Tento dokument je strukturovaným převodem RACI tabulky atributů licencí programového vybavení, která je součástí Doporučení k zajištění splnění Pravidel, zásad a způsobu pořizování, správy a užívání programových prostředků dle Usnesení vlády ČR ze dne 19. října 2022 č. 867.
Tabulka pokrývá celý životní cyklus programových prostředků – od posouzení potřeby pořízení, přes pořízení, instalaci, užívání až po kontrolu a vyřazení. Pro každý atribut je vyznačena role dle metodiky RACI (R – Responsible, A – Accountable, C – Consulted, I – Informed).
Původní dokument je k dispozici zde vysvetleni_doporuceni_k_uv_2022_867_raci-tabulka_atributu_v10.xlsx
| ATRIBUT | DOTČENÁ ROLE | |||||||||||
| Pracovníci/útvary pořizující licence a/nebo uzavírající smlouvy na užívání progr. prostředků | Vedení povinných subjektů | ICT-technici instalující a spravující (udržující aktuální) programové prostředky | Správci majetku, účetní a rozpočtáři | Útvar zadavatele požadavku na ICT služby (věcný správce agendy) | Architekt digitalizace a/nebo architekt kyberbezpečnosti povinného subjektu, | |||||||
| POSOUZENI POTŘEBY POŘÍZENÍ PROGRAMOVÝCH PROSTŘEDKŮ A NÁVRH NEJVHODNĚJŠÍ FORMY JEJÍHO USPOKOJENÍ | ||||||||||||
| ANALÝZA POTŘEB A VARIANT JEJICH USPOKOJENÍ | ||||||||||||
| analýza potřeb licence | R | A | C, I | (I) | R | C, I | ||||||
| jaké funkcionality | R | A | C, I, R | (I) | R | C, I | ||||||
| jaké klíčové parametry | R | A | C, I | (I) | R | C, I | ||||||
| výkonové | R | A | R | (I) | R | C, I | ||||||
| bezpečnostní (důvěrnost, integrita, dostupnost) | R | A | R | (I) | R | C, I | ||||||
| kvalitativní | R | A | C, I, R | (I) | R | C, I | ||||||
| pro kolik uživatelů/zařízení (servery/jádra/ …) | R | A | C, I | (I) | R | C, I | ||||||
| pro jaké uživatele (k jakým funkcionalitám, pro jaká zařízení), k jakým serverům (CAL) | R | A | C, I | (I) | R | C, I | ||||||
| na jakou dobu/od kdy, do kdy | R | A | C, I | (I) | R | C, I | ||||||
| analýza licenčních variant včetně dopadů do evidence a účetnictví | R,I | A | C, I | (C, I) | R, I | C, I | ||||||
| právo užívání, rozšířené právo k užívání | R | A | C | (C, I) | R | I | ||||||
| software as a service (SaaS) | R | A | C | (C, I) | R | C, I | ||||||
| SW na zakázku | R | A | C | (C, I) | R | C, I | ||||||
| Open Source | R | A | C | (C, I) | R | C, I | ||||||
| Free Ware | R | A | C | (C, I) | R | C, I | ||||||
| Firmware | R | A | C | (I) | I | I | ||||||
| interní personální kapacity (kvalifikace) na zajištění provozu | R | A | C | - | R | I | ||||||
| perspektivnost platformy | I | A | C | - | R | C, I | ||||||
| bezpečnost platformy / soulad s interními bezp. standardy | I | A | C | - | R | R | ||||||
| zaměstnanecké dílo | R | A | C | (C, I) | R | C, I | ||||||
| licencovaná DATA | R | A | C | - | R | C, I | ||||||
| licencované chytré formuláře | R | A | C | - | R | C, I | ||||||
| elektronický podpis | R | A | C | - | R | R | ||||||
| elektronické razítko / pečeť | R | A | C | - | R | R | ||||||
| analýza využitelnosti současných licencí / smluv | R | A | C | (C, I) | R | I | ||||||
| analýza aktuálně platných interních omezení (Bezp. politika úřadu, interní SW standardy, …) | R | A | I | (C, I) | R | R | ||||||
| VÝSTUP ANALÝZ = návrh zadání pro zajištění licencí - nákup / služba | R | A | C | C, I | R | C, I | ||||||
| modely pořízení dle charakteru výdaje (..) | R | A | C | C, I | R | C, I | ||||||
| kapitálový/investiční výdaj | R | A | C | C, I | R | I | ||||||
| provozní výdaj | R | A | C | C, I | R | I | ||||||
| SPECIFIKACE ZADÁNÍ PRO POŘÍZENÍ LICENCE | ||||||||||||
| počet licencí | R | A | R | C, I | R | I | ||||||
| kolik licencí pořízeno | R | A | R | C, I | R | I | ||||||
| jaký typ licencí | R | A | R | (C), I | R | I | ||||||
| kolik spuštění povoluje jedna licence | R | A | R | (C), I | R | I | ||||||
| podpora | R, A | A | R | C, I | R, C | I | ||||||
| záruční | R | (C), I | R | I | ||||||||
| délka záruky/od pořízení do | R | R | (C), I | R | I | |||||||
| rozsah záruky | R | R | (C), I | R | I | |||||||
| co všechno | R | R | (C), I | R | ||||||||
| kde všude | A | R | (C), I | R | ||||||||
| jakým způsobem (vzdáleně/osobní přítomností/…) | A | R | (C), I | R | ||||||||
| podmínky uplatnění reklamace (kde, jak) | A | R,C,I | (C), I | R | ||||||||
| jakým způsobem | A | R,C,I | (C), I | R | ||||||||
| kdo je oprávněn | A | R,C,I | (C), I | R | ||||||||
| podmínky vyřízení reklamace | A | R | (C), I | C, I | ||||||||
| kde | A | R | (C), I | C, I | ||||||||
| do kdy (NBD/…) | A | R | (C), I | C, I | ||||||||
| smluvní zdarma (nad rámec záruky) | A | I, C | (C), I | C, I | I | |||||||
| žádná | A | R | (C), I | C, I | ||||||||
| patche, service packy a updaty v rámci verze/release | A | R | (C), I | C, I | ||||||||
| smluvní placená | A | I, C | C, I | R | I | |||||||
| upgrady po dobu trvání smlouvy | A | R | C, I | R | I | |||||||
| rozšíření užívacích práv po dobu trvání smlouvy | A | R | C, I | R | I | |||||||
| trvalé rozšíření užívacích práv | A | R | C, I | R | I | |||||||
| možná nadstandardní oprávnění "vlastníka" | A, R | A, I | I, C | I | R, C | C, I | ||||||
| licence přeprodat | R | A | - | I | C, I | I | ||||||
| pořizovat kopie pro testování | R | A | R,C,I | I | R | C, I | ||||||
| instalovat jako studenou zálohu | A | R,C,I | I | R | C, I | |||||||
| modifikovat programový kód | A | I | R | (I) | R | C, I | ||||||
| využít licence na více zařízeních | A | R,C,I | I | R | C, I | |||||||
| využít licence v "cloudu" (na zařízení třetích stran) | A | R | (I) | R | C, I | |||||||
| omezení užití | A, C, I | I, C | I | C, I | I | |||||||
| EDU - jen pro vzdělávací účely (obvykle jen pro přesně definovaný typ instituce!) | A | R | I | I | I | |||||||
| DEMO, Trial - jen pro demonstraci | C, I | A, R | - | C, I | ||||||||
| DEV - jen pro účely vývoje a testování | A | R | I | C, I | I | |||||||
| jen pro testování | A | R | I | I | I | |||||||
| HUP - jen pro nekomerční užití zaměstnanci institucí VS s platnou rámcovou smlouvou a jejich rodinnými příslušníky | A | I | I | C, I | ||||||||
| jen pro veřejnou správu (státní správa + samospráva) | A | R | I | C, I | I | |||||||
| licence pouze pro nekomerční užití | A | R | I | C, I | ||||||||
| licence se speciálním závazkem (například sdílet) | A | R | (I) | C, I | I | |||||||
| POŘÍZENÍ PROGRAMOVÝCH PROSTŘEDKŮ | ||||||||||||
| UZAVŘENÍ LICENČNÍCH A SOUVISEJÍCÍCH SMLUV UMOŽŇUJÍCÍCH UŽÍVÁNÍ PROGRAMOVÝCH PROSTŘEDKŮ | ||||||||||||
| SPRÁVA DOKUMENTŮ O LICENCÍCH (výstupy ze smlouvy) | ||||||||||||
| zavedení do majetkové a účetní evidence - je-li jejím předmětem | R, I | A | I, R | A, R , C, I | I | |||||||
| přiřazení licence | R, I | A | A, R, I | I | C, I | |||||||
| na uživatele | A | R | I | C, I | ||||||||
| na zařízení | A | R | I | C, I | ||||||||
| na sdílené (např. na oddělení v rámci směny) | A | R | I | C, I | ||||||||
| přidělené jednomu konkrétnímu uživateli | A | R | I | C, I | ||||||||
| na server | A | R | I | C, I | ||||||||
| plovoucí licence | A | R | I | C, I | ||||||||
| trvalé/dočasné (po jaké době?) | A | R | I | C, I | ||||||||
| úschova nabývacích dokladů | R | A | (R), I | (R), I | C, I | |||||||
| úschova dokladů o licenci (autoriz. kódy, …) | I | A | R, I | I | R, C | |||||||
| autorizační kód | I | A, R | (I) | C, I | ||||||||
| dongl/HW lock | I | A, R | - | C, I | ||||||||
| evidence: | A | I, R | C, I | R, I | I | |||||||
| závad/poruch | I | A | R | I | I | |||||||
| reklamací včetně jejich vyřízení | R | A | R | I | I | |||||||
| evidence požadavků na pozáruční smluvní podporu (úpravy progr. kódu, …) | R | R | C, I | R | I | |||||||
| zhodnocení majetku | R, C | I | C, I | R | C, I | |||||||
| modifikace v rámci placené smluvní podpory (upgrade "zdarma") | C, I | I | R | C, I | R | I | ||||||
| modifikací programového kódu na zakázku | R | I | R | C, I | R | C, I | ||||||
| modifikací programového kódu vlastními silami | C, I | R | C, I | R | C, I | |||||||
| doba použitelnosti | R | I | I, R | C, I | R | C, I | ||||||
| na dobu neurčitou (také zajistit informaci o předpokládané době použitelnosti pro potřeby sestavení odpisového plánu) | R | I, R | C, I | R | C, I | |||||||
| na dobu určitou (také zajistit informaci o předpokládané době použitelnosti pro potřeby sestavení odpisového plánu, liší-li se od trvání licence) | R | I, R | C, I | R | C, I | |||||||
| převedení licence | R | A | I, R | I | R | C, I | ||||||
| převedení licence na jinou organizaci (afilovanou) | R | A | R | I | R | C, I | ||||||
| převedení licence na jinou organizaci nezávislou | R | A | R | I | R | I | ||||||
| INSTALACE POŘÍZENÝCH PROGRAMOVÝCH PROSTŘEDKŮ | ||||||||||||
| instalace licencí | A, R | (I) | R | |||||||||
| podmínka spuštění/podmínka provozu | I | A | - | R | ||||||||
| registrace licence | I | A | - | R | ||||||||
| "předání" licence uživateli | I | A | - | R | ||||||||
| přístup k internetu | I | R | - | A | I | |||||||
| UŽÍVÁNÍ PROGRAMOVÝCH PROSTŘEDKŮ | ||||||||||||
| PROVOZ - užívání licencí | ||||||||||||
| školení uživatelů k užívání konkrétní licence | A, R | I | R | |||||||||
| evidence proškolených uživatelů | I | (I) | R | |||||||||
| KONTROLA A VYŘAZOVÁNÍ PROGRAMOVÝCH PROSTŘEDKŮ | ||||||||||||
| kontrola dodržování licenčních podmínek | C, I | A | R | I | R | C, I | ||||||
| dle Usnesení vlády č. 867/2022 Sb. o Pravidlech, zásadách a způsobu pořizování, správy a užívání programových prostředků | I | A | R | I | R | C, I | ||||||
| dle Zákona č. 181/2014 Sb. o kybernetické bezpečnosti | I | A | R | I | R | C, I | ||||||
| vyřazení licence z užívání | C, I | A | A, R | I | R | I | ||||||
| vyřazení licence z majetku a účetnictví - je-li jejím předmětem | R, I | A | R, I | A*, R , C, I | I | R, I | ||||||