je s ohledem na výše zmíněný požadavek prokázání věrohodnosti původu a neporušitelnosti obsahu dokumentu stanovena zákonná povinnost ověřování elektronických podpisů, elektronických pečetí a elektronických časových razítek, pokud je příchozí elektronický dokument obsahuje. Uvedení původci jsou ze zákona povinni výsledky ověření zaznamenat ve svých evidenčních systémech, které jak bylo uvedeno výše, musí splňovat zákonem stanovené požadavky, včetně požadavku na vedení transakčního protokolu. Proto není nutné po prvotním ověření u veřejnoprávních původců používat takové metody, jaké se používají běžně pro zajištění „věrohodnosti původu“ u soukromoprávních původců - například není nutné opětovně opatřovat elektronické dokumenty časovými razítky před jejich expirací a podobně - věrohodnost původu elektronických dokumentů je u veřejnoprávních původců zajištěna řádnou systematickou evidencí dokumentů v určených systémech, kde je navíc pomocí transakčního protokolu možné po celou dobu životního cyklu dokumentu prokázat veškeré operace, které se s evidovaným dokumentem uskutečnily - tj. pro prokázání věrohodnosti původu je zcela dostačující systematická evidence a transakční protokol((Může být v rozporu eIDAS ver 2.0, recitál 33 a 33a a článek 45 g a článek 45ga (jde o draft) [[https:// | ||
+ | )). | ||
+ | |||
+ | Výše uvedené lze u veřejnoprávních původců i snadno ověřit – audit systémů zajišťujících vedení spisové služby je možné realizovat v průběhu času a každý veřejnoprávní původce má zákonem stanovenou povinnost kontroly těchto činností. Elektronické systémy spisové služby, ale i některé významné samostatné evidence dokumentů (typicky informační systémy veřejné správy), splňují z pohledu zákona o kybernetické bezpečnosti charakteristiku tzv. významného informačního systému, neboť v případě jejich výpadku nebo nesprávného fungování by veřejnoprávní původci nemohli plnit řádně a souvisle svůj výkon. S ohledem na to by tyto měly být jako významné informační systémy identifikovány a oznámeny Národnímu úřadu pro kybernetickou a informační společnost procedurou dle kybernetického zákona. Tím se tyto systémy dostanou rovněž pod pravidelný dohled útvarů zajišťujících kybernetickou bezpečnost. | ||
+ | |||
+ | Elektronické systémy spisové služby a samostatné evidence dokumentů též zpracovávají osobní údaje fyzických osob, proto veřejnoprávní původci nad těmito systémy mají s ohledem na povinnosti vyplývající z obecného nařízení na ochranu osobních údajů a ze zákona o zpracování osobních údajů řadu povinností, | ||
+ | |||
+ | Výše uvedenými opatřeními lze u veřejnoprávních původců zcela spolehlivě prokázat věrohodnost původu a to i u přijatých dokumentů obsahující elektronické podpisy, elektronické pečetě a elektronická časová razítka a to bez nutnosti jejich opětovného opatřování časovými razítky nebo jinými autentizačními či autorizačními prvky. | ||
+ | |||
+ | === Možné problémy === | ||
- | * V úřadu je u každého ESSL jako logická komponenta i Jmenný rejstřík. Funkce Jmenného rejstříku může za splnění všech dalších podmínek zastávat i zdroj evidence subjektů. | + | Možným rizikem zajištění digitální kontinuity založeného na základě transakčních protokolů eSSL je problematika kolizních dokumentů. Jedná |
- | * Do jmenného rejstříku | + | |
- | * Ve jmenném rejstříku se neuchovávají žádné jiné identifikátory než AIFO agendy spisové služby (u fyzických osob). U právnických osob je třeba evidovat i vazbová AIFO fyzických osob. | + | |
- | * Při příjmu či odeslání | + | |
- | POZOR: Evidence subjektů ve Jmenném rejstříku a evidence subjektů za účelem úřadování v agendě jsou dvě oddělené věci, proto je nutno dbát na správné postupy, viz související kapitoly | + | Pro eliminaci tohoto rizika, lze využít postupy, kterými se prodlužuje ověřitelnost podle standardu ETSI (The European Telecommunications Standards Institute) a který odpovídá předpisům eIDAS. Jde tedy o opakovaného přidávání kvalifikovaných elektronických časových razítek |
- | ===== Další zdroje ===== | + | V praxi přitom není nutné (včas) přidávat časová razítka k jednotlivým dokumentům. Vhodnými postupy je možné minimalizovat spotřebu časových razítek, například společným umístěním více dokumentů (či pouze jejich otisků) do vhodného kontejneru (ASiC), a časovými razítky opatřovat pouze kontejner jako takový. Sdružování do kontejnerů je vhodné dle logického spojení dokumentů, například do úrovně spisů. Stejně tak není podstatné, kdo podniká výše naznačená opatření, nutná pro zajištění digitální kontinuity dokumentů. |
- | V souvislosti s výkonem spisové služby existuje | + | **Je však nutné konstatovat, |
- | řada dalších zdrojů informací a metodických dokumentů zejména | + | |
- | Ministerstva vnitra | + | |
- | je gestorem Odbor archivnictví a spisové služby (OAS). | + | |
- | Centrála CzechPOINT Centrální systém obsluhující všechny služby CzechPOINT Aplikační komponenta 123 CzechPOINT@office Rozhraní určené pro úředníky zprostředkující | + | Dalším možným řešení je předávání transakčních protokolů do archivu v krátké lhůtě. |
+ | {{tag> |