<title>Systémy správy dokumentů</title>

<note important>Konkrétní implementační kroky a způsoby zapracování do informační koncepce OVS jsou popsány v kapitole Pravidla pro funkční celky architektury jednotlivých úřadů</note>

Obecně o spisové službě

Orgány veřejné moci a další subjekty, které jsou podle příslušné legislativy zahrnuty do skupiny takzvaných "veřejnoprávních původců", mají za povinnost realizovat správu svých dokumentů formou výkonu spisové služby. Spisovou službou se rozumí veškeré činnosti a procesy týkající se evidence, správy a vyřizování dokumentů. Jedná se o dokumenty v analogové podobě (například listinné dokumenty) a také v digitální podobě (například elektronické dokumenty).

Legislativní rámec pro výkon spisové služby obsahuje Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Národní standard pro ESSL vydaný ministerstvem vnitra pak stanovuje podrobné technické požadavky na aplikační a byznysové funkce ESSL a ISSD systémů.

U analogových dokumentů je hlavním cílem výkonu spisové služby evidence a správa metadat o těchto dokumentech a veškerých úloh a transakcí, které se s dokumenty činí. U digitálních dokumentů se pak jedná nejen o evidenci a správu metadat, ale také samotných souborů digitálních dokumentů, kterým se v odborné terminologii říká komponenty. Navíc obecně platí teze stanovená prováděcí vyhláškou o spisové službě, že nebrání-li tomu nic podstatného, měly by se na vstupu do organizace analogové dokumenty digitalizovat a dále by se s nimi mělo pracovat jako s digitálními.

Každý povinný subjekt musí

Vykonávat spisovou službu tak, že eviduje dokumenty v elektronickém systému spisové služby, nebo v samostatné evidenci naplňující požadavky ESSL

Mít (alespoň jeden) elektronický systém spisové služby, nebo více ESSL

zajistit integraci ostatních systémů na ESSL pro správu metadat a realizaci úkonů spojených s dokumenty

vést jmenný rejstřík a přiřazovat subjektům bezvýznamové identifikátory v něm

řádně uchovávat a spravovat digitální dokumenty a jejich komponenty

Provádět evidenci metadat o spisech a dokumentech a evidenci transakcí u dokumentů v ESSL či v samostatné evidenci splňující požadavky

Realizovat správně procesy při příjmu a odesílání dokumentů, zejména k jejich důvěryhodnosti (ověřovat elektronické podpisy, elektronicky podepisovat, opatřovat časovými razítky, apod.)

prostřednictvím modulu podatelny přijímat a evidovat veškeré doručené dokumenty a zajišťovat odesílání

Zajistit digitální kontinuity evidovaných digitálních dokumentů po celou dobu jejich evidence

provozovat digitální spisovnu a zajistit uchování také digitálních dokumentů po dobu skartační lhůty

Předávat digitální dokumenty do digitálního archivu s jejich metadaty ve správném tvaru a se všemi požadovanými metadaty

Řídící dokumenty

V rámci výkonu spisové služby jsou řídícími drivery zejména:

Legislativa

Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě

Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

Technické a architektonické požadavky

Národní standard pro elektronické systémy spisové služby

Národní architektonický plán

Vnitřní řídící dokumenty úřadu

Spisový řád

* Spisový plán

- Informační koncepce úřadu

Dokumentace k elektronickému systému spisové služby

Dokumentace k ESSL

Dokumentace k integracím ESSL

Dokumentace související s výkonem spisové služby

Architektonická řešení

Architektura spisové služby

Spisovou službu považujeme za společnou schopnost na úrovni úřadu (capability), kde většina principů je shodných napříč celým úřadem (motivační vrstva, aplikační vrstva ESSL a integrace, byznysová vrstva procesů a funkcí a interakcí) a na úrovni jednotlivých agend se odlišuje dle výkonu dané agendy minimálně. Architekturu výkonu spisové služby tedy zahrneme do capability mapy úřadu a do architektury vykonávaných schopností.

Při zpracování Enterprise architektury úřadu i při zpracování a realizaci jednotlivých architektur týkajících se ať už agend nebo schopností, nebo řešení, je nutno zahrnout spisovou službu jako obecnou schopnost a správným způsobem řešit její realizaci. Je přitom nutno zvážit, do jaké míry je faktický i technický výkon spisové služby společný v rámci celé organizace a jestli a jakým způsobem se bude lišit v rámci jednotlivých agend či řešení. Jednoznačným doporučením je mít jeden elektronický systém spisové služby a u ostatních informačních systémů, včetně agendových informačních systémů a provozních informačních systémů, zajistit úkony spojené se správou dokumentů a výkonem spisové služby formou integrace na elektronický systém spisové služby předepsaným rozhraním.

Součástí architektury úřadu by tedy z pohledu spisové služby měly být vždy alespoň následující elementy:

Vzhledem k tomu, že legislativa obecně počítá s tím, že v rámci úřadu je vždy alespoň jeden ESSL a ostatní agendové a provozní informační systémy jsou na něj integrovány a úkony spojené s dokumenty se realizují formou rozhraní ESSL, měla by v úřadu být implementována integrace všech informačních systémů spravujících dokumenty (pokud nejsou sami ESSL) s ESSL a samotný ESSL navázán na úložiště pro uchovávání komponent digitálních dokumentů. Na obrázku níže je znázorněn obecný stav pochopení integrace elektronického systému spisové služby za využití jednoho centrálního úložiště pro digitální dokumenty.

Hovoříme-li o integraci informačního systému s elektronickým systémem spisové služby a o správě úkonů spojených s dokumentem, může tato integrace být na úrovni byznysových objektů a jejich metadat řešena následujícími způsoby:

Digitální dokument, respektive jeho komponenty a datové soubory, jsou uloženy v úložišti digitálních dokumentů, které zajišťuje péči o digitální soubory

Metadata o dokumentu jsou spravována evidenčním nástrojem, tedy:

Elektronickým systémem spisové služby, nebo

informačním systémem, který plní funkci samostatné evidence

Se soubory v úložišti jsou oprávněny pracovat:

elektronický systém spisové služby, nebo

informační systém sloužící jako samostatná evidence, nebo

informační systém integrovaný na ESSL prostřednictvím ESSL

Vazby na architekturu agendového informačního systému

V rámci architektury každého informačního systému veřejné správy sloužícího pro podporu výkonu činností agendy veřejné správy je nutno myslet také na oblast výkonu spisové služby. Vzhledem k tomu, že prakticky v každé agendě veřejné správy se buď vytváří, nebo zpracovávají, nebo odesílají, nebo evidují dokumenty, anebo u ní dochází k zápisu záznamu do spisu (z pohledu legislativy týkající se spisové služby), je nutno zajistit úkony spojené se spisem a dokumentem. Vesměs existují dvě formy, jak zajistit povinnosti výkonu spisové služby v souvislosti s daným AISem, a to následující:

Integrovat AIS na ESSL prostřednictvím předepsaného rozhraní a zajistit, aby úkony spojené s dokumentem vykonával AIS prostřednictvím tohoto rozhraní.

Zajistit, aby daný AIS splňoval požadavky Národního standardu pro ESSL kladené na tzv. „samostatnou evidenci“ a vykonávat úkony spojené s dokumenty a všechny procesy týkající se výkonu spisové služby v samostatné evidenci tímto systémem.

Vazby na architekturu provozních systémů

Velice často se zapomíná na to, že výkon spisové služby se týká všech dokumentů, a tedy nejen úředních dokumentů typu podání a rozhodnutí v rámci výkonu agend veřejné správy. U veřejnoprávních původců se jedná o evidenci a správu veškerých dokumentů (s výjimkou těch, které si daný původce odůvodněně vyňal z evidence ve svém spisovém řádu), a tedy je nutno zajistit výkon spisové služby v elektronické podobě také pro pracovní a provozní a neúřední dokumenty. To se týká jak dokumentů pracovního charakteru (zápisy z porad, organizační a řídící dokumenty, řídící akty, interní sdělení), tak ale také všech dokumentů ekonomického a provozního charakteru (faktury, objednávky, smlouvy ekonomické doklady, personální dokumentace, žádanky, závěrky a výkazy apod.).

V případě provozních informačních systémů jednoznačně doporučujeme jejich integraci na elektronický systém spisové služby. Zejména u ekonomických informačních systémů, systému pro řízení personalistiky a mezd a zdrojů a dalších manažerských informačních systémů týkajících se různých žádanek, evidencí, a workflow procesů, se dost často na výkon spisové služby zapomíná. Zde je vhodná integrace na ESSL, neboť zajištění splnění všech požadavků Národního standardu na samostatné evidence pro tyto systémy by s sebou přineslo neúměrné finanční náklady spojené s pořízením a rozvojem těchto provozních IS. Integrací na ESSL se také zajistí řádné realizování skartačních řízení u těchto druhů dokumentů.

Souvislosti s architekturou údajů o subjektech

Určení původci jež vykonávají spisovou službu v elektronické podobě musejí podle § 64, odst. 4 až 8, Zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě provozovat jako samostatnou komponentu takzvaný "Jmenný rejstřík", kam źapisují určené minimální údaje o všech subjektech, kterých se týkají jimi evidované dokumenty.

Realizace propojení jmenného rejstříku a ostatních komponent, respektive realizace procesů evidence subjektů je následující:

V úřadu je u každého ESSL jako logická komponenta i Jmenný rejstřík. Funkce Jmenného rejstříku může za splnění všech dalších podmínek zastávat i zdroj evidence subjektů.

Do jmenného rejstříku se evidují údaje o všech subjektech kterých se týkají evidované dokumenty a to s využitím AIFO fyzických osob v agendě spisové služby, nikoliv v agendách, ve kterých se o osobách úřaduje.

Ve jmenném rejstříku se neuchovávají žádné jiné identifikátory než AIFO agendy spisové služby (u fyzických osob). U právnických osob je třeba evidovat i vazbová AIFO fyzických osob.

Při příjmu či odeslání dokumentu příslušný systém (buď ESSL, nebo AIS) provede převod AIFO a opět zapíše/aktualizuje údaje ve Jmenném rejstříku pod AIFO agendy spisová služba.

POZOR: Evidence subjektů ve Jmenném rejstříku a evidence subjektů za účelem úřadování v agendě jsou dvě oddělené věci, proto je nutno dbát na správné postupy, viz související kapitoly k evidenci subjektů a identifikátorům.

Další zdroje

V souvislosti s výkonem spisové služby existuje celá řada dalších zdrojů informací a metodických dokumentů zejména Ministerstva vnitra a Národního archivu ČR. V rámci Ministerstva vnitra je gestorem Odbor archivnictví a spisové služby (OAS).

Centrála CzechPOINT Centrální systém obsluhující všechny služby CzechPOINT Aplikační komponenta 123 CzechPOINT@office Rozhraní určené pro úředníky zprostředkující předem definované služby Aplikační rozhraní 456 CzechPOINT Rozhraní určené pro asistované služby veřejné správy. Je využíváno asistentem na žádost klienta Aplikační rozhraní 789