Registr zastupování

Centrální Registr zastupování zajišťuje jednotnou evidenci oprávnění k zastupování (evidovaný vztah dvou osob z ROB/ROS, který popisuje právo zastupujícího jednat jménem zastupovaného vůči veřejné správě) při jednání vůči veřejné správě a definuje strukturu oprávnění k zastupování (jednotlivé vzory - šablony). Obsahuje služby pro čtení a editaci těchto zmocnění a tak umožňuje využití oprávnění a zastupování napříč veřejnou správou. Registr zastupování je doplňkem stávajícího ekosystému zástupčího jednání – primárně je určen pro digitální služby. Je fakultativní vůči orgánům veřejné moci – Orgán veřejné moci musí projevit vůli poskytovat digitální služby v zastoupení.

Zároveň údaje vedené v centrálním Registru mohou kombinovat všechny orgány veřejné správy se svými údaji, které si evidují v lokálních evidencích (lokální ReZa). Údaje vedené v centrálním Registru jsou považovány za referenční a centrální Registr se tak stává nedílnou součástí propojeného datového fondu. ReZa je součástí RPP.

Vytvoření centrálního Registru vychází zejména ze zákona č. 125/2024 Sb., který novelizuje zákon č. 111/2009 Sb. o základních registrech. Spolu se zákonem č.12/2020 Sb. o právu na digitální služby, umožňuje fyzickým i právnickým osobám čerpat digitální služby v zastoupení. Realizací centrálního Registru dochází k plnění obecného principu eGovernmentu, tedy zásady „pouze jednou“.

Každá fyzická osoba v roli občana či fyzická osoba zastupující právnickou osobu může do daného Registru uložit svou plnou moc dle schválených šablon a zároveň každý oprávněný orgán veřejné moci bude mít povinnost tuto plnou moc využít, jestliže je u něj uplatněna.

Informační systém Registru zastoupení (ReZa) je tvořen dvěma klíčovými komponentami:

• Komponenta AIS ReZa – zajišťuje služby agendového informačního sytému (AIS ReZa), prostřednictvím nichž jsou spravována jednotlivá zmocnění (implicitní i explicitní) a rozsah oprávnění k zastupování. Zajišťuje veškeré funkce, umožňující řízení životního cyklu zmocnění. Nabízí správu šablon, integraci jiných lokálních evidencí plných mocí. AIS ReZa je integrován na ISZR i ISSS. Vedou se zde zastoupení, která již pozbyla platnosti. Dále udržuje vazbu osob k certifikátům pro elektronický podpis a pečeť za účelem identifikace držitele.

Prostřednictvím referenčního rozhraní propojeného datového fondu poskytuje editorům i čtenářům webové služby umožňující pro aktuální i historické záznamy:

• zápis evidenčního záznamu (editor)
• předčasné ukončení evidenčního záznamu (editor)
• vyhledávání záznamů (editor, čtenář)
• čtení záznamů (editor, čtenář)

Prostřednictvím služeb RPP/ReZa poskytuje pro AISy s vlastní lokální evidencí zmocnění webové služby umožňující:

• přebírat ke svým lokálním evidencím potřebná referenční data z ReZa a udržovat je aktuální

Prostřednictvím AIS ReZa poskytuje editorům webové služby umožňující:

• zaevidovat OVM do ReZa zmocnění, tak aby se z těchto zmocnění staly referenční údaje

Součástí jsou i standardní služby, dnes běžně využívané všemi základními registry, např. služby zasílání notifikací.

• Registr ReZA – eviduje aktuálně platná (referenční) samotná zastoupení a oprávnění pro ostatní AISy a služby VS, a zajišťuje nad nimi základní správu. Všechny evidované údaje zapsané do ReZa jsou referenční a platné pro všechny relevantní čtenáře – AISy.

Součástí jsou i standardní služby, dnes běžně využívané všemi základními registry, např. služby zasílání notifikací.

Systém eviduje implicitní a explicitní oprávnění k zastupování. Implicitní oprávnění generuje agentura DIA na základě změn údajů v základních registrech a dalších AIS dle šablon oprávnění k zastupování. Typickým znakem je, že nevznikají z vůle zastupovaného a nelze je jednostranným aktem zastupovaného či zastupujícího změnit – je nutné dosáhnout změny údajů v ISVS či rozhodnutí soudu atd. Explicitní oprávnění budou vznikat na základě iniciativy zastupovaného přes portál příslušného úřadu, Portál občana, nebo kontaktní místo Czech POINT. Typickým znakem je, že je zastupovaný může jednostranně ukončit bez čehokoli dalšího.

AIS ReZa je dostupný pouze pro OVM a pracují v něm úředníci. Není tedy určen klientům státní správy; u nich budou explicitní oprávnění k zastupování vznikat na základě jejich iniciativy přes Portál občana.

Při přihlášení uživatele do AIS ReZA (prostřednictvím JIP/KAAS) je ověřeno, že je uživatelem daného OVM a má oprávnění pracovat v AIS ReZa a přeberou se činnostní role, které má přiřazené. Rolemi je definováno, zda uživatel může pracovat se všemi záznamy (správce ReZa) anebo jen s vybranými (OVM). V současném stavu (stav As-Is) aplikace AIS ReZa umožňuje uživateli přistupovat do systému pod těmito uživatelskými rolemi:

• CR121687 – Správa oprávnění k zastupování v AIS ReZa správcem ReZa
• CR121700 – Správa explicitních oprávnění k zastupování v AIS ReZa orgány veřejné moci vykonávajícího příslušnou agendu

Uživatelské role jsou přejímány podle činnostních roli definovaných v JIP-KASS. Každému uživateli lze přiřadit libovolný počet rolí.

Podle přidělených uživatelských rolí, má po přihlášení uživatel možnost s oprávněními k zastupování provádět akce:

• vyhledání oprávnění
• zobrazení detailu
• změna statusu
• zpochybnění
• editace rozpracovaného oprávnění
• vytvoření (kopie) oprávnění

Šablony slouží jako vzory, podle kterých jsou sestavována explicitní i implicitní oprávnění k zastupování. Tvorba šablon je založena na výběru polí z číselníků agend, služeb a úkonů. Zároveň je možné u šablon nastavovat různé parametry. Zdrojem pro tvorbu šablon musí být Registr práv a povinností, resp. Katalog služeb, první z pohledu dat v agendě, druhý z pohledu struktury služby a jejích úkonů. Bez definované šablony nelze vytvořit nové zmocnění.

Řešení ReZa je připravované na budoucí rozšíření a integraci s Evropskou digitální peněženkou EU DIW, Evropskou infrastrukturou blockchainových služeb EBSI, elektronické zdravotnictví eHealth ČR, nebo v duchu současné aktivity v EU, která má za cíl transponovat ontologii RPAM do EU legislativy.

REZA do budoucna bude muset vybudovat rozhraní, které doplní řešení oprávnění subjektů samy za sebe (osoba je občan, je student, je způsobilá atd.)

Na portálu občana očekáváme umožnění přehledu pro občany (existující zmocnění, odvolání explicitního zmocnění) na začátku roku 2025. Realizace služeb bude možná i na kontaktním místě veřejné správy (do 1. 7. 2025).

Dlouhodobý je i plán na federaci s lokálními rejstříky zastupování pro resorty a další ÚSÚ, které již mají existující řešení.

Orgán veřejné moci v digitálních službách mají faktickou povinnost využívat ReZa, ač tato povinnost není v žádném zákonném ustanovení uvedena doslovně. Argumentace stojí na kombinaci těchto principů:

1. Právo uživatele domáhat se svých práv a právo (v některých případech povinnost) být zastoupen (čl. 36 odst. 1 a čl. 37 odst. 2, popř. další články Listiny základních práv a svobod, jakož i procesní předpisy, např. § 33 správního řádu).
2. Oprávnění využívat digitální služby (§ 3 odst. 1 ZoPDS).
3. Právo na prokázání právní skutečnosti a povinnost digitálních služeb po přihlášení NIA předvyplňovat údaje ze základních registrů a AIS (ZoPDS, zejména § 4 odst. 3 a § 9 odst. 2).
4. Architektonické principy eGovernmentu („data pouze jednou“, využívání centrálních ISVS místo lokálních duplicit).

Z této kombinace vyplývá, že pro digitální služby, které podporují jednání v zastoupení, je povinné čerpat údaje o zastoupení z ReZa – minimálně pro implicitní zastoupení, a racionálně i pro explicitní plné moci. Jiné řešení (lokálně, pro každý IS zvlášť) je v rozporu s právem uživatele, ZoPDS i architekturou VS.

Právo uživatele domáhat se svých práv a právo (v některých případech povinnost) být zastoupen

• Čl. 36 odst. 1 LZPaS dává každému právo domáhat se stanoveným postupem svého práva u nezávislého a nestranného soudu a ve stanovených případech u jiného orgánu.
• Čl. 37 odst. 2 LZPaS stanoví, že každý má právo na právní pomoc v řízení před soudy, jinými státními orgány či orgány veřejné správy, a to od počátku řízení.
• Procesní předpisy (např. § 33 správního řádu, občanský soudní řád, trestní řád, apod.) dávají účastníkovi řízení právo zvolit si zástupce a jednat jeho prostřednictvím.
• V některých případech je zastoupení nutné (např. u právnické osoby, u nezletilých a jiných osob s omezenou svéprávností, v některých řízeních apod.).
• Zákon o právu na digitální služby (ZoPDS) staví na principu, že to, co lze vykonat „u přepážky“, má být možné vykonat i digitálně (§ 3 odst. 1 ZoPDS).

Z toho plyne, že uživatel má mít v digitálním prostředí reálně vykonatelné právo být zastoupen, nikoli pouze „na papíře“ v procesním předpisu. Digitální služby tedy nemohou být navrženy pouze pro jednání „za sebe“, ale musí umět pracovat se scénářem: „jsem přihlášen a jednám za jinou osobu“.

Povinné předvyplňování údajů ze ZR a AIS (ZoPDS § 4 odst. 3 a § 9 odst. 2 ZoPDS). ZoPDS ukládá orgánům veřejné moci, aby po přihlášení uživatele prostřednictvím NIA:

• využívaly údaje ze základních registrů a agendových informačních systémů,
• automaticky předvyplňovaly formuláře dostupnými údaji, aby je uživatel nemusel opakovaně zadávat.

Jedná se o zákonnou povinnost: jakmile existuje relevantní ISVS, digitální služba má tato data použít. Nejde o doporučení, ale o základní zákonný princip „obíhají data, ne občan“.

Pro oblast zastupování to znamená:

• Pokud existuje ISVS, který obsahuje informaci, kdo je oprávněn jednat za koho, má být tato informace využita pro automatické nastavení „kontextu zastoupení“ a předvyplnění údajů zastupovaného.
• U implicitního zastoupení (rodič–dítě, opatrovník, statutární orgán atd.) je takovým ISVS právě Registr zastupování.

ReZa jako ISVS pro implicitní i explicitní zastoupení. ReZa je:

• vedený jako součást registru práv a povinností, který je jedním e základních registrů,
• navržený tak, aby obsahoval implicitní vztahy zastoupení ze zákona, ale také explicitní plné moci (digitální ekvivalent listinných plných mocí).

Z pohledu ZoPDS a § 4 odst. 3:

• Pro implicitní zastoupení platí velmi silný argument:
  • existuje ISVS (ReZa),
  • zákon požaduje využití ISVS pro předvyplnění,

Národní architektonické principy a NAP VS požadují mimo jiné

• využívat centrální sdílené služby státu,
• nebudovat duplicitní evidence tam, kde existuje referenční ISVS,
• dodržovat princip „data pouze jednou“.

Pokud tedy:

• pro implicitní zastoupení už ReZa jako ISVS fakticky musí být použita (ZoPDS § 4 odst. 3 + přihlášení NIA),
• a ReZa současně umí evidovat i explicitní plné moci,

pak je z architektonického hlediska:

• neobhajitelné budovat v jednotlivých systémech lokální databáze plných mocí,
• v rozporu s principem „data jen jednou“ nutit občana, aby explicitní plné moci dokládal zvlášť pro každý úřad a systém,
• rizikové a nákladné z hlediska bezpečnosti, auditovatelnosti a správy životního cyklu plných mocí.

Dopad na schvalování projektů. Z výše uvedeného plyne doporučení pro řízení digitálních projektů:

• Každý IS, který má podporovat jednání v zastoupení, musí:
  • integrovat ReZa minimálně pro implicitní zastoupení,
  • a architektonicky směřovat k využití ReZa i pro explicitní plné moci.
• Projekty, které navrhují vlastní evidenci zastoupení mimo ReZa, by neměly být považovány za souladné s národní architekturou VS ani se smyslem ZoPDS.

• Pokud je úřad ohlašovatelem agendy, musí provést revizi ohlášení Služeb veřejné správy pro příslušnou agendu (jasné úkony, nechybí nějaký úkon atd.) a ověřit, že ohlášené služby a úkony je možné smysluplně zavést do příslušných šablon, případně vytvořit šablony pro oprávnění k zastupování, která budou použitelná v jeho agendě. Úřadům působícím v jeho agendě musí ohlašovatel poskytnout metodickou podporu k využívání ReZa.
• Musí být zajištěna rovnost mezi zmocněním učiněným jak v listinné, tak v elektronické podobě. Systém řízení zmocnění musí respektovat i vždy obě varianty provedení úkonu (listině / elektronicky).
• Neexistuje digitalizace papírové plné moci, tj. již udělené platné papírové plné moci nadále platí a nebudou automaticky digitalizovány.
• Jediný typ subjektu, který může vystupovat v roli zastupujícího, přistupujícího ke službě při jejím čerpání samoobslužně v digitálním prostředí, je fyzická osoba.
• Při přístupu k digitálním službám lze použít pouze takové evidované zastoupení, kde konečným zastupujícím (v případném řetězci zastupujících) je fyzická osoba.
• Nemůže být registrováno zastoupení, kde v roli zastupovaného či zastupujícího vystupuje osoba, která není ztotožnitelná vůči ROB či ROS.
• Registr neřeší práva zastupovaného, tedy zda zastupovaná osoba má či nemá sama za sebe oprávnění k přístupu ke službě orgánu veřejné moci či je oprávněna k danému úkonu v rámci služby. Tuto činnost provádí editor při vytváření evidenčního záznamu v Registru.
• Evidenční záznam o právu jednat v zastoupení vždy obsahuje právě jednu osobu zastoupeného a právě jednu osobu zastupujícího. Editor ověřuje existenci osob v roli zastupovaného a zastupujícího v Registru obyvatel či Registru osob. V případě řetězení oprávnění (právnické osoby a jejich zaměstnanci) jsou v ReZa evidovány další záznamy.
• Evidenční záznam není možné žádným způsobem měnit, může mu být pouze změněna nebo předčasně ukončena platnost editorem či správcem Registru na základě vyjádření vůle zastupované osoby či procesů stanovených správcem Registru. Jakékoli opravy evidence editorem či správcem Registru se provádí předčasným zneplatněním původního záznamu a vytvořením nového záznamu, což je důležité pro zachování dohledatelnosti stavu platného v minulosti.
• Registr řeší pouze evidenci oprávnění k jednání v zastoupení vůči službám veřejné správy, které jsou evidovány v RPP.
• V případě využití existujícího oprávnění k zastupování pro jeho postoupení třetí osobě musí být ověřeno, že původní zastupování tuto operaci povoluje (dále zřetězení), či zda je toto zřetězení povoleno legislativou. Zřetězené neboli postoupené oprávnění k zastupování může omezovat i úkony a služby, které jsou postoupeny, a může obsahovat i další omezující podmínky. Tedy postoupené oprávnění k zastupování nemusí být v plném rozsahu původního. Také z jednoho oprávnění k zastupování v pozici předchůdce může vzniknout více postoupených – větvení. Jinými slovy, úřad může primární šablonu vytvořit poměrně obsáhlou tak, že bude obsahovat několik skupin služeb a úkonů a tyto služby a úkony se mohou v dalších šablonách opakovat. Při postoupení je možné vybrat, komu postupovat.
• Oprávnění k zastupování může být omezeno rozsahem služeb. Tím je myšleno omezení zastupování pouze vůči nějaké Agendě veřejné moci, Službě agendy, Úkonu služby či konkrétnímu Orgánu veřejné moci.
• Oprávnění k zastupování lze omezit věcně. To spočívá v uvedení objektů, vůči kterým je omezeno. Editor - OVM ověřuje existenci tohoto objektu v propojeném datovém fondu veřejné správy.
• Registr zastoupení musí kontrolovat, že omezovací podmínky jsou podmnožinou podmínek uvedených v oprávnění k zastupování na pozici předchůdce a případně má třeba pouze dodané omezovací podmínky. Nesmí připustit vznik nesouladu.
• Za definici objektů, které je možné použít k věcnému omezení je zodpovědná agenda poskytující služby veřejné správy. Věcný správce agendy definuje, které datové elementy jednoznačně popisují objekt v souladu s uvedeným datovým popisem objektu v RPP. Dále je věcný správce odpovědný za uvedení zdroje pro ověření existence objektu a případných pravidel pro editory Registru zastoupení pro provádění kontrol uvedených informací v oprávnění k zastupování, které májí být evidovány v Registru zastoupení.
• Editor – OVM zodpovídá za to, že evidence je prováděna v souladu s předloženými doklady (podklady, důkazy).
• Editor při vytváření evidenčního záznamu v Registru zastoupení zodpovídá za správné vyplnění údajů o službách veřejné správy a jejich úkonech či o orgánech veřejné správy, vůči kterým je oprávnění k zastupování uplatnitelné a případně také které orgány veřejné správy mohou k této plné moci přistupovat.
• Orgán veřejné moci není oprávněn vyhledávat existenci explicitního oprávnění k zastupování bez toho, že by bylo uplatněno zastupovaným či zastupujícím. Tedy ačkoli jde o referenční údaj, do okamžiku uplatnění se jím OVM neřídí („neví o něm“). U implicitního oprávnění může nahlížet jen v rámci úředního procesu, kdy je nutné určit, zda a kdo je oprávněn k zastupování osoby. Úředník vkládá důvod nahlížení, což umožňuje zpětnou kontrolu. Tato informace je poskytována i občanovi jako výpis o využívání údajů v základních registrech a občan může vznést námitku vůči tomuto nahlížení.
• Pokud orgán veřejné moci má informace o tom, že by mohl být údaj o zastupování chybný, pak postupuje jako s jakýmkoli jiným referenčním údajem – reklamace.
• Editor - OVM provádí další logické kontroly tak, aby evidované oprávnění k zastupování obsahovalo automatizovaně zpracovatelné údaje. Editor může odmítnout provedení evidence oprávnění k zastupování, u kterého nejsou splněny podmínky evidence.
• Editor – OVM má povinnost zadávat či zneplatňovat zmocnění.
• Editor – občan má možnost do centrálního Registru zastoupení zadávat či zneplatňovat své plné moci, stanovovat rozsah oprávnění, časové trvání atp. Zároveň má možnost postoupit informaci o učiněném zmocnění svému zmocněnci. Fyzická osoba, které je postoupena informace o učiněném zmocnění, má právo toto zmocnění odmítnout.
• Implicitní zmocnění se zmocněncem nepřijímají, ty jsou daná ze své podstaty.
• Explicitní zmocnění je zmocnitelem v ReZa zaznamenáno a dokud jej zmocněnec nevyužije k jednání. Pokud jej zmocněnec nevyužije k jednání, znamená, že plnou moc nepřijal.
• Novou šablonu zakládá DIA a ta určí, kdo je jejím garantem. Sestavovat/editovat takto nově založené šablony mohou pověření editoři OVM, což jsou osoby/úředníci ověření ohlašovatelem agendy a jsou oprávněni tento úkon vykonávat – mají uživatelskou roli. Po skončení editace všichni OVM editoři, DIA i gestor schvalují danou šablonu. DIA po schválení tuto šablonu publikuje a notifikuje všechny zainteresované o změnách.
• Do jednoho roku od publikace šablony je pak zodpovědný úřad povinen umožnit sestavit a uplatnit oprávnění k zastupování vytvořené na základě této šablony.
• Bez definované šablony nelze vytvořit nové zmocnění. OVM i SPUÚ ale mohou dát podnět DIA k vytvoření nové šablony. DIA posoudí oprávněnost požadavku a v případě souhlasného stanoviska, založí vhodnou šablonu a v součinnosti s ohlašovatelem agendy ji zveřejní v Centrální ReZa a tím se umožní její využívání zmocniteli a zmocněnci.

Než může ISVS začít čerpat služby ReZa, musí správce ISVS zajistit splnění těchto podmínek:

1. ISVS je zapsán v rejstříku ISVS v Registru práv a povinností (RPP).
2. Správce AIS má v RPP ohlášenu působnost v agendě, v jejímž rámci bude zastupování využíváno.
3. AIS je připojen na příslušný přístupový bod (KIVS nebo internet).
4. AIS má vydán elektronický klientský certifikát registrovaný v RAZR (Registrační autorita základních registrů). Certifikát vydaný pro komunikaci se základními registry postačuje i pro volání služeb ISSS/ReZa – není třeba žádný zvláštní publikační certifikát.
5. AIS má v rámci RAZR povolen přístup ke konkrétním eGON službám ReZa.
6. Do agendy, pod níž ISVS volá data z ReZa, jsou přiřazena oprávnění na objekt A104-5 Oprávnění k zastupování (RPP – Agenda A104). V případě potřeby je nutné doplnit i oprávnění na údaje z ROB/ROS.

Poznámka: Potřebnou technickou dokumentaci (WSDL, XSD, popis služeb) najdete v portálu AIS REZA po přihlášení přes JIP/KAAS bez nutnosti zvláštní činnostní role.

Služby ReZa jsou dostupné prostřednictvím Informačního systému sdílené služby (ISSS) a Informačního systému základních registrů (ISZR). Jedná se o služby typu eGON služby a kontext volané standardním způsobem přes eGON rozhraní.

Klíčové služby pro čtení oprávnění k zastupování (OKZ):

Aktuální a úplný seznam eGON služeb je dostupný na stránkách SZR: Popis hlaviček eGON služeb.

Pro ruční nahlížení úředníků přes webové rozhraní AIS REZA (bez systémové integrace) slouží tyto činnostní role přidělované přes JIP/KAAS:

Katalog šablon je veřejně dostupný i bez přihlášení na reza-ais.egon.gov.cz/seznam-sablon.

Správce ISVS, který umožňuje vyřízení jeho služeb s pomocí ReZa, by si pro potřeby budoucích dokazování měl vždy ukládat údaje:

• Uživatel služby (žadatel o vyřízení služby) - AIFO/IČO
• Zastoupen - AIFO/IČO. Pokud je zastoupení řetězeno, pamatuje se jen poslední článek, tedy ten, kdo skutečně za uživatele služby jednal
• Oprávnění k zastoupení - ID OKZ

Dvojice AIFO a ID OKZ se bude doplňovat do hlaviček eGON služeb – všechna volání přes ISZR/ISSS budou umět dvojici AIFO/ID OKZ pokud bylo jednáno v zastoupení – kdo tedy ve skutečnosti viděl dotyčné údaje a činil.