Zjednodušené formuláře

Zjednodušené formuláře, označované jako EasyForms, jsou nástroje pro vytváření elektronických formulářů k digitálním službám splňující požadavky Zákona 12/2020 Sb. o právu na digitální služby bez nepřiměřené zátěže.

Uživatel formuláře se přihlásí pomocí národní identity, může definovat zastupování pomocí Registru zastupování, předvyplní se údaje. Výsledný dokument v lidsky i počítačově čitelné podobě je autorizován, uživateli je vystaveno osvědčení o digitálním úkonu, že dokument byl přijat a odeslán pomocí datové schránky na příslušný úřad.

Každý formulář má dvě úrovně: technickou datovou vrstvu, která se připravuje v Registru práv a povinností v AISK (Správa katalogů) a prezentační vrstvu – tedy to, co vidí koncový uživatel na Portálu občana.

Formuláře mají definovanou strukturu. Uživatel může vyplnit pět polí (např. text, číslo, datum), přidat pět příloh a doplnit volný text, souhlas se zpracováním údajů a prohlášení. Výhodou této jednoduchosti je rychlost nasazení a stabilita. Formuláře jsou určeny primárně pro agendy, kde není potřeba komplikované logiky nebo více variant.

Z pohledu úřadů je klíčová možnost snadného vkládání formulářů na web úřadu pomocí tzv. deep linků – tedy přímých odkazů vedoucích na konkrétní formulář v Portálu občana. Vlastní integrace formuláře z Registru práv a povinností je plně automatizována a probíhá každých 24 hodin po schválení.

Po zveřejnění se služby s příznakem „Vyřídit“ objeví na Portálu veřejné správy a promítne se do grafu https://zopds.dia.gov.cz

V registru práv a povinností je evidováno více než 350 vyškolených zpracovatelů, kteří již připravili podklady pro více než 9 000 digitálně dostupných služeb a ti mohou stejným způsobem vytvářet formuláře pomocí Katalogu zjednodušených formulářů.

Formuláře mohou vytvářet všichni z 350 editorů nového záznamu v AISK a proces schvalování probíhá obdobně jako schvalování popisu služeb.

Vkládaná data lze prohlížet pomocí náhledu (preview). Náhled umožňuje otestovat i funkce elektronického formuláře – tedy vkládání dat, kontrolu povinností, tisk, ukládání a načítání dat.

Ihned po založení formuláře se definuje i URL odkaz. URL odkaz slouží jako deep link pro zobrazení formuláře přes Portál občana.

Jakmile je formulář schválený DIA, tak je do 24 hodin k dispozici na Portálu občana pod definovaným URL. Je však dostupný pouze pro toho, kdo URL zná a editor si ho může vyzkoušet.

URL je zveřejněn, pokud je URL vloženo do Katalogu služeb veřejné správy anebo umístěno na portál úřadu.

Formulář na Portálu občana splňuje požadavky Zákona 12/2020 Sb. o právu na digitální služby:

1. Umožňuje přihlášení pomocí NIA
2. Pokud se uživatel přihlásí, je zajištěno předvyplnění údajů o uživateli, které má úřad v Základních registrech
3. Pokud je definován zastupující v rámci Agendového informačního systému Registru zastoupení jsou převyplněné údaje o zastupovaném (právnická nebo fyzická osoba)
4. Portál občana vystaví potvrzení respektive „osvědčení o digitálním úkonu“ (příklad: 912cc2f1-4be5-4473-a888-2214e7d67af4.pdf
5. Dokument je v počítačově i lidsky čitelné podobě (příklad: Informační povinnost poskytovatele cloud computingu-5.pdf ) a je možné ho stáhnout a odeslat prostřednictvím datových schránek, přes kontaktní místo, elektronickým mailem s dokumentem podepsaným elektronickým podpisem nebo přímo pomocí informačního systému.
6. Pokud je podání činěno pomocí informačního systému, je zajištěna autorizace úkonu a zpětné prokázání vůle uživatele učinit digitální na Portálu Identity občana
7. Odeslání se realizuje pomocí technické stránky Digitální a infomační agentury. Datová zpráva obsahuje průvodku (příklad: 1532329897_Pruvodni_dopis.pdf

1. Uživatel, kontakty (pole pro žadatele nebo zastupujícího a kontaktní údaje)
2. OVM, sekce, odbor (formulář je vázán na konkrétní organizační složku veřejné správy)
3. Zastupování pomocí Registru zastupování (kdo může zastupovat)
4. Maximálně pět proměnných polí: krátký text, dlouhý text, datum, číslo (celé/dělené čárkou), logická hodnota (checkbox)
5. Volný předdefinovaný text s možností editace uživatelem (blok pro obecnou žádost nebo zpřesnění podání)
6. Maximálně pět příloh (běžné formáty PDF, JPG/PNG používané v rámci spisových služeb)
7. GDPR, GDPR URL (možnost vložit odkaz na zásady ochrany osobních údajů)
8. Prohlášení, které musí uživatel potvrdit (např. souhlas se zpracováním údajů, prohlášení o pravdivosti)

Verze zjednodušeného formuláře neobsahuje přenesenou působnost ani platby (tj. negeneruje platební příkaz ani QR kód).

1. Plná podpora zákona o právu na digitální služby (ZoPDS) – NIA, ReZa, předvyplnění údajů, osvědčení s elektronickou pečetí a časovým razítkem, autorizace, datové schránky
2. Jednoduché vytvoření a snadná správa – metadata se vytvářejí v AIS Správa katalogů, kde je aktuálně registrováno 350 správců agend z ústředních správních úřadů,
3. Automatizovaná integrace do Portálu občana,
4. Jednoduché zveřejnění v Katalogu služeb
5. Jednoduchá integrace do portálů úřadů – pomocí vloženého odkazu (URL)
6. Výsledné dokumenty jsou ve strukturovaném, strojově i lidsky čitelném formátu – vhodné pro automatické i manuální zpracování.

1. Pro komplexnější služby to nelze použít z důvodu dříve uvedených omezení
2. Není to finální řešení
3. Umožňuje pouze asynchronní provoz (nelze plně provázat na AIS)
4. Neumožňuje využití agendových dat
5. Podání nejsou provázána na portál úřadu (podání jsou na portálu, kde se služba realizuje)

Webinář Zjednodušené́ formuláře.pptx

Uživatelská příručka Katalog zjednodušených formulářů.pdf

První část byla věnována navigaci Katalogu služeb na portálu https://portal.gov.cz/ a základním principům a vlastnostem zjednodušených formulářů:

Zjednodusene formulare I.mp4

Druhá část byla zaměřena na ukázku vytvoření formuláře přímo v Registru práv a povinností, v Katalogu zjednodušených formulářů:

Zjednodušené formuláře II.mp4

Výstupní dokument digitální služby v lidsky i počítačově čitelném formátu (PDF/XML)

Informační povinnost poskytovatele cloud computingu-5.pdf 

912cc2f1-4be5-4473-a888-2214e7d67af4.pdf

1532329897_Pruvodni_dopis.pdf

Návod k integraci RPP web komponent_v4.pdf

Dobrý den, když je u služby zelený štítek "Online zastoupení", tak to znamená možnost využití Registru zastoupení? Odkud je tato informace čerpána?

• Dobrý den, ano je to možnost využití REZA, je nutné zaškrtnout příslušný atribut u služby v AIS Správa Katalogů
• Informace se čerpá z detailního popisu služby. Zde je atribut: Lze vyřídit v online zastoupení. Pokud je zaškrtnutý, vyplní se text na portál, kde se zastoupení uděluje

Dobrý den, je schválení možné bez šablon REZA? (např. pro první verzi formuláře).

• Ano je, ale není důvod ReZa nevyužívat alespoň pro implicitní oprávnění k zastupování.

• Pokud je důvodem nepoužívat explicitní šablony DIA „primárně kapacitně, časová náročnost, neznalost tvorby šablon a nutnost vytvoření dokumentace (před schválením šablony REZA), kterou garanti/ samostatně, resp. rychle nezvládnou“ je možné se obrátit na kompetenční centrum DIA
• Když ReZa nepoužijete, ale služba je určena např. pro právnické osoby, uživatel (fyzická osoba) nebude moci zjednodušený formulář využít protože za právnickou osobu úkon činí fyzická osoba.
• Připravuje se zjednodušená verze vytváření šablon a oprávnění k zastupování

Jak se řeší číselníky, např. zmiňovaná plemena?

• Aktuální verze číselníky nepodporuje, připravuje se verze s jednoduchými číselníky, zatím je možné výčet možností dát do nápovědy.

Když tam přidám formulář, který později skutečně zdigitalizuji (především využití PPDF), tak jej můžu odstranit ze zjednodušeného formuláře?

• Ano, stejně jako detailní popis můžete záznam v AISK zrušit (a přestane se zobrazovat). Navíc formulář je dohledatelný pouze přes odkaz uvedený v detailním popisu služby, takže tam stačí upravit/smazat odkaz na transakční portál, respektive nahradit ho finálním odkazem na formulář plně integrovaný s AIS.

Dobrý den. Vložení odkazu do AISK RPP proběhne automaticky po schválení formuláře?

• V aktuální verzi musíte vkládat odkaz na zjednodušený formulář ručně.
• Teprve vložením odkazu do Katalogu služeb dojde k jeho zveřejnění, tedy zviditelnění a uvedení do grafu sledujícího stav zavádění digitálních služeb

Dobrý den, bude vytvoření zcela nového záznamu v AISK (tj. zjednodušeného formuláře) umožněno každému z 350 registrovaných editorů, nebo tento krok musí nejprve provést někdo z DIA? Děkuji!

• Ano. Zjednodušený formulář si můžete založit sami. DIA jej následně musí schválit.

JE podmínkou sestavování formulářů schválený konceptuální model agendy?

• Ne.

Kam se uloží podání (do DS?) nebo jak ho dostaneme?

• Ano, podání jde do uvedené datové schránky při definici formuláře.

Osvědčení o přijetí podání tedy poskytuje DIA? Nebo dotčený OVM potvrdí přijetí ze své datové schránky?

• DIA - Portál občana

Bude dlouhá prodleva od schválení URL a následně schválení upravené služby v KS?

• Neměla by být. Ale pokud nás zahltíte, může k ní dojít.
• Jinak po schválení formuláře začne URL fungovat do 24h. 

Bude DIA oslovovat úřady, že začnou chodit pdf/xml dokumenty jednoduchých formulářů? Jen aby nebyly úřady překvapeny a hlavně, že je, zde příležitost ke zmiňované automatizaci.

• K vysvětlení: tady dotaz směřoval k přístupu vyřizujících úřadů - těch, ke kterým zjednodušený formulář přijde (ne ke tvorbě). Takže k osvětě DIA o postupu digitalizace vůči úřadům v přenesené působnosti. Že v případě zjednodušených formulářů nepůjde o úplné vyřízení služby, ale pouze o podání, jako počátečního úkonu.

 K vysvětlení: tady dotaz směřoval k přístupu vyřizujících úřadů - těch, ke kterým zjednodušený formulář přijde (ne ke tvorbě). Takže k osvětě DIA o postupu digitalizace vůči úřadům v přenesené působnosti. Že v případě zjednodušených formulářů nepůjde o úplné vyřízení služby, ale pouze o podání, jak…

• Aktuálně nelze vytvořit formulář, kde se zadá množina OVM. Musí být pouze jedno. V současné fázi tedy osvěta nedává smysl, protože Vy si formulář založíte, takže přepokládáme, že se kolegy/kolegyněmi na úřadu domluvíte sami.

Je v tuto chvíli znám alespoň přibližný časový odhad, kdy bude nasazena nová verze EasyForms umožňující místní příslušnost? Děkuji.

• Zatím to nechceme slibovat.

Pokud je v rámci služby více úkonů, pak by měl být vytvořen formulář pro každý úkon zvlášť?

• Typicky se tam neděje (např. nebudete dělat formulář pro doplnění podkladů), ale pokud byste to potřebovali, je to možné.

Šlo by u seznamu položek pro výběr zobrazovat všechny položky?

• Ano, musíte zadat "TYP"

 Lze zadávat číselníky?

• Aktuálně ne. 

Je někde k dispozici seznam všech hodnot v poli "Typ"?

• Je to v katalogu: Číselník typů atributů pro zjednodušené formuláře.

Volný text je pole, které vyplňuje žadatel? nebo jde o formu nápovědy k přílohám..? 

• Vyplňuje žadatel. Může obsahovat předdefinovaný text, který lze smazat/upravit.

Pokud bude chtít statutární orgán právnické osoby zmocnit zaměstnance k vyřízení žádosti, jakým způsobem se to dá řešit? Nějakým způsobem v registru zastupování? Musí se zaměstnanec přihlásit jako fyzická osoba (když nemá datovou schránku, lze přes bankovní identitu)?

• Zde je potřeba vytvořit explicitní zmocnění v ReZa. Následně je možné jej použít ve zjednodušeném formuláři.
• Přihlašování přes bankovní identitu je možné, naopak přihlašování přes datovou schránku není podporované

Pokud ke službě (k jednotlivým úkonům) vytvořím více formulářů, tak jak to bude vypadat v rozhraní portálu VS? Na který formulář odkáže tlačítko "Vyřídit"?

• U služby lze uvést pouze jeden odkaz pro tlačítko Vyřídit.
• Další odkazy můžete uvést v jednotlivých atributech (Co potřebujete, pokud řešíte elektronicky).

Není tedy potom lepší nahradit název tlačítka "Vyřídit" slovem "Podat"?

• Snažili jsme se o co nejvyšší uživatelskou srozumitelnost. Nikoli o právnickou/úřední dokonalost. 

Odkaz na URL vkládám ještě před odesláním ke schválení na DIA nebo až po schválení? Děkuji

• DIA kontroluje funkčnost URL, nejprve tedy musí být zjednodušený formulář schválen. Následně se doplní do detailního popisu služby.

Uvažujete o implementaci platební brány?

• Uvažujeme o vytvoření platebního předpisu a QR kódu. Zjednodušené formuláře pracují asynchronním způsobem, tedy nelze provézt párování přímo proti ekonomickému informačnímu systému v on-line režimu.
• Z hlediska uživatelů je v současné době preferovaný způsob QR kódů (metoda z účtu na účet (A2A - Account to Account), používá se například pro platby daní. Rovněž to je výhodné z hlediska nulových poplatků za takovéto transakce.

Nejsem právník, ale právě že pod "Vyřízením" si představuji celé vyřízení služby. Naproti tomu "Podat" znamená odeslání formuláře (žádosti, ohlášení, oznámení…).

• V uživatelském testování nám tlačítko Vyřídit fungovalo. Pokud bychom zjistili, že je pro uživatele matoucí, určitě jej upravíme.

Lze nějak v katalogu formulářů zjistit (případně doplnit informaci), že je formulář zveřejněný?

• Každý schválený formulář je zveřejněný.

Pokud mi zákon nebo k tomu prováděcí vyhláška neříká, jakým způsobem má žádost vypadat, tak bych se měla vycházet ze zákona obecného (správní řád). Tzn. že žádost by měla mít náležitosti podle správního řádu (jen velmi obecné náležitosti - kdo činí a o co žádá), je to tak?

• Ano. A v takovém případě by neměl být problém vytvořit zjednodušený formulář (pokud nepotřebujete směřovat podání - tj. adresovat je na kategorie OVM)

Odkaz na URL vkládám ještě před odesláním ke schválení na DIA nebo až po schválení? Děkuji

• DIA kontroluje funkčnost URL, nejprve tedy musí být zjednodušený formulář schválen. Následně se doplní do detailního popisu služby.