~~Title: Evidence údajů o subjektech~~

Identifikátory subjektů využitelné ve veřejné správě

Identifikátory u subjektů fyzických osob

V rámci Národního architektonického plánu je stanoven soubor závazných architektonických doporučení týkajících se propojeného datového fondu (výměny údajů) i vedení datového fondu (evidence údajů). To se pochopitelně týká i fyzických osob. Aby byly i další části tohoto dokumentu pochopitelné, níže je tabulka s přehledem identifikátorů týkajících se fyzické osoby:

Identifikátory fyzické osoby a jejich příklad

Název	Popis	Příklady	Slouží k
Agendový identifikátor fyzické osoby (AIFO)	Identifikátor, který přiděluje ORG pro danou agendu a je jedinečný pro osobu a agendu	AIFO v agendě evidence obyvatel, AIFO v agendě řidičských průkazů	Technický identifikátor pro účely jednoznačné identifikace fyzické osoby v agendě a jako identifikátor osoby při výměně údajů. Je pouze v agendě, nikdy se neposkytuje a nepředává, překládá se výhradně přes ORG.
Agendový klientský identifikátor	Klientské číslo používané v dané agendě jako úředníkům i klientům známý bezvýznamový identifikátor	DIČ, Číslo pojištěnce, klientské číslo	Úřední identifikátor, na rozdíl od AIFO je prezentován klientovi i úředníkovi. Využívá se při vnitřním úředním styku v dané agendě, zpravidla se neposkytuje, ale využívá se jen v rámci této agendy.
Stykový identifikátor	Jednoznačný identifikátor pocházející z veřejné listiny, kterým lze identifikovat osobu při komunikaci s veřejnou správou	Typ a číslo dokladu (OP, pas, ŘP)	Využívá se při prezenční či listinné či elektronické komunikaci s klientem. Podle něj se provede překlad na AIFO v agendě, AIS poté ví, jak AIFO, tak AKI, v systémech se tento identifikátor neeviduje a neukládá.

Identifikátory právnických osob

u právnických osob je situace nepoměrně jednodušší. Naprostá většina právnických osob je vedena v Registru osob, na který nejsou kladena taková opatření týkající se ochrany osobních údajů, neboť narozdíl od citlivých a osobních údajů konkrétních fyzických osob je většina údajů o právnických osobách ze své podstaty veřejná.

Přesto je nutné při využívání a výměně údajů o právnických osobách dodržovat správné principy a využívat správné identifikátory:

Základním identifikátorem právnické osoby je identifikační číslo (IČ/IČO), To je také primární identifikátor vedený v rámci Registru osob

Má-li právnická osoba více provozoven, základním identifikátorem provozovny je identifikační číslo provozovny (IČP), který je také veden v rámci Registru osob

při kontaktu právnické osoby s veřejnou správou Ale fakticky nejedná právnická osoba, ale jejím jménem jedná konkrétní fyzická osoba. Ta přitom musí být k takovému jednání oprávněna. Základní oprávnění jednání konkrétních fyzických osob jsou také vedena v rámci Registru osob, nebo v příslušných editorských informačních systémech, jako jsou systémy veřejných rejstříků. Vzhledem k tomu, že se při komunikaci s právnickou osobou faktický jedná o komunikaci s konkrétní fyzickou osobou jednající jejím jménem, je nutné, aby příslušný orgán veřejné moci ve všech svých souvisejících činnostech dodržoval principy Evidence údajů o fyzických osobách také V případě jakékoliv Evidence údajů o fyzických osobách jednajících jménem právnickéosoby.

Evidence údajů o fyzických osobách v datovém fondu úřadu

Dosud se jako identifikátor fyzické osoby, leccos,a to jak v dané agendě (uvnitř úřadu), tak i při výměně údajů (ven z úřadu). Toto je nutno změnit, proto je nutno respektovat níže uvedené základní principy pro evidenci subjektů:

Identifikátorem pro komunikaci mezi jednotlivými agendovými informačními systémy je vždy AIFO (a překládá se AIFO2AIFO přes služby ORG).

Úředním/klientským identifikátorem fyzické osoby může být klientské číslo pro danou agendu, které přidělí správce dané agendy a které se využívá jako prezentovaný identifikátor v AISu a pro úředníka.

Při komunikaci s klientem (osobní jednání na přepážce, i zpracování doručených dokumentů a zpráv) se využívají stykové identifikátory, jako jsou typ a číslo dokladů a využije se služba překladu na AIFO.

Stykové identifikátory si primárně neeviduji, leda by byly zároveň klientským číslem.

AIFO osoby se nikdy nesmí přímo poskytnout, vždy se využívá služeb překladu z mého AIFO na AIFO příjemce výměny údajů.

Pokud k tomu nejsou specifické závažné důvody, tak při výměně údajů využívám pouze AIFO a nepřidávám k tomu další identifikátory nebo referenční údaje.