Rozdíly
Zde můžete vidět rozdíly mezi vybranou verzí a aktuální verzí dané stránky.
Obě strany předchozí revize Předchozí verze Následující verze | Předchozí verze | ||
system_spravy_dokumentu [2019/07/04 12:51] – Tomáš Šedivec | nap:system_spravy_dokumentu [2024/03/20 14:18] (aktuální) – Tomáš Šedivec | ||
---|---|---|---|
Řádek 1: | Řádek 1: | ||
+ | ======Systémy správy dokumentů====== | ||
+ | ===== Popis Systému správy dokumentů ===== | ||
+ | ==== Obecně o spisové službě ==== | ||
- | {{objekt| | + | Podle [[http:// |
- | Druh=Tématická oblast| | + | |
- | Název=Systémy | + | |
- | Popis=Věcný celek architektonických | + | |
- | Platípro=subjekty jež jsou veřejnoprávními | + | |
- | Platíkedni=30. září 2019| | + | |
- | Gestor=Ministerstvo vnitra ČR, odbor hlavního architekta| | + | |
- | Spravuje=Michal Rada|}} | + | |
- | Soubor architektonických doporučení pro veřejnoprávní původce, kteří mají architektonicky řešit problematiku správy dokumentů, resp. výkonu spisové služby. Takové instituce musejí mít elektronický systém spisové | + | Nařízení (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/ |
- | Legislativní rámec pro výkon spisové služby | + | Legislativní rámec pro výkon spisové služby |
- | Národní standard pro ESSL vydaný | + | * Od 1. ledna 2025 již nebude možné nabízet a dodávat veřejnoprávním původcům neatestované eSSL |
- | podrobné technické požadavky na aplikační a byznysové funkce | + | * Od 1. ledna 2027 již bude muset většina veřejnoprávních původců využívat výlučně atestované eSSL |
- | systémů. | + | |
- | ===== Obecně o spisové službě ===== | + | Z hlediska „nosiče“ můžeme pak dokumenty rozdělit na skupinu analogových (typicky dokument vyhotovený na papíru) a na skupinu elektronických dokumentů (viz nařízení eIDAS). Pojem elektronický dokument je v tomto kontextu shodný s pojmem digitální dokument. |
+ | Zákon zavádí pojem „výstupní datové formáty dokumentů“, | ||
- | Orgány veřejné moci a další subjekty, | + | Zákon ě v § 3, odst. 5) stanoví podmínky pro dokumenty v digitální podobě, kde se jejich uchováváním rozumí rovněž zajištění věrohodnosti |
- | které jsou podle příslušné legislativy zahrnuty do skupiny takzvaných | + | |
- | " | + | |
- | dokumentů formou výkonu spisové služby. Spisovou službou se rozumí | + | |
- | veškeré činnosti a procesy týkající se evidence, správy | + | |
- | dokumentů. Jedná se o dokumenty | + | |
- | dokumenty) a také v digitální podobě (například elektronické dokumenty). | + | |
- | U analogových dokumentů je hlavním cílem výkonu spisové služby evidence | + | Zákon též stanoví specifické podmínky pro práci |
- | a správa metadat o těchto dokumentech a veškerých úloh a transakcí, | + | |
- | které se s dokumenty | + | |
- | evidenci a správu metadat, ale také samotných souborů digitálních | + | |
- | dokumentů, kterým se v odborné terminologii | + | |
- | obecně platí teze stanovená prováděcí vyhláškou o spisové službě, že | + | |
- | nebrání-li tomu nic podstatného, | + | |
- | analogové dokumenty digitalizovat a dále by se s nimi mělo pracovat jako | + | |
- | s digitálními. | + | |
- | Každý povinný subjekt | + | Zákon též pamatuje na situace, kdy mohou veřejnoprávní původci plnit své povinnosti evidencí dokumentů i mimo systémy spisových služeb v tzv. samostatných evidencích dokumentů, kdy tyto evidence obdobně jako systémy elektronické spisové služby |
- | | + | Shrneme-li základní požadavky, pak povinné subjekty musí: |
- | - zajistit integraci ostatních systémů na ESSL pro správu metadat | + | |
- | - vést jmenný rejstřík a přiřazovat subjektům bezvýznamové identifikátory v něm | + | |
- | - řádně uchovávat a spravovat digitální dokumenty a jejich komponenty | + | |
- | - prostřednictvím modulu podatelny přijímat a evidovat veškeré doručené dokumenty | + | |
- | - provozovat digitální spisovnu | + | |
+ | - Vykonávat spisovou službu tak, že eviduje dokumenty v eSSL nebo v samostatné evidenci dokumentů. | ||
+ | - Zajistit soulad eSSL a všech samostatných evidencí dokumentů vedených v elektronické podobě s požadavky NSESSS. | ||
+ | - Mít alespoň jeden eSSL. | ||
+ | - Zajistit integraci mezi ISSD dle požadavků NSESSS. | ||
+ | - Vést jmenný rejstřík, přiřazovat subjektům bezvýznamové identifikátory a vytvářet a spravovat vazby všech dokumentů obsahujících osobní údaje na osoby ve jmenném rejstříku. | ||
+ | - Řádně uchovávat a spravovat digitální dokumenty a jejich komponenty v eSSL nebo samostatné evidenci dokumentů. | ||
+ | - Provádět evidenci metadat o spisech, dokumentech a dalších entitách a zajistit evidenci všech transakcí a definovaných operací v eSSL či v samostatné evidenci dokumentů v souladu s požadavky NSESSS. | ||
+ | - Zajistit příjem, evidenci, rozdělování, | ||
+ | - Zajistit řádné ověření autenticity a integrity doručených dokumentů v digitální podobě v souladu s nařízením eIDAS a zákonem č. 297/2016 Sb. a zajistit v souladu s uvedenými předpisy řádné připojení autentizačních a autorizačních prvků na dokumenty v digitální podobě vyhotovené původcem | ||
+ | - Uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií, | ||
- | ===== Řídící dokumenty ===== | + | ==== Digitální kontinuita |
+ | **Digitální kontinuita** je soubor procesů, opatření a prostředků nutných k tomu, aby byl původce schopen zajistit dlouhodobou důvěryhodnost informací a dokumentů. S ohledem na odlišný charakter činnosti soukromoprávních původců dokumentů a veřejnoprávních původců je u veřejnoprávních původců situace jednodušší. Pro obě skupiny původců lze však vycházet ze základních principů obsažených v ISO normách, zejména pak v ČSN ISO 30300 Systémy správy dokumentů, ČSN ISO 15489 Správa dokumentů, ČSN ISO 16363 Audit a certifikace důvěryhodných digitálních úložišť. Výše uvedené normy upravují vazby podnikových procesů a dokumentů, zajištění vypovídací hodnoty, koncepty a principy správy dokumentů od zrodu až k uložení a zajištění dlouhodobé důvěryhodnosti. | ||
- | V rámci výkonu spisové služby jsou řídícími | + | **Autenticitou dokumentů** se rozumí otázka, zda jde o původní dokument: dokument je autentický, |
- | drivery | + | |
+ | **Pravostí dokumentu** se rozumí otázka, zda dokument pochází od toho, koho považujeme za jeho původce, a obecně se dovozuje z autentizačních prvků, kterými je dokument opatřen. V případě elektronických dokumentů jde o elektronické podpisy, elektronické pečeti a elektronická časová razítka. U nich se nejprve zkoumá (ověřuje) jejich platnost, která je technickým pojmem a je závislá na splnění určitých technických podmínek (podrobněji popsaných v článku 32, resp. 40 nařízení eIDAS). Teprve v případě prokázání jejich platnosti je možné, v závislosti na druhu elektronického podpisu či pečeti, z technické platnosti dovozovat i právní pravost příslušných autentizačních prvků (podpisů a pečetí), a z ní následně i pravost elektronického dokumentu jako takového. | ||
+ | |||
+ | V souvislosti s tím je nutné zdůraznit, že možnost ověřit (technickou) platnost elektronických podpisů a pečetí, stejně jako časových razítek, se s postupem času ztrácí. Jde o základní vlastnost, jakousi časovou pojistku, charakteristickou pro všechny zaručené (a vyšší) druhy elektronických podpisů, pečetí a razítek. Jejím účelem je chránit již vytvořené elektronické dokumenty před zastaráváním a oslabováním kryptografických postupů a algoritmů, použitých u jejich podpisů (ale i pečetí a časových razítek). Bez této časovém pojistky by po uplynutí určité doby již nebylo možné z technické platnosti dovozovat právní pravost podpisů, a tím ani celých dokumentů: vzhledem k oslabení kryptografických algoritmů, použitých u původně podepsaného dokumentu, by již bylo možné reálně najít (vypočítat) jiný dokument, který je tzv. kolizní vůči původně podepsanému dokumentu. Tedy takový dokument, který má jiný obsah, ale stejný elektronický podpis. Pak by bylo možné přenést elektronický podpis z původně podepsaného dokumentu na onen později vytvořený kolizní dokument, a v obou případech by byl takovýto podpis ověřen jako (technicky) platný – a nebylo by tak již možné spolehlivě prokázat, který dokument je pravý (který byl původně podepsán). | ||
+ | |||
+ | Problematika digitální kontinuity elektronických dokumentů naopak nezahrnuje otázku jejich pravdivosti neboli správnosti obsahu těchto elektronických dokumentů. Požadavek na dlouhodobě zajištění, | ||
+ | |||
+ | ==== Výběr a dlouhodobá archivace digitálních dat ==== | ||
+ | |||
+ | Výběr a dlouhodobá archivace digitálních dat (dokumentů) probíhá [[https:// | ||
+ | |||
+ | Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií má naprostá většina právnických osob působících v ČR. Tyto subjekty označuje archivní zákon jako původce dokumentů (viz § 3 Zákona). Chystaná novela Zákona z roku 2024 zavádí navíc § 3a, dle kterého by veřejnoprávní původci měli evidovat dokumenty a umožnit jejich výběr (export dle standardu stanoveným Národním archivem) nejen ze systémů eSSL, ale i z dalších informačních systémů, které využívají. De facto se tedy jedná o zavedení standardu Archiving by Design. | ||
+ | |||
+ | Archivně relevantní informace se vyskytují také řadě dalších prostředí, | ||
+ | |||
+ | Problematiku výběru dokumentů (informací) trvalé hodnoty, tedy archiválií, | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== Řídící dokumenty ==== | ||
+ | |||
+ | |||
+ | V rámci výkonu spisové služby jsou řídícími | ||
* Legislativa | * Legislativa | ||
- | | + | |
- | | + | |
- | * Technické řídící dokumenty | + | |
- | | + | * |
- | * Národní architektonický plán | + | - Národní architektonický plán |
* Vnitřní řídící dokumenty úřadu | * Vnitřní řídící dokumenty úřadu | ||
- | | + | |
- | * Spisový | + | |
- | | + | |
* Dokumentace k elektronickému systému spisové služby | * Dokumentace k elektronickému systému spisové služby | ||
- | | + | |
- | | + | |
- | | + | |
- | ===== Architektura spisové služby ===== | + | ==== Další zdroje |
+ | V souvislosti s výkonem spisové služby existuje celá řada dalších zdrojů informací a metodických dokumentů publikovaných zejména Odborem archivnictví a spisové služby (OAS) Ministerstva vnitra a Národním archivem (např. [[https:// | ||
- | Spisovou službu považujeme za | + | ==== Pohled |
- | společnou schopnost | + | |
- | je shodných napříč celým úřadem (motivační vrstva, aplikační vrstva ESSL | + | |
- | a integrace, byznysová vrstva procesů a funkcí a interakcí) a na úrovni | + | |
- | jednotlivých agend se odlišuje dle výkonu dané agendy minimálně. | + | |
- | Architekturu výkonu spisové služby tedy zahrneme do capability mapy | + | |
- | úřadu a do architektury vykonávaných schopností. | + | |
- | Při zpracování Enterprise architektury úřadu i při zpracování a | + | {{ :nap-dokument: |
- | realizaci jednotlivých architektur týkajících se ať už agend nebo | + | |
- | schopností, | + | |
- | schopnost a správným způsobem řešit její realizaci. Je přitom nutno | + | |
- | zvážit, do jaké míry je faktický i technický výkon spisové služby | + | |
- | společný v rámci celé organizace a jestli a jakým způsobem se bude lišit | + | |
- | v rámci jednotlivých agend či řešení. Jednoznačným doporučením je mít | + | |
- | jeden elektronický systém spisové služby a u ostatních informačních | + | |
- | systémů, včetně agendových informačních systémů a provozních | + | |
- | informačních systémů, zajistit úkony spojené se správou | + | |
- | výkonem spisové služby formou integrace na elektronický systém spisové | + | |
- | služby předepsaným rozhraním. | + | |
- | Součástí architektury | + | ===== Pravidla pro Informační systémy spravující dokumenty ===== |
- | vždy alespoň následující elementy: | + | Spisovou službu považujeme za společnou schopnost na úrovni |
- | Vzhledem k tomu, že legislativa obecně počítá s tím, že v rámci | + | Při zpracování Enterprise architektury úřadu i při zpracování a realizaci jednotlivých architektur, týkajících se ať už agend nebo schopností, |
- | vždy alespoň | + | |
- | integrovány a úkony spojené s dokumenty se realizují formou rozhraní | + | |
- | ESSL, měla by v úřadu být implementována integrace všech | + | |
- | systémů | + | |
- | pro uchovávání komponent digitálních | + | |
- | znázorněn obecný stav pochopení integrace elektronického systému | + | |
- | služby | + | |
- | Hovoříme-li o integraci | + | Součástí architektury úřadu by tedy z pohledu spisové služby měly být vždy alespoň následující elementy: |
- | spisové služby | + | |
- | integrace být na úrovni byznysových objektů a jejich metadat řešena | + | * Elektronický systém spisové služby (splňující požadavky NSESSS) včetně modulů podatelny a výpravny umožňující příjem a odesílání i digitálních dokumentů správnými komunikačními kanály |
- | následujícími | + | * Jmenný rejstřík (může být i samostatnou komponentou), |
+ | * Spisovna pro uchování uzavřených spisů a vyřízených digitálních dokumentů po dobu skartační lhůty (eSSL je spisovnou pro dokumenty v digitální podobě) | ||
+ | * Rozhraní eSSL zajišťující úkony spojené s dokumenty a procesy evidence dokumentů a správy jejich metadat v eSSL formou aplikačních služeb pro další informační systémy úřadu (samostatné evidence dokumentů i systémy, které dokumenty nespravují) | ||
+ | * Samostatné evidence dokumentů integrované na rozhraní eSSL | ||
+ | |||
+ | Jelikož legislativa obecně počítá s tím, že v rámci úřadu je vždy provozován jeden eSSL a ostatní ISSD jsou na něj integrovány a úkony spojené s dokumenty se realizují formou rozhraní eSSL, měla by v úřadu být implementována integrace všech samostatných evidencí dokumentů (pokud samy nezajišťují minimální požadavky stanovené NSESSS pro samostatné evidence dokumentů) s eSSL a samotný eSSL navázán na úložiště pro uchovávání komponent digitálních dokumentů. Na obrázku níže je znázorněn obecný stav pochopení integrace eSSL za využití jednoho centrálního úložiště pro digitální dokumenty. | ||
+ | |||
+ | Hovoříme-li o integraci | ||
- Digitální dokument, respektive jeho komponenty a datové soubory, jsou uloženy v úložišti digitálních dokumentů, které zajišťuje péči o digitální soubory | - Digitální dokument, respektive jeho komponenty a datové soubory, jsou uloženy v úložišti digitálních dokumentů, které zajišťuje péči o digitální soubory | ||
- Metadata o dokumentu jsou spravována evidenčním nástrojem, tedy: | - Metadata o dokumentu jsou spravována evidenčním nástrojem, tedy: | ||
- | | + | |
- | | + | |
- Se soubory v úložišti jsou oprávněny pracovat: | - Se soubory v úložišti jsou oprávněny pracovat: | ||
- | * elektronický systém spisové služby, nebo | + | * eSSL, nebo |
- | * informační systém sloužící jako samostatná evidence, nebo | + | * samostatná evidence |
- | * informační systém integrovaný | + | * samostatná evidence dokumentů integrovaná |
+ | - Ve Jmenném rejstříku se vede evidence údajů o subjektech, jejichž se týkají dokumenty evidované ve spisové službě | ||
+ | |||
+ | ==== Atestace eSSL ==== | ||
- | Do ssl wiki stránky | + | Novelou Zákona z roku 2021 (§ 69b-d) bylo stanoveno, že veřejnoprávní původci budou postupně muset přejít a využívat výhradně systémy eSSL, které jsou atestované. Atestace budou prováděny atestačním střediskem, |
+ | Chystaná novelizace z roku 2024 přináší několik zásadních změn: | ||
+ | * Posun lhůt | ||
+ | * Od 1. ledna 2025 zákaz nabídky a dodávky neatestovaných eSSL veřejnoprávním původcům | ||
+ | * Od 1. ledna 2027 bude muset většina veřejnoprávních původců již využívat výhradně atestovaný eSSL | ||
+ | * Vyjmutí malých obcí a škol z povinnosti mít atestovaný eSSL | ||
+ | * Vyjmutí a úprava povinností IS bezpečnostních složek v oblasti atestace eSSL | ||
+ | * Veřejnoprávní původci, resp. jejich IS (nejenom eSSL), budou muset umět dokumenty opatřovat strojově čitelnými metadaty | ||
+ | * Reatestace zůstává 1x za 2 roky a pokud se v tomto období změní legislativa či technické podmínky (např. uvolnění nového releasu, ovšem bez zásadních změn), tak je možné daný eSSL využívat až do konce platnosti původního atestu a reatestovat ho až v další dvouroční lhůtě | ||
+ | * MV může v případě pochybností (např. na základě kontroly) zažádat středisko o reatest | ||
- | ===== Vazby na architekturu | + | ==== Vazby na architekturu informačního systému |
+ | V rámci architektury každého informačního systému veřejné správy sloužícího pro podporu výkonu činností agendy veřejné správy je nutno myslet také na oblast výkonu spisové služby. Vzhledem k tomu, že prakticky v každé agendě veřejné správy se buď vytváří, nebo zpracovávají, | ||
- | V rámci architektury | + | - Integrovat samostatnou evidenci dokumentů na eSSL prostřednictvím předepsaného rozhraní a zajistit, aby úkony spojené s dokumentem vykonávala samostatná evidence dokumentů prostřednictvím tohoto rozhraní. |
- | každého informačního systému veřejné správy sloužícího pro podporu | + | - Zajistit, aby daný ISSD splňoval požadavky NSESSS kladené na samostatnou evidenci dokumentů a vykonávat |
- | výkonu činností agendy veřejné správy je nutno myslet také na oblast | + | |
- | výkonu spisové služby. Vzhledem k tomu, že prakticky v každé agendě | + | |
- | veřejné správy se buď vytváří, nebo zpracovávají, | + | |
- | evidují dokumenty, anebo u ní dochází k zápisu záznamu do spisu (z | + | |
- | pohledu legislativy týkající se spisové služby), je nutno zajistit | + | |
- | spojené se spisem a dokumentem. Vesměs existují dvě formy, jak zajistit | + | |
- | povinnosti | + | |
- | následující: | + | |
- | - Integrovat AIS na ESSL prostřednictvím předepsaného rozhraní a zajistit, aby úkony spojené s dokumentem vykonával AIS prostřednictvím tohoto rozhraní. | + | ==== Vazby na architekturu provozních systémů ==== |
- | - Zajistit, aby daný AIS splňoval požadavky Národního standardu pro ESSL kladené na tzv. „samostatnou evidenci“ a vykonávat úkony spojené s dokumenty a všechny procesy týkající se výkonu spisové služby v samostatné evidenci tímto systémem. | + | |
+ | Velice často se zapomíná na to, že výkon spisové služby se týká všech dokumentů, a tedy nejen úředních dokumentů typu podání a rozhodnutí v rámci výkonu agend veřejné správy. U veřejnoprávních původců se jedná o evidenci a správu veškerých dokumentů (s výjimkou těch, které si daný původce odůvodněně vyňal z evidence ve svém spisovém řádu), a tedy je nutno zajistit výkon spisové služby v elektronické podobě také pro pracovní a provozní dokumenty. To se týká jak dokumentů pracovního charakteru (zápisy z porad, organizační a řídící dokumenty, řídící akty, interní sdělení), tak ale také všech dokumentů ekonomického a provozního charakteru (faktury, objednávky, | ||
- | ===== Vazby na architekturu | + | V případě |
+ | ==== Souvislosti s architekturou údajů o subjektech ==== | ||
- | Velice | + | Určení původci, kteří vykonávají spisovou |
- | výkon spisové | + | |
- | dokumentů typu podání a rozhodnutí v rámci výkonu agend veřejné správy. | + | |
- | U veřejnoprávních původců se jedná o evidenci | + | |
- | dokumentů (s výjimkou těch, které si daný původce odůvodněně vyňal z | + | |
- | evidence ve svém spisovém řádu), a tedy je nutno zajistit výkon | + | |
- | služby v elektronické podobě také pro pracovní a provozní a neúřední | + | |
- | dokumenty. To se týká jak dokumentů pracovního charakteru (zápisy z | + | |
- | porad, organizační a řídící dokumenty, řídící akty, interní sdělení), | + | |
- | tak ale také všech | + | |
- | (faktury, objednávky, | + | |
- | dokumentace, | + | |
- | V případě provozních informačních systémů jednoznačně doporučujeme | + | Realizace propojení jmenného rejstříku a ostatních komponent, respektive realizace |
- | jejich integraci na elektronický systém spisové služby. Zejména u | + | |
- | ekonomických informačních systémů, systému pro řízení personalistiky | + | |
- | mezd a zdrojů a dalších manažerských informačních systémů týkajících se | + | |
- | různých žádanek, evidencí, a workflow | + | |
- | spisové služby zapomíná. Zde je vhodná integrace na ESSL, neboť | + | |
- | zajištění splnění všech požadavků Národního standardu na samostatné | + | |
- | evidence | + | |
- | spojené s pořízením a rozvojem těchto provozních IS. Integrací na ESSL | + | |
- | se také zajistí řádné realizování skartačních řízení u těchto druhů | + | |
- | dokumentů. | + | |
+ | * V úřadu je u každého eSSL jako logická komponenta i Jmenný rejstřík. Funkce Jmenného rejstříku může za splnění všech dalších podmínek zastávat i zdroj evidence subjektů. | ||
+ | * Do jmenného rejstříku se evidují údaje o všech subjektech, kterých se týkají evidované dokumenty a to s využitím AIFO fyzických osob v agendě spisové služby, nikoliv v agendách, ve kterých se o osobách úřaduje. Pro vazby jmenného rejstříku na eSSL a další evidence dokumentů je třeba využívat interní identifikátor, | ||
+ | * Evidence subjektů ve Jmenném rejstříku a evidence subjektů za účelem úřadování v agendě jsou dvě oddělené věci, proto je nutno dbát na správné postupy, viz související kapitoly k [[https:// | ||
- | ===== Přijímání | + | ==== Výběr |
+ | **Výběr** archiválií z dokumentů provádí příslušný archiv podle své působnosti a to nejpozději po uplynutí uschovacích (skartačních) lhůt s tím, že ideální je označit podstatná data za archiválie mnohem dříve. Kritériem výběru je trvalá hodnota dokumentu daná mj. jeho hospodářským, | ||
- | V souvislosti s architekturou a | + | **Digitální archiválie lze uchovávat pouze v akreditovaném digitálním archivu** [[https:// |
- | výkonem spisové služby připomínáme, | + | |
- | služby | + | |
- | dokumentů vzniklých z vlastní | + | |
- | Při příjmu a odesílání dokumentů je třeba naplnit všechny povinnosti | + | **Výstupní formáty** dle pravidel stanovených vyhláškou č. 259/2012 Sb. pokrývají nejběžnější typy dokumentů |
- | stanovené legislativou týkající se spisové služby, včetně jejich | + | |
- | evidence v rámci podatelny a jejich následné evidence a zpracování buď v | + | |
- | elektronickém systému spisové služby, nebo systému samostatné evidence | + | |
- | splňujícím příslušné požadavky. To se týká | + | |
- | odesílané dokumenty patří dokumenty zveřejňované, a to včetně dokumentů | + | |
- | zveřejňovaných | + | |
- | týká | + | |
+ | Důležitým zdrojem pro výběr archiválií jsou dokumenty spravované v eSSL. Archivy provádějí dohled nad vedením eSSL a následně dokumenty vybírají ve [[https:// | ||
- | ===== Další zdroje ===== | + | ==== Možné způsoby zajištění digitální kontinuity dokumentů |
- | V souvislosti s výkonem | + | Je velmi důležité pamatovat na problematiku digitální kontinuity a o své elektronické dokumenty se aktivně starat. Veřejnoprávní původci musí zajistit evidenci dokumentů a to buď v systému |
- | řada dalších zdrojů informací | + | |
- | Ministerstva vnitra a Národního | + | |
- | je gestorem Odbor archivnictví a spisové služby | + | |
- | Centrála CzechPOINT Centrální systém obsluhující všechny služby CzechPOINT Aplikační komponenta 123 CzechPOINT@office Rozhraní určené pro úředníky zprostředkující | + | U veřejnoprávních původců je s ohledem na výše zmíněný požadavek prokázání věrohodnosti původu a neporušitelnosti obsahu dokumentu stanovena zákonná povinnost ověřování elektronických podpisů, elektronických pečetí a elektronických |
+ | )). | ||
+ | Výše uvedené lze u veřejnoprávních původců i snadno ověřit – audit systémů zajišťujících vedení spisové služby je možné realizovat v průběhu času a každý veřejnoprávní původce má zákonem stanovenou povinnost kontroly těchto činností. Elektronické systémy spisové služby, ale i některé významné samostatné evidence dokumentů (typicky informační systémy veřejné správy), splňují z pohledu zákona o kybernetické bezpečnosti charakteristiku tzv. významného informačního systému, neboť v případě jejich výpadku nebo nesprávného fungování by veřejnoprávní původci nemohli plnit řádně a souvisle svůj výkon. S ohledem na to by tyto měly být jako významné informační systémy identifikovány a oznámeny Národnímu úřadu pro kybernetickou a informační společnost procedurou dle kybernetického zákona. Tím se tyto systémy dostanou rovněž pod pravidelný dohled útvarů zajišťujících kybernetickou bezpečnost. | ||
- | ===== Souvislosti | + | Elektronické systémy spisové služby a samostatné evidence dokumentů též zpracovávají osobní údaje fyzických osob, proto veřejnoprávní původci nad těmito systémy mají s ohledem na povinnosti vyplývající z obecného nařízení na ochranu osobních |
+ | Výše uvedenými opatřeními lze u veřejnoprávních původců zcela spolehlivě prokázat věrohodnost původu a to i u přijatých dokumentů obsahující elektronické podpisy, elektronické pečetě a elektronická časová razítka a to bez nutnosti jejich opětovného opatřování časovými razítky nebo jinými autentizačními či autorizačními prvky. | ||
- | Určení původci jež vykonávají spisovosu službu v elektronické podobě musejí podle [[http:// | + | === Možné problémy === |
- | {{doplnit|Co=Věci ke jmennému rejstříku a tak|Kdo=Michal Rada}} | + | Možným rizikem zajištění digitální kontinuity založeného na základě transakčních protokolů eSSL je problematika kolizních dokumentů. Jedná se o situaci, kdy je do transakčního protokolu v souladu s NSESSS poznamenán otisk (tzv. hash) dokumentu spolu s označení použitého hashovacího algoritmu, ovšem stejný hash může odpovídat i jiným dokumentům. Následně není možné, především u přijatých dokumentů, dovodit o jakém dokumentu (skrze jeho hash) transakční protokol pojednává, |
+ | Pro eliminaci tohoto rizika, lze využít postupy, kterými se prodlužuje ověřitelnost podle standardu ETSI (The European Telecommunications Standards Institute) a který odpovídá předpisům eIDAS. Jde tedy o opakovaného přidávání kvalifikovaných elektronických časových razítek a validačních informací sloužící k prodlužování možnosti ověření platnosti podpisů a pečetí na elektronických dokumentech. Zjednodušeně lze říci, že tato opatření mají charakter nového elektronického podepsání, | ||
- | ===== Odkazy na další zdroje ke spisové službě ===== | + | V praxi přitom není nutné (včas) přidávat časová razítka k jednotlivým dokumentům. Vhodnými postupy je možné minimalizovat spotřebu časových razítek, například společným umístěním více dokumentů (či pouze jejich otisků) do vhodného kontejneru (ASiC), a časovými razítky opatřovat pouze kontejner jako takový. Sdružování do kontejnerů je vhodné dle logického spojení dokumentů, například do úrovně spisů. Stejně tak není podstatné, kdo podniká výše naznačená opatření, nutná pro zajištění digitální kontinuity dokumentů. |
+ | **Je však nutné konstatovat, | ||
- | {{: | + | Dalším možným řešení je předávání transakčních protokolů do archivu v krátké lhůtě. |
+ | {{tag> |